Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим стаж и профессиональную деятельность работника. С 2021 года в России действует обязательный переход на электронный формат (ЭТК), однако бумажные варианты всё ещё имеют своё применение (например, при выдаче дубликата). Ниже подробно рассмотрено, где и как оформляется трудовая книжка, какие документы нужны, кто отвечает за её ведение и какие нюансы следует учитывать.

Где оформляется трудовая книжка

У работодателя – основное место оформления. Отдел кадров (или уполномоченное лицо, например, бухгалтер в небольшой компании) оформляет запись о приёме, переводе, увольнении и других кадровых событиях.
Через портал «Госуслуги» – при первом трудоустройстве работник может подать заявление на выдачу электронной трудовой книжки. После проверки данных система формирует ЭТК и направляет её работодателю для внесения первой записи.
В Многофункциональных центрах (МФЦ) – сотрудники МФЦ принимают заявления на выдачу дубликата бумажной трудовой книжки и выдают готовый бланк.
В Пенсионном фонде России (СФР) – при необходимости восстановления утерянной книжки или получения выписки из электронного реестра можно обратиться в территориальное отделение СФР.
Через специализированные сервисы (например, «Е‑Офис», «Контур.Труд») – коммерческие платформы, интегрированные с реестром ЭТК, позволяют работодателям вести электронные книжки в режиме онлайн.

Важно: бумажная трудовая книжка оформляется только в случае выдачи дубликата (например, при утере, порче или если сотрудник expressly захотел вести её на бумаге до 2021 года и не подал заявление о переходе на электронный вид). Все новые записи с 1 января 2021 года вносятся исключительно в электронный формат.

Кто отвечает за оформление и ведение трудовой книжки

Отдел кадров (HR) – в крупных организациях именно HR‑специалисты оформляют записи, проверяют корректность данных и хранят книжки (электронные – в защищённом реестре, бумажные – в личном деле сотрудника).
Уполномоченное лицо – в малых предприятиях, где нет отдельного HR‑отдела, эту функцию может выполнять директор, главный бухгалтер или иное лицо, назначенное приказом.
Работник – при первом трудоустройстве через «Госуслуги» сотрудник сам инициирует создание ЭТК, после чего работодатель вносит первую запись.
Пенсионный фонд (СФР) – обеспечивает хранение единого реестра электронных трудовых книжек, выдаёт выписки и справки о стаже.

Пошаговая инструкция оформления трудовой книжки при приёме на работу

Подготовка документов от нового сотрудника:
- паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность);
- СНИЛС;
- военный билет (для мужчин призывного возраста);
- диплом/сертификат об образовании (если требуется по профессии);
- заявление о переходе на электронный вид трудовой книжки (если работник ранее имел бумажную и хочет перейти на ЭТК).
Создание электронной трудовой книжки (если её ещё нет):
- Работник подаёт заявление через портал «Госуслуги» → «Трудовая деятельность» → «Получить электронную трудовую книжку».
- После проверки данных система формирует ЭТК и направляет её работодателю в электронном виде (в личный кабинет работодателя на портале СФР).
Внесение первой записи о приёме:
- В поле «Дата приёма» указывается день, месяц, год.
- В поле «Наименование организации» – полное название работодателя.
- В поле «Должность (специальность, профессия)» – должность, указанная в трудовом договоре.
- В поле «Основание» – номер и дата трудового договора (с приказ о приёме можно не издавать).
- Запись завершается подписью уполномоченного лица и печатью организации (если используеться бумажный дубликат).
Хранение и доступ:
- Электронная книжка хранится в защищённом реестре СФР; работник может просматривать её через личный кабинет на «Госуслугах» или в приложении СФР.
- Бумажный дубликат (если выдан) хранится в личном деле сотрудника у работодателя.

Как оформить дубликат бумажной трудовой книжки

Дубликат выдаётся только в следующих случаях:

утеря или порча оригинала;
изменение фамилии, имени, отчества (например, после брака);
желание сотрудника вести книжку на бумаге (до 2021 года) и отсутствие заявления о переходе на ЭТК.

