Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовой стаж и историю работы сотрудника․ В 2026 году происходит окончательное завершение перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК), что требует от работодателей четкого понимания порядка оформления и ведения как бумажных, так и электронных версий․ В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно оформить трудовую книжку новому сотруднику, какие документы необходимы, и какие шаги нужно предпринять․

Бумажная трудовая книжка: актуальность в 2026 году

Несмотря на активное внедрение ЭТК, бумажная трудовая книжка все еще может потребоваться в определенных ситуациях․ Например, если сотрудник сам подал заявление на получение бумажной книжки, или если в некоторых случаях требуется подтверждение трудового стажа в бумажном виде․

Важно: С 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки не оформляются при приеме на работу впервые․

Порядок оформления трудовой книжки при приеме на работу

Оформление трудовой книжки – ответственность работодателя․ Процесс должен быть начат не позднее недельного срока со дня приема на работу․

Шаги оформления:

Заполнение титульного листа: Работодатель заполняет титульный лист трудовой книжки․ Важно правильно указать наименование организации, дату ее регистрации, ИНН, юридический адрес․
Внесение записи о приеме на работу: В раздел «Прием на работу» вносится запись, содержащая:

• Порядковый номер записи․
• Дата приема на работу․
• Наименование организации․
• Должность, на которую принят сотрудник․
• Условия работы (полный или неполный рабочий день, полный или неполный рабочий день и т․д․)․

Подпись работодателя и печать организации: Запись о приеме на работу подписывается руководителем организации и заверяется печатью․
Передача трудовой книжки сотруднику: Работодатель передает заполненную трудовую книжку сотруднику под роспись в специальном журнале․

Образец записи о приеме на работу:

Порядковый номер записи: 1
Дата приема на работу:
Наименование организации: ООО «Ромашка»
Должность: Менеджер по продажам
Условия работы: полный рабочий день
Подпись руководителя: _______________
Печать организации: [Печать]

Заявление на ведение трудовой книжки (в т․ч․ электронной)

При приеме на работу работодатель должен получить от сотрудника письменное заявление о ведении трудовой книжки․ В заявлении сотрудник может указать, что желает вести трудовую книжку в электронном виде․

Важно: С 2021 года, при приеме на работу, работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронная трудовая книжка – это современная альтернатива бумажной․ Она хранится в электронном виде и доступна сотруднику и работодателю через портал Госуслуг․
Преимущества ЭТК:

• Удобство доступа к информации о трудовой деятельности․
• Безопасность хранения данных․
• Экологичность․
• Упрощение процессов ведения учета․

Процесс перехода на ЭТК:
Сотрудник подает заявление на ведение ЭТК․
Работодатель предоставляет сведения о трудовой деятельности сотрудника в ПФР (через форму СЗВ-ТД)․
Сотрудник получает доступ к своей ЭТК через портал Госуслуг․

Что нужно для оформления трудовой книжки новому сотруднику?

• Заявление о приеме на работу: Оформляется в соответствии с требованиями трудового законодательства․
• Заявление о ведении трудовой книжки (в т․ч․ электронной): Подается сотрудником․
• Паспорт сотрудника: Для идентификации личности․
• Справка об отсутствии судимости (при необходимости): В зависимости от специфики работы․
• Другие документы (при необходимости): Например, документы об образовании, медицинская справка․

Ответственность за ошибки в трудовой книжке

Работодатель несет ответственность за правильность и полноту информации, содержащейся в трудовой книжке․ Ошибки в трудовой книжке могут привести к штрафам и другим санкциям․

Где получить консультацию по оформлению трудовой книжки?

• Кадровый отдел организации: В первую очередь, обратитесь к специалистам кадрового отдела вашей организации․
• КонсультантПлюс: Полезный ресурс для получения информации о трудовом законодательстве и образцах документов․
• Госуслуги: Для получения информации об ЭТК и подаче заявления на ее ведение․

Оформление трудовой книжки нового сотрудника – важный этап в трудовых отношениях․ Соблюдение требований трудового законодательства и четкое понимание порядка оформления помогут избежать ошибок и обеспечить защиту прав как работодателя, так и сотрудника․ В 2026 году окончательное завершение перехода на электронные трудовые книжки требует от работодателей внимательного отношения к процессу ведения учета трудовой деятельности сотрудников․