Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Её правильное оформление регулируется Постановлением Минтруда России от  № 69 (ред. от ) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утверждёнными Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

Основные положения Инструкции

• Записи вносятся только на специальных бланках трудовой книжки (бумажных или электронных).
• Каждая запись состоит из четырёх граф: дата, наименование организации, должность, вид работы и основание (приказ, распоряжение и т.п.).
• Если запись верна, но в графе 4 указаны неверные реквизиты приказа, запись оставляют без изменений, а в графе 4 пишут правильные реквизиты.
• При оформлении дубликата трудовой книжки работодатель обязан воспроизвести все записи из оригинала, заверяя их своей подписью и печатью.

ьный лист: что указывать

На ьном листе трудовой книжки указываются следующие сведения (без инициалов и сокращений):

1. Фамилия, имя, отчество работника (как в паспорте).
2. Дата рождения (дд.мм.гггг).
3. Место рождения.
4. Образование (по документу, подтверждающему квалификацию).
5. Профессия, специальность, квалификация.
6. Серия и номер паспорта, дата выдачи, кем выдан.
7. ИНН и СНИЛС (по желанию работника).

Пример заполнения ьного листа можно скачать в виде образца на официальных сайтах Минтруда или ФСС.

Записи о приёме, переводе и увольнении

Приём на работу

После получения трудовой книжки от нового сотрудника:

• В графе 1 указывается дата приёма (дд.мм.гггг).
• В графе 2 – полное наименование организации (как в учредительных документах).
• В графе 3 – должность, структурное подразделение, вид работы (основная, совместительство и т.д.).
• В графе 4 – номер и дата приказа о приёме на работу.

Перевод на другую должность

Оформляется аналогично приёму, но в графе 3 указывается новая должность и/или подразделение, а в графе 4 – приказ о переводе.

Увольнение

Запись об увольнении делается в день последнего рабочего дня:

• Графа 1 – дата увольнения.
• Графа 2 – наименование организации.
• Графа 3 – формулировка «Уволен» с указанием основания (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.п.).
• Графа 4 – номер и дата приказа об увольнении.

Особые виды записей

Совместительство и вахтовый метод работы

Сведения о работе на условиях внешнего совместительства могут быть внесены в бумажную трудовую книжку или электронную трудовую книжку (ЭТК) по основному месту работы на основании документа, подтверждающего такую работу (например, копия трудового договора о совместительстве).

Для вахтового метода работы указывается период вахты и место её проведения в графе 3, а в графе 4 – приказ о направлении на вахту.

Изменение фамилии, имени, отчества

При изменении личных данных работник предоставляет соответствующий документ (свидетельство о браке, решение суда и т.д.). Запись о изменении фамилии вносится в раздел «Сведения о работнике» (ьный лист) с указанием даты изменения и основания.

Военная служба

Сведения о прохождении военной службы по призыву или по контракту вносятся в трудовую книжку как отдельная запись: в графе 3 указывается «Военная служба», в графе 4 – номер и дата военного билета или приказа о зачислении/увольнении.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году

С 2021 года в России действует обязательный переход на электронные трудовые книжки. В 2026 году:

• ЭТК ведётся в личном кабинете на портале «Госуслуги» или в системе СФР.
• Работодатель обязан передавать сведения о приёме, переводе и увольнении в электронном виде не позднее следующего рабочего дня.
• Работник может получить выписку из ЭТК через Госуслуги, МФЦ или непосредственно у работодателя.
• Бумажная трудовая книжка оформляется только для сотрудников, которые отказались от ЭТК или работают в организациях, не подключённых к системе электронного документооборота (например, некоторые малые предприятия).

Изменения в правилах заполнения в 2026 году

По сравнению с предыдущими годами в 2026 году внесены следующие уточнения:

1. Обязательное указание ИНН и СНИЛС в ьном листе при наличии такого согласия работника.
2. Разрешено использовать QR‑коды в бумажных трудовых книжках для быстрой проверки подлинности записи (ссылка на электронную версию).
3. Упрощён порядок исправления ошибок: если ошибка допущена в графе 4 (реквизиты приказа), достаточно внести исправление в эту же графу, сделав пометку «Исправлено» и подпись ответственного лица.
4. Для записей о внешнем совместительстве теперь требуется приложение копии трудового договора о совместительстве к личному делу работника.

Пошаговая инструкция по заполнению трудовой книжки (бумажная форма)

1. Подготовьте бланк трудовой книжки и проверьте его на соответствие требованиям (серия, номер, наличие всех граф).
2. Заполните ьный лист согласно пункту 2 данной статьи;
3. При приёме сотрудника внесите запись о приёме (пункт 3.1);
4. При каждом последующем изменении (перевод, увольнение, совместительство и т.д.) делайте новую запись, следуя соответствующим пунктам.
5. После каждой записи ставьте подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печать организации.
6. При обнаружении ошибки в уже сделанной записи следуйте правилам исправления (пункт 4.2).
7. При заполнении последней свободной строки используйте вкладыш, если основной бланк заполнен.
8. Храните трудовую книжку в личном деле работника в условиях, обеспечивающих её сохранность (сухое, защищённое от света место).

Полезные ресурсы и образцы

• Официальный сайт Минтруда России – актуальные версии Инструкции и Правил.
• Портал Госуслуги – получение выписки из ЭТК.
• Социальный фонд России – информация о переходе на электронные трудовые книжки.
• Образцы заполнения ьного листа и записей о приёме/увольнении доступны в разделе «Документы» на сайтах выше.

Соблюдение данных правил гарантирует законность ведения трудовой книжки, защищает права работника и упрощает взаимодействие с государственными органами (ПФР, ФСС, налоговые инспекции).