Трудовая книжка — основной документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. Её правильное ведение и оформление — прямая обязанность работодателя. С 2021 года действуют новые правила‚ утверждённые Приказом Минтруда России № 320н. В этой статье подробно разберём‚ как правильно оформить трудовую книжку с самого начала‚ как вносить записи при приёме‚ увольнении и в других ситуациях‚ а также как оформить дубликат или заверенную копию.

Оформление трудовой книжки впервые (при приёме на работу)

Если у вновь принимаемого сотрудника отсутствует трудовая книжка (бумажная или электронная)‚ работодатель обязан её оформить. Согласно ст. 65 ТК РФ‚ это нужно сделать в течение недели после выхода на работу.

Алгоритм действий работодателя:

1. Получить у сотрудника заявление об оформлении новой трудовой книжки (образец можно скачать).
2. Заполнить ьный лист новой книжки (форма утверждена Приказом № 320н).
3. Внести первую запись о приёме на работу.
4. Зарегистрировать бланк в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей (образец журнала есть в свободном доступе).
5. Оформить расход бланка в приходно-расходной книге;

Образец записи на ьном листе при первичном оформлении:

(ФИО полностью‚ дата рождения‚ образование‚ специальность по диплому‚ сведения о предыдущей работе — если есть)

Запись о приёме на работу:
Принят(а) на работу в качестве [должность] с [дата] на условиях‚ предусмотренных трудовым договором № [номер] от [дата].
Подпись работника: _________________
Подпись работодателя (уполномоченного лица): _________________
Печать организации (при наличии).

Как правильно внести запись в трудовую книжку: основные ситуации

Все записи вносятся на основании документов: приказа (распоряжения) о приёме‚ увольнении‚ переводе и т.д. Записи делаются чётким почерком‚ без исправлений‚ помарок и сокращений.

Запись о приёме на работу (образец)

Вариант 1 (по срочному договору):
Принят(а) на работу по срочному трудовому договору с [дата] по [дата] в качестве [должность].
Основание: приказ № [номер] от [дата].

Вариант 2 (вахтовый метод):
Принят(а) для работы вахтовым методом в качестве [должность] с [дата] по [дата] (период вахты). Работа ведётся в условиях‚ соответствующих вахтовому методу.
Основание: приказ № [номер] от [дата].

Запись об увольнении (образец)

По соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ):
Уволен(а) по соглашению сторон с [дата].
Основание: приказ № [номер] от [дата]‚ заявление работника.

По инициативе работника (ст. 80 ТК РФ):
Уволен(а) по собственному желанию с [дата] (предупредив работодателя в письменной форме за [количество] календарных дней до увольнения).
Основание: заявление‚ приказ № [номер] от [дата].

За иные нарушения (ст. 81 ТК РФ):
Уволен(а) за [указать конкретный грубый проступок‚ например: «неоднократное неисполнение трудовых обязанностей»] с [дата].
Основание: приказ № [номер] от [дата]‚ акт‚ объяснительная записка.

Запись о переводе или изменении трудового договора

Перевод на другую работу:
Переведён(а) с [дата] на должность [новая должность] (из [старая должность]).
Основание: приказ № [номер] от [дата]‚ дополнительное соглашение к трудовому договору.

Изменение условий трудового договора:
С [дата] изменены условия трудового договора: [указать‚ что именно изменено: оплата труда‚ режим работы и т.д.].

Основание: приказ № [номер] от [дата]‚ дополнительное соглашение.

Оформление дубликата трудовой книжки

Дубликат оформляется в случае утраты‚ порчи или хищения трудовой книжки. Он имеет ту же юридическую силу‚ что и подлинник.

Когда и как оформляется:

• На основании заявления сотрудника и документов‚ подтверждающих утрату (справка из полиции‚ решение суда и т.д.).
• Дубликат оформляется на чистом бланке того же образца‚ что и оригинал (старый или новый‚ в зависимости от даты выдачи первой книжки).
• В дубликате делается запись: «Дубликат» с указанием номера и серии.
• Все записи о работе переносятся из подлинника (если он есть) или из других документов (свидетельств о трудовом стаже‚ справок).

Особенности заполнения первого листа дубликата (образец):

На первом листе (ьном) в графе «Серия и номер» указываются серия и номер дубликата. В разделе «Сведения о работе» вносится запись о том‚ что это дубликат‚ и указывается номер и дата приказа о его выдаче. Подпись работника и работодателя‚ печать.

Заверение копии трудовой книжки

По требованию работника работодатель обязан бесплатно выдавать ему заверенные копии трудовой книжки (как бумажной‚ так и электронной).

Требования к заверению (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016):

• Копия должна быть точной.
• В заверительной надписи указывается: «Копия верна»‚ должность лица‚ подпись‚ расшифровка подписи‚ дата заверения.
• Обязательно указывается место хранения подлинника (например: «Подлинник хранится в кадровом архиве ООО ‘Ромашка'»).
• Ставится печать организации (кадровая или общая).

Образец заверительной надписи:

Копия верна.
Руководитель кадровой службы / Иванова А.П. /
«___» _____________ 20__ г.
Печать организации.
Подлинник трудовой книжки серия XX № XXXXXXX хранится в кадровом архиве ООО «Пример».

Особенности ведения электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2021 года работодатель может вести ЭТК по желанию работника. Если работник не отказался от бумажного варианта‚ ведётся бумажная книжка.

• Все сведения о работе и увольнении вносятся в Сведомление о трудовой деятельности (форма СТД-Р) и направляются в Пенсионный фонд.
• Работник может получить выписку из ЭТК в любой момент.
• При утере ЭТК работодатель обязан оформить дубликат на бумажном носителе по правилам‚ описанным выше.

Частые ошибки и как их избежать

1. Исправления и помарки в записях. Запрещены. При ошибке запися нужно зачёркнуть одну строку (не сквозь) и сделать новую‚ с указанием «Исправление записи от [дата]». Подпись и печать.
2. Неточности в датах или названиях. Проверяйте приказы и трудовой договор. Названия организаций и должностей пишите в соответствии с учредительными документами и штатным расписанием.
3. Отсутствие печати или подписи. Каждая запись должна быть заверена подписью ответственного лица (как правило‚ начальника отдела кадров) и печатью организации.
4. Неправильное оформление дубликата. Не пишите «Дубликат» на ьном листе в графе «Серия и номер». Указывайте серию и номер самого дубликата‚ а в тексте записи — факт выдачи дубликата.

Правильное оформление трудовой книжки, это соблюдение строгого регламента‚ установленного законодательством. Ключевые документы для ориентира: Приказ Минтруда № 320н (форма и порядок ведения) и Инструкция по заполнению трудовых книжек. Все записи должны быть однозначными‚ основанными на документах и без исправлений. При смене формата (бумага → электроника) или утрате документа действуют чёткие процедуры оформления дубликата или заверения копий. Внимательность на этапе приёма и увольнения сотрудника избавит от проблем в будущем как с работником‚ так и с проверяющими органами.