Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий стаж и профессиональную деятельность гражданина. С 2021 года в России действует два формата: традиционная бумажная книжка и электронная трудовая книжка (ЭТК). Ниже подробно рассмотрим‚ где и как можно оформить‚ получить или обновить каждый из этих вариантов.
Бумажная трудовая книжка
Бумажная трудовая книжка оформляется на специальном бланке‚ который выдаёт работодатель при приёме на работу. Основные места‚ где можно получить или внести изменения в бумажную книжку:
- Отдел кадров (кадровая служба) организации – при приёме‚ переводе‚ увольнении или изменении наименования работодателя.
- Бухгалтерия – при необходимости внесения записей о наградах‚ переводах внутри компании.
- Многофункциональный центр (МФЦ) – если требуется восстановить утерянную книжку или сделать дубликат (по заявлению и предоставлению паспорта).
- Пенсионный фонд РФ (ПФР) / Социальный фонд РФ (СФР) – при выдаче справки о стаже для пенсионного обеспечения (не заменяет саму книжку‚ но подтверждает её содержание).
Важно помнить‚ что запись о переименовании организации вносится в раздел «Сведения о работе»: в графе 2 указывается дата государственной регистрации нового наименования в ЕГРЮЛ‚ а в графе 3 – формулировка типа «Организация старое наименование переименована в новое наименование».
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 1 января 2021 года все newly hired сотрудники получают исключительно электронную трудовую книжку. ЭТК хранится в информационных системах ПФР/СФР и доступна гражданину через несколько каналов.
Где можно оформить ЭТК
- Через работодателя – сотрудник подаёт заявление о переходе на электронный формат; работодатель передаёт данные в СФР.
- В Многофункциональном центре (МФЦ) – личное обращение с паспортом и заявлением о выдаче/подключении ЭТК.
- На портале Госуслуги – после авторизации в личном кабинете выбираете раздел «Справки‚ выписки» → «Выписка из электронной трудовой книжки» и формируете запрос.
- В Социальном фонде РФ (СФР) или его территориальных органах – подача заявления напрямую в фонд (можно онлайн на сайте СФР).
Где можно посмотреть или получить выписку из ЭТК
- Личный кабинет на Госуслугах – после входа открываете вкладку «Электронная трудовая книжка» и нажимаете «Заказать справку/выписку о трудовой деятельности».
- Сайт Социального фонда РФ – аналогичный сервис выдачи выписки;
- МФЦ – можно получить бумажную выписку с печатью‚ предъявив паспорт.
- Работодатель – при запросе сотрудника организация обязана предоставить выписку из ЭТК (обычно в электронном виде).
Выписка содержит сведения о периодах работы‚ должностях‚ переводах и увольнениях. Её можно использовать для подтверждения стажа при устройстве на новую работу‚ получения кредита‚ оформления пенсии и т.д.
Как оформить первую трудовую книжку
Если вы устраиваетесь на работу впервые‚ порядок действий зависит от выбранного формата:
- Бумажная книжка:
- Работодатель выдаёт бланк трудовой книжки.
- В отделе кадров делается запись о приёме (дата‚ должность‚ подразделение).
- Серия и номер бланка вносятся в журнал учёта движения трудовых книжек организации.
- Электронная трудовая книжка:
- Сотрудник подаёт заявление о переходе на ЭТК (через работодателя‚ МФЦ или Госуслуги).
- Работодатель передаёт сведения о приёме в СФР.
- После обработки данные становятся доступны в личном кабинете гражданина на Госуслугах или сайте СФР.
С 2021 года‚ если сотрудник не выбрал форму ведения трудовой книжки‚ работодатель обязан оформить её в электронном виде и передать сведения в СФР.
Особенности и рекомендации
- Двойное ведение – до 2020 года многие организации вели одновременно бумажную и электронную книжки. Сейчас это не требуется‚ но при переходе с бумажного на электронный формат необходимо перенести все существующие записи.
- Восстановление утерянной книжки – при утрате бумажного экземпляра обращайтесь в МФЦ или в архив бывшего работодателя; для ЭТК достаточно получить выписку через Госуслуги.
- Конфиденциальность – доступ к ЭТК защищён логином и паролем на портале Госуслуг; при получении бумажной выписки требуется предъявление паспорта.
- Обновление данных – любые изменения (перевод‚ увольнение‚ изменение наименования организации) должны быть внесены в течение пяти рабочих дней.
Сегодня трудовую книжку можно оформить и получить в следующих местах:
- Отдел кадров работодателя (бумажная форма).
- Многофункциональный центр (МФЦ) – как для бумажных‚ так и для электронных запросов.
- Портал Госуслуги – основной канал для получения выписки и перехода на ЭТК.
- Социальный фонд РФ (СФР) / Пенсионный фонд РФ (ПФР) – для оформления‚ восстановления и получения справок.
- Работодатель – при выдаче первой книжки‚ внесении изменений и предоставлении выписки.
Выбор формата зависит от ваших предпочтений и требований работодателя‚ но с учётом законодательных изменений с 2021 года электронная трудовая книжка становится стандартом‚ обеспечивая быстрый доступ к данным и минимизацию риска утери документа.