Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Теперь трудовые отношения оформляются преимущественно в электронном виде, а бумажная трудовая книжка сохраняется лишь как вспомогательный документ․ Однако на практике встречаются ситуации, когда у работника отсутствует как бумажная, так и электронная трудовая книжка․ В такой ситуации работодатель всё равно обязан заключить трудовой договор и обеспечить соблюдение трудового законодательства․

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ (ст․ 57, 65, 66, 67) – регулирует оформление трудовых отношений и ведение трудовых книжек․
Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части внедрения электронных трудовых книжек» – устанавливает порядок ведения ЭТК․
Постановление Правительства РФ от № 1476 «Об утверждении Порядка ведения электронных трудовых книжек» – регламентирует технические аспекты работы с ЭТК․
Приказ Минтруда России от № 837н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» – сохраняет действие для бумажных книжек, выданных до ․

Когда работник не имеет трудовой книжки?

Отсутствие трудовой книжки может быть связано с рядом обстоятельств:

Первый трудовой опыт (работник никогда ранее не был официально трудоустроен)․
Утрата или повреждение бумажной книжки (например, при пожаре, наводнении)․
Отказ работника от получения бумажной книжки в пользу исключительно электронного формата․
Технические сбои при переходе на ЭТК (не успели оформить запись в системе)․

В любом из этих случаев отсутствие трудовой книжки не является основанием для отказа в приёме на работу и не освобождает работодателя от обязанности оформить трудовой договор․

Порядок оформления трудового договора при отсутствии трудовой книжки

Подготовка документов

Запрос у работника СНИЛС и ИНН (необходимы для формирования записи в ЭТК)․
Получение согласия на обработку персональных данных (в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных»)․
Если работник ранее имел бумажную трудовую книжку, но её утратил – запрос справки о трудовой деятельности у предыдущего работодателя или в ПФР (через запрос в электронном виде через «Госуслуги»)․

Трудовой договор оформляется в письменной форме (ст․ 67 ТК РФ)․ В договоре обязательно указываются:

Стороны договора (ФИО, паспортные данные работника; наименование, ИНН, ОГРН работодателя)․
Дата начала работы․
Должность, профессия, специальность․
Оклад (тарифная ставка) и система оплаты труда․
Режим работы (полный/неполный рабочий день, график смен)․
Условия отпуска, компенсаций и льгот․
Право сторон на расторжение договора․
Ссылка на внутренние нормативные акты компании (например, Положение о трудовой дисциплине)․

Внесение записи в трудовую книжку (бумажную или электронную)

Согласно ст․ 66 ТК РФ, работодатель обязан внести запись о приёме на работу в течение пяти рабочих дней с момента допуска работника к исполнению трудовых обязанностей․

Если у работника есть электронная трудовая книжка – запись делается через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через специализированную систему кадрового учёта, интегрированную с ПФР․
Если у работника только бумажная книжка (выданная до ) – запись вносится непосредственно в книжку работодателем (или уполномоченным лицом) с указанием даты, номера приказа, наименования организации и должности․
Если у работника отсутствует и бумажная, и электронная книжка – работодатель обязан:
- Оформить временную справку о трудовой деятельности (форма по утверждённому образцу) и выдать её работнику․
- Одновременно подать заявление в ПФР о необходимости создания электронной трудовой книжки для данного работника (через личный кабинет страхователя на сайте ПФР)․
- После получения подтверждения о создании ЭТК внести запись в электронный формат․

Информирование работника

Работник должен быть ознакомлен под подпись с:

Трудовым договором․
Внутренними локальными нормативными актами (режим труда и отдыха, правила внутреннего трудового распорядка, политика конфиденциальности)․
Инструкцией по работе с электронной трудовой книжкой (если применяется)․

Особенности и риски

Риски для работодателя

Штрафы за несвоевременное внесение записи в трудовую книжку (ст․ 5․27 КоАП РФ – от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 рублей для организаций)․
Возможные трудовые споры, если работник докажет, что не был официально оформлен (например, при обращении в суд за выплатой заработной платы или компенсации при увольнении)․
Репутационные потери при выявлении факта нелегального трудоустройства․

Риски для работника

Сложности при подтверждении трудового стажа для назначения пенсии или получения социальных выплат․
Отсутствие записи в трудовой книжке может затруднить трудоустройство у нового работодателя (особенно если тот требует бумажную книжку)․
Возможные задержки при получении выплат по больничному листу или декретному отпуску, если данные не внесены в ЭТК вовремя․

Примерный фрагмент трудового договора (выделенные положения)

Трудовой договор № ___ от «__» __________ 2026 г․
г․ _____________

Работодатель: ООО «Пример», ИНН 7701234567, ОГРН 1127746012345,
юридический адрес: 123456, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 10,
в лице Генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего
на основании Устава,

Работник: Петров Петр Петрович, паспорт серии 45 № 123456,
выдан ОВД г․ Москвы , проживающий: 123456, г․ Москва,
ул․ Примерная, д․ 5, кв․ 12,

Предмет договора
Работодатель принимает Работника на работу в качестве
менеджера по продажам (подразделение «Отдел продаж»),
Работник соглашается выполнять указанную работу лично и
под непосредственным руководством непосредственного руководителя․

Дата начала работы
Работник допускается к исполнению трудовых обязанностей с
«__» __________ 2026 г․

Оклад и система оплаты труда
Оклад Работника составляет 80 000 (восемьдесят тысяч) рублей
в месяц․ Выплата заработной платы производится два раза в месяц
не позднее 15-го и последнего числа текущего месяца на банковский
счет, указанный Работником․

Режим работы
Рабочее время – пятидневная рабочая неделя с 09:00 до 18:00,
перерыв на обед с 13:00 до 14:00․ Суммированный учёт рабочего
времени не применяется․

Трудовая книжка
Работодатель обязуется внести запись о приёме Работника на работу
в трудовую книжку (бумажную или электронную) в течение пяти
рабочих дней с даты начала работы․
В случае отсутствия у Работника трудовой книжки Работодатель
оформит временную справку о трудовой деятельности и подаст
заявление в Пенсионный фонд Российской Федерации о создании
электронной трудовой книжки․

Прочие условия
Настоящий договор составлен в двух экземплярах, по одному для
каждой из сторон․
Изменения и дополнения к договору осуществляются только
письменно и имеют силу после подписания обеими сторонами․

Отсутствие трудовой книжки у работника не является препятствием для заключения законного трудового договора․ Работодатель обязан:

Оформить трудовой договор в письменной форме․
Внести запись о приёме на работу в трудовую книжку (бумажную или электронную) в течение пяти рабочих дней․
При отсутствии любой формы трудовой книжки – оформить временную справку и инициировать создание электронной трудовой книжки через ПФР․
Соблюдать требования по хранению приказов и иных кадровых документов․

Соблюдение указанных правил позволит избежать административных штрафов, трудовых споров и обеспечит защиту прав обеих сторон трудовых отношений․

Статья актуальна на май 2026 года, с учётом изменений в законодательстве о электронных трудовых книжках․

Оформление трудового договора при отсутствии трудовой книжки