Оформление трудовой книжки работающего пенсионера — это процесс, который требует от кадровика или работодателя особого внимания. Несмотря на повсеместный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажные варианты по-прежнему остаются в обороте и имеют свою специфику, особенно когда речь заходит о лицах пенсионного возраста.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно вести, заполнять и закрывать бумажную трудовую книжку для сотрудников-пенсионеров, на что обращать внимание при приеме на работу и при увольнении, а также затронем вопрос перехода на электронный формат.

Общие правила ведения трудовой книжки

Прежде чем переходить к специфике «пенсионных» кадровых операций, важно напомнить базовые принципы. В России действует Постановление Правительства РФ от № 225 (Правила ведения и хранения трудовых книжек) и Постановление Минтруда РФ от № 69 (Инструкция по заполнению).

• Записи производятся аккуратно, перьевой, гелевой или шариковой ручкой.
• Цвет чернил должен быть синим, фиолетовым или черным.
• Сокращения слов не допускаются (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение»).
• Даты записываются арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными (например, ).

Прием на работу пенсионера: оформляем запись

Прием на работу пенсионера ничем не отличается от приема любого другого сотрудника с точки зрения Трудового кодекса РФ. Дискриминация по возрасту запрещена. Оформление записи в бумажной трудовой книжке происходит по стандартной схеме:

1. Графа 1 (№ записи): Проставляется порядковый номер записи.
2. Графа 2 (Дата): Указывается дата приема на работу.
3. Графа 3 (Сведения о работе): В виде заголовка пишется полное и сокращенное (при наличии) наименование организации-работодателя. Под заголовком вносится запись: «Принят(а) в [наименование структурного подразделения] на должность [наименование должности, профессии]».
4. Графа 4 (Основание): Указывается дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Важный нюанс: отсутствие записи о назначении пенсии

Многие кадровики задаются вопросом: нужно ли делать в трудовой книжке запись о том, что сотрудник вышел на пенсию? Ответ: нет, не нужно.

По закону назначение пенсии не является кадровым событием, которое фиксируется в трудовой книжке. Пенсионный фонд РФ (СФР) самостоятельно рассчитывает стаж и назначает пенсию на основании своих баз данных и документов, предоставленных гражданином. В трудовую книжку вносятся только сведения о работе и увольнении.

Увольнение пенсионера: особенности заполнения

Увольнение пенсионера может происходить по разным основаниям. Чаще всего встречаются два варианта: увольнение по собственному желанию и увольнение по соглашению сторон.

Увольнение по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)

Это самый частый случай. Главная привилегия пенсионера здесь — отсутствие обязанности отрабатывать 14 дней. Если сотрудник увольняется в связи с выходом на пенсию, он может уйти в день, указанный в заявлении.

Как оформить запись в графе 3:

• «Уволен(а) по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Обратите внимание: Формулировка «в связи с выходом на пенсию» используется только один раз в жизни работника. Если пенсионер устроится на работу снова, а потом захочет уволиться, он будет обязан предупредить работодателя за 2 недели (если у него нет других льгот). В трудовой книжке при повторном увольнении будет написано просто: «Уволен(а) по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ».

Увольнение по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)

Если стороны договорились о расторжении договора, запись выглядит так:

• «Уволен(а) по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Завершение записей при увольнении

При увольнении работника (любого, в т.ч. пенсионера) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, необходимо заверить:

1. Подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек (с указанием должности).
2. Подписью самого работника-пенсионера.
3. Печатью работодателя (при наличии). Внимание: если организация работает без печати, она не ставится (это не является нарушением).

Что делать, если трудовая книжка закончилась?

Пенсионеры — это, как правило, люди с большим стажем. Очень часто при приеме на работу или в процессе работы выясняется, что в бумажной трудовой книжке закончились свободные страницы (в разделе «Сведения о работе»).

В таком случае работодатель обязан оформить вкладыш в трудовую книжку. Правила оформления вкладыша:

• Вкладыш вшивается в трудовую книжку (обычно в конец бланка).
• На внутренней стороне обложки трудовой книжки ставится штамп: «Выдан вкладыш в трудовую книжку» с указанием серии и номера вкладыша.
• Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию трудовой книжки (не начинается с единицы).
• Без трудовой книжки вкладыш недействителен.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и пенсионеры

С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек. Пенсионеры, которые на 2020 год уже не вели трудовую деятельность, автоматически остались на бумажном формате (если захотят возобновить работу, им заведут ЭТК). Те же, кто продолжил работать, должны были до конца 2020 года сделать выбор.

Если пенсионер выбрал бумажную трудовую книжку

Работодатель продолжает вести бумажный документ по всем описанным выше правилам. Одновременно с этим работодатель обязан сдавать отчетность в СФР (форма ЕФС-1), чтобы данные о стаже и увольнениях дублировались в электронном виде в базе Пенсионного фонда.

Если пенсионер выбрал электронную трудовую книжку

В этом случае бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки. На ьном листе бумажной книжки или в разделе «Сведения о работе» делается запись: «Подано заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде».

После этого работодатель перестает вносить записи в бумажный бланк, однако продолжает передавать все сведения в электронном виде через отчетность в СФР.

Частые ошибки и как их избежать

1. Запись о выходе на пенсию. Как уже говорилось, вносить запись вида «Назначена страховая пенсия по старости» — грубая ошибка. Трудовая книжка содержит только сведения о работе.
2. Использование слова «Уволить» вместо «Уволен». В графе 3 формулировка должна звучать как совершившийся факт: «Уволен…», а не как приказ: «Уволить…».
3. Неверная ссылка на статью ТК РФ. При увольнении пенсионера по собственному желанию без отработки ссылаются на пункт 3 части 1 статьи 77, а не на статью 80. Статья 80 — это основание, а п.3 ч.1 ст.77 — это норма, которую вписывают в трудовую.
4. Забыли подпись работника. Под подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, обязательно должна стоять личная подпись увольняемого пенсионера.

Оформление трудовой книжки пенсионера требует аккуратности и хорошего знания нормативной базы. Главное правило, относиться к пенсионеру точно так же, как и к любому другому работнику, но при этом помнить о его праве уволиться без отработки при первичном выходе на пенсию. Не забывайте проверять наличие свободного места в бланке, своевременно оформляйте вкладыши и корректно дублируйте информацию в электронные системы СФР. Это позволит избежать штрафов от трудовой инспекции и обеспечит пенсионеру спокойную старость с правильно оформленными документами.