Сотрудник подаёт заявление в отдел кадров (или в МФЦ) с указанием причины выдачи дубликата.
Кадровая служба запрашивает выписку из электронного реестра СФР (содержит все записи о трудовой деятельности).
На основании выписки заполняется новый бланк трудовой книжки (формат Т‑2).
Каждая запись переносится в дубликат в том же порядке, что и в ЭТК, с пометкой «Дубликат».
Документ заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации.
Дубликат выдаётся сотруднику под расписку.

С 2026 года бумажные трудовые книжки оформляются исключительно как дубликаты; новые книжки «с нуля» на бумаге не выдаются.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): особенности ведения

Что хранится в ЭТК

Сведения о приёме, переводах, совмещении, совместительстве, отпусках, больничных, увольнении.
Данные о профессии, специальности, квалификации, разряде.
Информация о работодателе (наименование, ИНН, ОГРН).
Основания записей (номера и даты приказов, трудовых договоров, соглашений).

Преимущества ЭТК

Минимизация риска утраты или повреждения документа.
Быстрый доступ к выписке и справкам через «Госуслуги».
Снижение административной нагрузки на кадровую службу.
Автоматическая проверка корректности данных (например, совпадение СНИЛС).

Недостатки и риски

Зависимость от работы государственных информационных систем (перебои в работе портала могут временно затруднить внесение записей).
Необходимость обеспечения защиты персональных данных (шифрование, контроль доступа).
Некоторые работники старшего поколения предпочитают бумажный вариант и могут испытывать трудности с электронным форматом.

Как внести сведения в существующую ЭТК

В личном кабинете работодателя на портале СФР выбираем сотрудника и открываем его электронную трудовую книжку.
Нажимаем «Добавить запись» → выбираем тип события (приём, перевод, увольнение и т.д.);
Заполняем поля: дата, наименование организации, должность, основание (номер и дата приказа/договора).
После проверки нажимаем «Сохранить» → запись сразу становится доступной сотруднику в его личном кабинете.

Исправление ошибок в ЭТК

Если ошибка обнаружена сразу после внесения – можно отменить запись и внести корректную.
Если запись уже подтверждена и находится в реестре – необходимо подать заявление на внесение исправления через работодателя (формируется «запись об исправлении» с указанием ошибочной и правильной информации).
Все исправления фиксируються в реестре с отметкой даты и уполномоченного лица.

Где работнику посмотреть свою трудовую книжку

Личный кабинет на портале «Госуслуги» → раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка».
Мобильное приложение СФР (доступно для iOS и Android).
При необходимости можно запросить выписку в территориальном отделении Пенсионного фонда или в МФЦ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести трудовую книжку одновременно в бумажном и электронном виде?: Нет. С 1 января 2021 года ведение допускается только в одном формате. Бумажный вариант возможен только как дубликат.
Кто выдаёт первую трудовую книжку, если у человека никогда не было работы?: Первая трудовая книжка оформляется работодателем при первом приёме. Если у гражданина нет трудового стажа, он получает ЭТК через «Госуслуги» при первом трудоустройстве.
Нужно ли нотариально заверять записи в трудовой книжке?: Нет. Записи заверяются подписью уполномоченного лица организации и печатью (если используется бумажный дубликат). В электронном виде подпись заменяеться электронной подписью работодателя в СФР.
Какой срок на оформление трудовой книжки после приёма сотрудника?: Трудовая книжка должна быть оформлена в течение пяти рабочих дней со дня приёма сотрудника на работу.
Можно ли получить выписку из трудовой книжки для пособия по безработице?: Да. Выписка из ЭТК доступна в личном кабинете на «Госуслуги» и принимается всеми государственными органами как подтверждение стажа.

Оформление трудовой книжки в 2026 году largely перешло в электронную плоскость, что упрощает процесс хранения, доступа и обмена данными между работником, работодателем и государственными органами. Бумажные варианты сохраняются лишь как дубликаты в особых случаях. Основные места оформления – отдел кадров работодателя, портал «Госуслуги», МФЦ и отделения СФР. Следуя представленной выше инструкции, вы сможете корректно оформить трудовую книжку как при приёме на работу, так и при выдаче дубликата, а также избежать типичных ошибок в ведении документа.

Следите за актуальными изменениями в законодательстве (например, возможные поправки к Федеральному закону № 432‑ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации») и регулярно обновляйте свои внутренние инструкции по кадровому учету.