Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина․ Несмотря на постепенный переход к электронному формату, бумажная трудовая книжка всё ещё востребована в ряде ситуаций․ Ниже подробно рассмотрим, когда и при каких обстоятельствах работодатель обязан оформить (выдать, завести или сделать дубликат) трудовую книжку․
Основные случаи оформления трудовой книжки
- Первое официальное трудоустройство․ При приёме на работу сотрудника, который ранее никогда не был оформлен в трудовой книжке, работодатель обязан завести новый документ не позднее недельного срока со дня приёма на работу (за исключением случаев, когда по законодательству трудовая книжка не оформляется)․
- Потеря, повреждение или порча существующей книжки․ Если работник утратил трудовую книжку (или она пришла в негодность), по его заявлению работодатель оформляет дубликат․ Дубликат может быть сделан на чистом бланке старого или нового образца․
- Запрос работника о выдаче книжки․ По письменному заявлению сотрудника работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней выдать трудовую книжку (или её копию) для целей, связанных с трудоустройством, получением пособий и т․д․
- Изменение сведений о трудовой деятельности․ При приёме, переводе, увольнении, установлении факта несчастного случая или иных событиях, требующих внесения записи, в трудовую книжку вносится соответствующая запись․
- Оформление трудовой книжки для несовершеннолетних․ Для сотрудников младше 18 лет бумажная трудовая книжка ведётся в общем порядке, однако существуют отдельные рекомендации по ведению книжки в двух форматах (бумажном и электронном) – см․ ниже․
- Переход с электронного на бумажный формат (или наоборот)․ Если работник впервые устроился на работу после 1 января 2021 года и не подал заявление об отказе от бумажной книжки, ему могут оформить одновременно электронную и бумажную трудовую книжку․ В случае отказа от бумажного варианта оформляется только электронная книжка․
Особенности оформления в 2026 году
С учётом последних нормативных изменений (приказ Минтруда РФ от № 320н и последующие поправки) следует отметить:
- Для сотрудников, принятых на работу с 2021 года, бумажная трудовая книжка не оформляется, если работник не выразил желание вести её в бумажном виде․ В этом случае ведётся исключительно электронная трудовая книжка․
- Если работник потерял трудовую книжку, дубликат оформляется на основании его заявления․ При этом можно использовать бланк как старого, так и нового образца – выбор остаётся за работодателем․
- При первом трудоустройстве (независимо от возраста) книжка заводится не ранее шестого дня работы сотрудника, но не позднее недельного срока со дня приёма․
- Для несовершеннолетних допускается ведение трудовой книжки в двух форматах (бумажном и электронном) при условии, что сотрудник не отказался от бумажного варианта․
- В случае увольнения или приостановки трудового договора (например, в связи с мобилизацией) запись в трудовую книжку вносится не позднее следующего рабочего дня․
Порядок действий работодателя при оформлении трудовой книжки
Приём на работу (первое трудоустройство)
- Получить от сотрудника заявление о желании вести трудовую книжку в бумажном формате (если требуется)․
- Завести новый бланк трудовой книжки․
- Внести запись о приёме на работу (должность, отдел, дата приёма)․
- Зарегистрировать книжку в внутреннем журнале учёта трудовых книжек․
- Выдать книжку сотруднику под расписку не позднее недельного срока․
Оформление дубликата при утере/повреждении
- Получить письменное заявление работника о утрате или повреждении трудовой книжки․
- Проверить наличие сведений о трудовой деятельности в кадровых документах (приказы, трудовые договоры, выписки из электронной трудовой книжки)․
- Заполнить дубликат, перенеся все записи из исходной книжки (или восстановив их по доступным данным)․
- Поставить отметку «Дубликат» и подпись уполномоченного лица․
- Выдать дубликат сотруднику под расписку․
Внесение записей при изменении трудовой деятельности
- При приёме, переводе, увольнении, установлении факта несчастного случая и т․д․ подготовить соответствующую запись․
- Запись оформляется в соответствии с образцами, утверждёнными приказом Минтруда․
- Заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если требуется)․
Когда трудовая книжка не оформляется
Согласно Трудовому кодексу РФ и иным федеральным законам, трудовая книжка не ведётся в следующих случаях:
- Если сотрудник работает по гражданско‑правовому договору (договору подряда, авторского заказа и т․п․)․
- При работе в качестве индивидуального предпринимателя (самозанятого) – трудовая книжка не оформляется, стаж учитывается по данным о страховых взносах․
- Если работник expressly отказался от ведения бумажной трудовой книжки и предпочитает исключительно электронный формат (при условии, что его первый трудовой договор заключён после )․
- В отдельных категориях работников, предусмотренных законодательством (например, некоторые виды государственной службы, где ведётся иной учёт трудовой деятельности)․
Оформление трудовой книжки остаётся обязательной процедурой при первом официальном трудоустройстве, при утере или повреждении документа, а также при необходимости внесения изменений в трудовую деятельность сотрудника․ В 2026 году важно учитывать переход к электронному формату: для сотрудников, принятых после 2021 года, бумажная книжка оформляется только по их желанию, иначе ведётся исключительно электронная трудовая книжка․ Соблюдение установленных сроков и порядка оформления помогает избежать штрафов со стороны государственной инспекции труда и обеспечивает защиту прав работников;