Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж гражданина, его квалификацию и право на получение социальных выплат. Правильное оформление первой записи (а также всех последующих) критически важно: ошибки могут привести к потере стажа, снижению пенсии и другим неприятностям.

Правовая база

С 1 января 2023 года в России действуют новые правила оформления трудовых книжек (постановление Правительства РФ № 1250). Основные нормативные акты:

• Трудовой кодекс РФ (статьи 66‑1, 66‑2 и др.)
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения»
• Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О государственной регистрации юридических лиц» (часть 2 статьи 2) – используется при запросе сведений о трудовой деятельности.

Подготовка к первой записи

Какие документы нужны

1. Трудовой договор (или приказ о приёме на работу).
2. Свидетельство о регистрации организации (для ИП – свидетельство о праве заниматься предпринимательской деятельностью).
3. Документ, подтверждающий образование, квалификационный уровень (диплом, сертификат).
4. Заявление сотрудника о предоставлении сведений о трудовой деятельности (по ст. 66‑1 ТК РФ).
5. Печать отдела кадров (или печать организации) и подписи ответственного лица и работника.

Проверка формы книжки

Если книжка заведена до  г., записи вносятся в неё, а не в новую форму. При исчерпании свободных строк в разделе «Сведения о работе» оформляется вкладыш (на него ставится штамп «Выдан вкладыш»).

Заполнение ьного листа

ьный лист заполняется один раз – при выдаче книжки новому сотруднику.

• ФИО работника – полностью, без сокращений.
• Дата рождения, место рождения.
• Образование, специальность, квалификационный уровень.
• Подпись работника и подпись ответственного сотрудника отдела кадров.
• Гербовая печать организации (обязательно).

Первая запись: приём на работу

Что указывается в графах «Сведения о работе»

Пример записи о приёме на работу

1
ОАО «ПримерТех», ОГРН 1122334455667
г. Москва, ул. Примерная, д.10
Инженер‑технолог, разряд 2, приказ № 45 от 
Оклад 80 000 руб.
___________________/Иванов И.И. (отд. кад.) Печать
___________________/Петров П.П.

Запись при переводе, повышении, изменении условий труда

При любом изменении условий (перевод, повышение, изменение графика) вносятся новые записи. Важно:

• Ставить новый порядковый номер.
• Указывать дату фактического начала новых обязанностей.
• Указывать номер и дату приказа, на основании которого производится изменение.
• Сохранять подписи и печати.

Запись об увольнении

Запись об увольнении оформляется в той же таблице «Сведения о работе», но в отдельной строке.

• Дата увольнения (фактическая).
• Основание увольнения (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по соглашению сторон и т.п.).
• Номер и дата приказа об увольнении.
• Подпись работодателя и печать.
• Подпись работника (если требуется).

Пример записи об увольнении по собственному желанию

Уволен по собственному желанию
Приказ № 78 от 
___________________/Сидоров С.С. (отд. кад.) Печать
___________________/Петров П.П.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2025 года большинство работодателей переводят сотрудников на электронный формат. Процедура начала записи в ЭТК:

1. В системе «Главбух» или аналогичной включить флаг «Отразить в трудовой книжке» при оформлении приёма.
2. Заполнить те же реквизиты, что и в бумажной книжке (см. пункт 4).
3. Система автоматически формирует запись и отправляет её в Федеральный сервис «Электронная трудовая книжка».
4. Работник получает уведомление и может просматривать запись в личном кабинете Госуслуг.

Важно: даже в электронном виде запись считается юридически значимой, но при необходимости её можно распечатать и предъявить в органы соцзащиты.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли ставить печать отдела кадров?

Да. По рекомендациям Роструда печать отдела кадров (или печать организации) обязана присутствовать в каждой записи. Если в книжке уже есть печать работодателя, её достаточно, но в случае смены юридического лица – ставится новая печать.

Что делать, если книжка потеряна?

Необходимо оформить справку о потере в отделе кадров, подать заявление в Пенсионный фонд и получить дубликат (или перейти на электронный формат).

Можно ли вносить запись самостоятельно (например, ИП о себе)?

Да. ИП вносит запись в графе 3 раздела «Сведения о работе», указывая полное и сокращённое наименование предпринимателя, как в свидетельстве о праве заниматься предпринимательской деятельностью. Запись заверяется подписью ИП и печатью (если ИП имеет печать).

Как исправить ошибку в записи?

В случае ошибки вносят исправление в отдельной строке, указывая:

• Дата исправления.
• Содержание исправления.
• Номер и дату документа, на основании которого внесено исправление.
• Подписи и печати обеих сторон.

Неправильные исправления без заверения могут привести к аннулированию записи.

Начало записи в трудовой книжке – ответственный процесс, который требует:

• Точного соблюдения правовых требований.
• Наличия всех необходимых документов.
• Тщательного заполнения каждой графы без пропусков.
• Подписей и печатей ответственных лиц.
• Контроля за правильностью дат и номеров приказов.

Соблюдая перечисленные шаги, вы гарантируете корректное оформление трудового стажа, избежав проблем с пенсией, больничными и другими социальными выплатами.

Дата актуализации: