Оформление трудовой книжки на нового сотрудника — ответственная задача для отдела кадров или бухгалтерии. Особое внимание требуется при заполнении документа впервые, то есть для работников, которые ранее нигде не были трудоустроены. В 2026 году действуют актуальные правила, которые необходимо строго соблюдать, чтобы избежать штрафов и проблем с будущим стажем сотрудника.

Сроки оформления: важное правило

Одним из ключевых требований законодательства являются сроки заведения документа. Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока (7 календарных дней) со дня приема на работу. Нарушение этого срока является нарушением трудового законодательства.

Электронная или бумажная: что выбрать в 2026 году?

С 2021 года в России действует переходный период, связанный с внедрением электронных трудовых книжек (ЭТК). В 2026 году оформлять трудовые книжки впервые нужно по новым правилам:

• Электронная трудовая книжка — тем сотрудникам, которые впервые трудоустраиваются, нужно сразу заводить электронный вариант. Сведения об их трудовой деятельности формируются в электронном виде и подаются в Социальный фонд России (СФР).
• Бумажная трудовая книжка — в некоторых случаях все еще можно выдать бумажный бланк. Работодатель должен проинформировать новичка о его праве выбора и при необходимости оформить бумажный документ параллельно с электронным.

В любом случае, сначала необходимо трудоустроить новичка и подать соответствующие сведения в СФР.

Пошаговая инструкция заполнения ьного листа

Если принято решение завести бумажную трудовую книжку, заполнение начинается с ьного листа. Именно здесь чаще всего допускаются ошибки, поэтому вносить данные нужно предельно внимательно.

Шаг 1. ФИО и дата рождения

Фамилия, имя и отчество работника вписываются полностью, без сокращений, на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Дата рождения указывается арабскими цифрами в формате: число, месяц, год (например: 15 мая 2004).

Шаг 2; Сведения об образовании

Информация об образовании вносится строго на основании предоставленных аттестатов, дипломов или справок; Чтобы правильно заполнить эту графу, необходимо разбираться в современных уровнях образования (образовательных цензах).

Уровни образования (памятка для заполнения):

1. Основное общее — если работник окончил 9 классов школы.
2. Среднее общее — если работник окончил 11 классов школы.
3. Среднее профессиональное — окончание колледжа, техникума, училища.
4. Высшее образование — бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации (ординатура, аспирантура).

Если работник продолжает обучение на момент трудоустройства, вносится запись о том уровне образования, который у него уже имеется на данный момент (например, «Среднее общее», если он студент вуза).

Шаг 3. Профессия, специальность

Эта графа заполняется на основании диплома. Запись должна строго соответствовать формулировке в документе об образовании (например: «Юриспруденция», «Экономика и бухгалтерский учет»).

Шаг 4. Дата заполнения и подписи

На ьном листе обязательно проставляется дата заполнения трудовой книжки в специальном поле. После внесения всех сведений:

• Работник своей подписью на первой странице (ьном листе) книжки заверяет правильность внесенных сведений.
• Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, также ставит свою подпись на ьном листе.
• Ставится печать организации (при ее наличии).

Заполнение раздела «Сведения о работе»

Сразу после заполнения ьного листа необходимо внести первую запись о приеме на работу в раздел «Сведения о работе».

1. В графе 3 в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации (например: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»)).
2. Ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (обычно это № 1).
3. В графе 2 указывается дата приема на работу.
4. В графе 3 вносится сама запись о приеме: «Принят(а) в [наименование структурного подразделения] на должность [наименование должности/профессии]».
5. В графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого внесена запись.

Подача сведений в СФР (ЕФС-1)

Вне зависимости от того, заведена ли работнику бумажная трудовая книжка или нет, работодатель обязан подавать сведения о его трудовой деятельности в электронном виде. Для этого используется отчет ЕФС-1.

При заполнении ЕФС-1 на сотрудника, для которого это первое место работы, важно корректно указать соответствующий признак. Частый вопрос кадровиков: «Если у работника РФ первое место работы, указывать в ЕФС-1 выбор ведения трудовой книжки?», Да, при первичном трудоустройстве необходимо отразить выбор работника относительно формы ведения трудовой книжки (электронная или бумажная).

Резюме

Оформление трудовой книжки впервые требует строгого соблюдения сроков (не позднее 7 дней) и внимательности при заполнении ьного листа. В 2026 году приоритет отдается электронному формату, однако бумажный бланк также может быть выдан по желанию работника. Главное — опираться на документы работника (паспорт, диплом) и не забывать брать подпись сотрудника, подтверждающую верность внесенных данных.