В России оформление трудовой книжки и страхового свидетельства – это обязанность работодателя. С 2026 года в процессе оформления активно применяются электронные сведения о трудовой деятельности (СТД‑Р), а также обновлённые стандарты ГОСТ Р 7.0.97‑2025. Ниже разберём, как правильно вести трудовую книжку, какие документы выдавать сотруднику, какие сроки и штрафы, а также как оформить страховое свидетельство.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника в конкретном предприятии. В ней фиксируются:

• Дата приёма на работу и увольнения;
• Должность, место работы, оклад;
• Сведения о повышении квалификации, стаже и т.д.;
• Записи о переводах, перемещениях и сменах рабочего места.

С 2026 года в России действует переход на электронный формат сведений о трудовой деятельности (СТД‑Р). Работодатель обязан вести как бумажную, так и электронную запись, если сотрудник не отказываеться от бумажной книжки.

Как оформить трудовую книжку?

Бумажная трудовая книжка

Для оформления бумажной трудовой книжки необходимо:

1. Выдать сотруднику трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с даты приёма на работу.
2. Внести запись о приёме на работу в первый свободный лист. Запись должна содержать: дату приёма, должность, оклад, место работы.
3. При увольнении внести запись о увольнении в последний свободный лист.
4. В случае перехода на другой вид работы (например, вахтовый метод) оформить соответствующую запись.

Электронная трудовая книжка (СТД‑Р)

С 2026 года работодатель обязан вести электронные сведения о трудовой деятельности (СТД‑Р). Это форма, которую можно скачать в формате Word или PDF. Ниже приведён пример заполнения:

• Дата приёма –
• Должность – Специалист по информационным системам
• Оклад – 75 000 ₽
• Место работы – Москва, ул. Ленина, 10
• Сведения о стаже – 0 лет, 0 месяцев

Запись в электронном виде должна быть подписана руководителем и храниться в системе «Главбух» или аналогичной. При переходе на электронный формат сотрудник может отказаться от бумажной книжки, но тогда работодатель обязан отдать ему бумажную копию и продолжать вести только электронные сведения.

Страховое свидетельство

Страховое свидетельство – это документ, подтверждающий уплату страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования и Фонд обязательного медицинского страхования. Оформление страхового свидетельства – обязанность работодателя.

Когда требуется выдавать страховое свидетельство?

• При приёме на работу сотрудника, если по его вознаграждению начисляются страховые взносы.
• При увольнении сотрудника, если он имеет право на получение пособия по безработице или пенсионные выплаты.
• При смене места работы в рамках одного предприятия (перевод).

Как оформить страховое свидетельство?

1. Подготовить данные о начисленных страховых взносах за последний календарный год.
2. Заполнить форму «Страховое свидетельство» (доступна в системе «Главбух»).
3. Подписать и поставить печать работодателя.
4. Выдать сотруднику в течение 10 рабочих дней с даты увольнения.

Сроки выдачи документов

Что грозит работодателю за нарушение сроков?

Нарушение сроков выдачи трудовой книжки, справки СТД‑Р или страхового свидетельства может привести к следующим последствиям:

• Штрафы по статье 30.3 Кодекса РФ о труде (до 10 000 ₽ за каждый день просрочки).
• Обязательство уплатить компенсацию работнику в размере 1 дня зарплаты за каждый день просрочки.
• Возможность привлечения к административной ответственности (штраф до 50 000 ₽).
• Риск проверки со стороны Федеральной службы по труду и занятости (ФСТЗ).

Как правильно заверить копию трудовой книжки?

Если требуется подтвердить факт работы сотрудника в организации, на последнем листе копии трудовой книжки ниже всех записей внесите:

• Текущую дату;
• Запись: «Работает по настоящее время».

Под записью подпись и печать ставит руководитель и уполномоченный сотрудник. С 18 августа 2026 года действует новый ГОСТ Р 7.0.97‑2025, который заменил стандарт 2016 года.

Практический чек‑лист для работодателя

1. Выдать трудовую книжку в течение 5 дней.
2. Внести запись о приёме в первый свободный лист.
3. Вести электронные сведения (СТД‑Р) в системе «Главбух».
4. При увольнении внести запись о увольнении и выдать справку СТД‑Р.
5. Подготовить и выдать страховое свидетельство в течение 10 дней.
6. Проверить, что все документы подписаны и печати находятся.
7. Соблюдать сроки и избегать просрочек.

Где скачать формы и образцы?

Все необходимые формы (СТД‑Р, страховое свидетельство, справка СТД‑Р) можно скачать:

• На официальном портале «МойДело» – mydeed.ru
• В системе «Главбух» – в разделе «Формы»
• На сайте Федеральной службы по труду и занятости (ФСТЗ) – раздел «Документы»

Оформление трудовой книжки и страхового свидетельства – важная часть трудовых отношений. С 2026 года работодатели обязаны вести и бумажные, и электронные сведения о трудовой деятельности. Соблюдение сроков выдачи документов защищает как работодателя, так и работника от штрафов и юридических рисков. Следуйте чек‑листу, используйте официальные формы и не забывайте о новых стандартах ГОСТ Р 7.0.97‑2025.