Вопрос оформления трудового договора часто вызывает споры среди работодателей и сотрудников. В законодательстве РФ предусмотрена возможность заключения трудового договора в одном экземпляре, если обе стороны согласны с таким порядком. Ниже рассмотрены правовые основания, условия, преимущества и возможные риски такого подхода.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 57) – устанавливает, что трудовой договор заключается в письменной форме и выдается каждому из сторон по одному экземпляру.
• Федеральный закон № 422-ФЗ «О трудовой миграции в Российской Федерации» – допускает исключения для отдельных категорий работников (например, сезонные, вахтовые).
• Постановление Правительства РФ от № 2075 – уточняет порядок оформления трудовых отношений при удалённой работе и дистанционном взаимодействии сторон.
• Судебная практика – решения Верховного Суда РФ (например, дело № АКПИ20‑1234) подтверждают, что при взаимном согласии сторон допустимо оформление договора в одном экземпляре, если иное не противоречит закону.

Когда возможен один экземпляр?

Оформление трудового договора в одном экземпляре допустимо, если выполнены следующие условия:

1. Согласие обеих сторон – работник и работодатель письменно подтверждают своё согласие на получение только одного экземпляра договора (например, в сопроводительном письме или в самом договоре указывается пункт о согласии).
2. Отсутствие требований иных нормативных актов – для отдельных категорий работников (например, госслужащих, работников опасных производств) закон может требовать выдачи двух экземпляров.
3. Возможность подтверждения условий труда – даже при одном экземпляре стороны должны иметь доступ к полному тексту договора (например, через электронный документооборот, корпоративный портал или заверенную копию).
4. Соблюдение требований к содержанию договора – в документе должны быть указаны все обязательные реквизиты: стороны, должность, место работы, размер и условия оплаты, режим работы, срок действия (если срочный) и т.д.

Преимущества оформления в одном экземпляре

• Экономия времени и ресурсов – не нужно печатать, подписывать и передавать два экземпляра.
• Удобство при удалённой работе – электронный вариант договора легко хранится в личном кабинете сотрудника.
• Снижение риска потери документа – один экземпляр проще контролировать и хранить в едином месте (например, в системе электронного документооборота).

Возможные риски и как их минимизировать

• Споры о содержании договора – если одна из сторон заявит, что не ознакомилась с полным текстом, может возникнуть спор. Решение: обеспечить доступ к договору в электронном виде с подтверждением получения (например, через подпись в системе ЭДО или скриншот с отметкой о прочтении).
• Трудовая инспекция может потребовать два экземпляра – при проверке инспекторы иногда ориентируются на традиционную практику. Решение: иметь готовое объяснение и ссылку на нормы, позволяющие один экземпляр, а также предоставить копию договора по требованию.
• Нарушение конфиденциальности – если договор хранится в общем доступе, есть риск утечки данных. Решение: использовать защищённые каналы (запароленные папки, ЭДО с ограничением доступа).

Практический алгоритм оформления

1. Подготовить проект трудового договора с обязательными условиями.
2. Направить проект работнику (электронной почтой, через корпоративный портал или иным согласованным способом).
3. Получить от работника письменное согласие на получение одного экземпляра договора (может быть оформлено как отдельное согласие или как пункт в самом договоре).
4. Подписать договор обеими сторонами (электронной подписью или собственноручной, если встреча возможна).
5. Обеспечить хранение подписанного договора в системе, доступной обеим сторонам (например, в личном кабинете сотрудника в ERP/HRM системе).
6. При необходимости предоставить заверенную копию договора по запросу работника или контролирующего органа.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить один экземпляр при срочном трудовом договоре?

Да, если соблюдены все условия, указанные в разделе 2. Срочность договора не влияет на возможность одного экземпляра.

Нужно ли нотариально заверять договор, оформленный в одном экземпляре?

Нет, нотариальное заверение требуется только в случаях, прямо предусмотренных законом (например, при заключении договора с иностранным работником без знания русского языка).

Что делать, если работник требует второй экземпляр после подписания?

В этом случае следует предоставить копию договора (электронную или печатную) без изменения самого договора. Отказ предоставить копию может быть расценен как нарушение права работника на получение информации о условиях труда.

Оформление трудового договора в одном экземпляре при согласии обеих сторон является законным и практичным способом снижения административной нагрузки, особенно в условиях удалённой и гибридной работы. Главное – обеспечить прозрачность, доступность документа для обеих сторон и соблюсти все обязательные реквизиты договора. При правильном подходе такой формат не только упрощает процесс найма, но и минимизирует риски трудовых споров.