Оформление трудовой книжки для работника, который устраивается на работу впервые, — важный этап кадрового документооборота, требующий строгого соблюдения установленных законодательством сроков. В данной статье рассмотрим ключевые аспекты этого процесса с учётом актуальных изменений в российском трудовом законодательстве.

Установленный законом срок оформления

Согласно действующему законодательству, трудовая книжка работника, принятого на работу впервые, должна быть оформлена не позднее одной недели с момента приёма на работу. Этот срок является обязательным для всех работодателей независимо от формы собственности и организационно-правовой формы предприятия.

Несоблюдение данного срока влечёт за собой административную ответственность в соответствии со статьёй 5.27 КоАП РФ. Размер штрафа для юридических лиц может достигать 50 000 рублей, а для должностных лиц — 10 000 — 20 000 рублей.

Особенности оформления в 2024–2026 годы

С 2021 года в России действует двухкомпонентная система ведения трудовых книжек:

• Электронные трудовые книжки (ЭТК), основной формат с 2021 года
• Бумажные трудовые книжки — сохраняются для работников, которые до 2021 года уже имели такие документы

Для работников, принимаемых впервые

С 2021 года при приёме на работу впервые гражданам оформляется только электронная трудовая книжка. Бумажный документ в данном случае не создаётся.

Однако с 1 января 2023 года введена новая форма трудовой книжки (Приказ Минтруда № 320н от ), которую необходимо использовать при оформлении бумажных документов в исключительных случаях.

Пошаговый алгоритм оформления

1. Приём заявления от работника о приёме на работу
2. Проверка наличия/отсутствия предыдущего трудового стажа
3. Запрос информации из информационной системы ПФР о наличии электронной трудовой книжки
4. Формирование электронной трудовой книжки в случае её отсутствия
5. Внесение первой записи о приёме на работу не позднее недельного срока

Важные нюансы при оформлении

Если работник ранее отказался от бумажной трудовой книжки

В случае когда сотрудник на предыдущем месте работы уже отказался от ведения бумажной трудовой книжки и запись об этом внесена в документ, то при приёме на работу нельзя продолжать вести бумажную трудовую книжку. Все дальнейшие сведения о трудовой деятельности фиксируются исключительно в электронном формате.

Подтверждение наличия электронной трудовой книжки

Работодатель может подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки через:

• Личный кабинет на портале Госуслуг
• Запрос в Пенсионный фонд России
• Специализированные кадровые информационные системы

Завершение переходного периода

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что:

• Электронные трудовые книжки становятся единственным актуальным форматом для новых работников
• Бумажные документы сохраняют значение только для архивных записей до 2020 года
• Все работодатели обязаны полностью перейти на электронный документооборот

Ответственность работодателя

Практические рекомендации

Для корректного оформления трудовой книжки работника, принятого впервые, кадровому специалисту следует:

1. Тщательно проверить отсутствие у гражданина предыдущего трудового стажа
2. Зафиксировать дату приёма на работу — с неё начинается отсчёт недельного срока
3. Своевременно внести запись в электронную трудовую книжку через специализированное программное обеспечение
4. Уведомить работника о формировании электронной трудовой книжки
5. Сохранить все подтверждающие документы в кадровом делопроизводстве

Соблюдение срока оформления трудовой книжки работника, принятого на работу впервые, является прямой обязанностью работодателя. В условиях завершения переходного периода к электронным трудовым книжкам особенно важно обеспечить корректное ведение электронных записей и своевременное информирование работников о формируемых сведениях о их трудовой деятельности.

Помните: правильно оформленная трудовая книжка, залог без проблем при оформлении пенсии, расчёте стажа и подтверждении квалификации работника в будущем.