Оформление трудовой книжки — одна из первых и важнейших задач кадровика при приеме нового сотрудника. В 2026 году процесс учета трудовой деятельности окончательно перешел в цифровой формат, однако бумажные книжки все еще остаются в обиходе для определенной категории работников.

В данной статье мы разберем, как правильно оформить трудовую книжку впервые, в чем разница между бумажным и электронным форматом и какие правила действуют в 2026 году.

Электронная или бумажная: что выбрать?

С 2021 года в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). К 2026 году этот процесс стал основным стандартом. Теперь работодатель по умолчанию ведет сведения о трудовой деятельности в электронном виде.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Это не отдельный документ, а запись в базе данных Социального фонда (СФР). Сведения о приеме, переводах и увольнении передаются работодателем в электронном виде. Сотрудник может получить выписку о своем стаже через портал Госуслуг.

Бумажная трудовая книжка

Бумажный вариант продолжает вестись только в следующих случаях:

• Сотрудник пришел с уже имеющейся бумажной книжкой (работодатель обязан продолжать вносить в нее записи).
• Сотрудник подал заявление о сохранении бумажной книжки при приеме на работу.
• Особенности законодательства для определенных категорий работников.

Пошаговая инструкция: оформление трудовой книжки впервые

Если человек устраивается на работу впервые (например, выпускник вуза или колледжа), порядок действий зависит от выбранного формата.

Вариант А: Оформление ЭТК (современный стандарт)

1. Подача сведений: Работодатель направляет форму сведений о трудовой деятельности (ЕФС-1, ранее СЗВ-ТД) в Социальный фонд.
2. Сроки: Сведения о приеме на работу должны быть переданы в установленные законом сроки (обычно не позднее следующего рабочего дня после издания приказа).
3. Результат: Запись появляется в личном кабинете сотрудника на Госуслугах. Бумажный бланк в этом случае не закупается и не заполняется.

Вариант Б: Оформление бумажной книжки (если требуется)

Если по каким-то причинам оформляется бумажный документ, соблюдайте следующие правила:

• Срок оформления: Трудовая книжка должна быть заведена не позднее одной недели со дня приема работника на работу.
• Заполнение титульного листа: Внимательно заполните ФИО, дату рождения, дату и место выдачи книжки, серию и номер бланка.
• Первая запись: В графе 1 ставится порядковый номер (1), в графе 2 — дата приема, в графе 3 — запись о приеме на работу (название организации, отдел, должность) со ссылкой на приказ.
• Заверение: Запись заверяется печатью организации и подписью уполномоченного лица (кадровика или руководителя).

Важные нюансы ведения документации в 2026 году

Переход с бумажной книжки на электронную

Если работник решил отказаться от бумажного носителя, он должен написать заявление о переходе на ЭТК. После этого бумажная книжка остается на хранении у работодателя, а все последующие события фиксируются только в электронном реестре.

Заверение копий трудовой книжки

Если сотруднику нужна копия трудовой для предоставления в сторонние организации, помните о правилах оформления:

• На последнем листе копии ниже всех записей ставится текущая дата.
• Делается запись: «Работает по настоящее время».
• Ставится подпись ответственного лица и печать организации.
• Важно: С 18 августа 2026 года следует руководствоваться новым ГОСТ Р 7.0.97-2025 при оформлении документов.

Выдача дубликата

Если трудовая книжка была утеряна или испорчена, работодатель оформляет дубликат. В него вносятся сведения об общем стаже работы сотрудника до прихода в данную организацию на основании имеющихся документов (справок, копий предыдущих книжек).

Резюме для кадровика

Помните: Ошибки в трудовых книжках могут привести к проблемам сотрудника при назначении пенсии, поэтому строго следуйте Приказу Минтруда 320н и актуальным регламентам 2026 года.