Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность и стаж работника. В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и последующими нормативными актами, работодатели обязаны вести, хранить и выдавать трудовые книжки в соответствии с установленными правилами. С 1 января 2023 г. в России действует новый порядок ведения и хранения трудовых книжек, а с 1 сентября 2021 г. введены электронные трудовые книжки (ЭТК). Ниже приведена подробная инструкция по оформлению трудовой книжки в соответствии с действующим законодательством.

Правовые основы оформления трудовой книжки

• Трудовой кодекс РФ (статьи 65–70) – основной нормативный акт, регулирующий вопросы оформления и содержания трудовой книжки.
• Приказ Минтруда РФ от  № 320н – утверждает порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также образцы бланков.
• Постановление Правительства РФ от  № 14‑2/В‑136 – регламентирует переход на электронные трудовые книжки.
• ПП РФ от  № 1250 и Приказ Минтруда от  № 588н – содержат инструкции по заполнению трудовых книжек.

Формы трудовой книжки

Бумажная трудовая книжка

Бумажная трудовая книжка – это физический документ, выдаваемый работодателем при приёме на работу. В неё вносятся все сведения о трудовой деятельности сотрудника.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК – это цифровой аналог бумажной книжки, доступный через портал Госуслуг, Фонд социального страхования (ФСС) и другие официальные сервисы. С 1 января 2023 г. работодатели могут вести только ЭТК, если они не обязаны выдавать бумажный вариант.

Процедура оформления трудовой книжки

Приём на работу

1. Работник предъявляет работодателю трудовую книжку (если это не первый трудовой договор) и/или сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ).
2. Работодатель обязан в течение 3 рабочих дней с момента приёма на работу оформить запись о приёме в трудовую книжку.
3. Если это первый трудовой договор, работник получает новую трудовую книжку, а работодатель заполняет ьный лист.

Заполнение ьного листа

ьный лист содержит:

• ФИО работника, дата рождения, место жительства.
• Дата начала трудовой деятельности.
• Период работы в компании (если применимо).
• Сведения о работодателе: название, ИНН, ОГРН, адрес.
• Подписи руководителя и работника (для бумажной версии).

Внесение записей о трудовой деятельности

Записи делаются в разделе «Сведения о работе» и оформляются в соответствии с таблицей, приведённой в Приказе Минтруда № 320н.

№	Сведения о работе	Пример записи
1	Дата начала работы
2	Должность	Инженер-электрик
3	Отдел/подразделение	Отдел разработки
4	Обязанности	Проектирование и тестирование электрооборудования
5	Срок работы (если ограничен)	–
6	Причина увольнения (если применимо)	Соглашённый выход

Запись о награждении

Для записи о награждении необходимо заполнить раздел «Сведения о награждении»:

• Дата вручения награды.
• Наименование награды (напр., «За выдающиеся достижения в работе»);
• Орган, вручивший награду.
• Подпись руководителя.

Перевод внутреннего совместителя в основных работников

При переводе внутреннего совместителя в основных работников вносятся записи о смене статуса и должности. Важно указать дату перехода и новую должность.

Выдача дубликата трудовой книжки

В случае потери, кражи или повреждения трудовой книжки работник может обратиться в отдел кадров с заявлением. Работодатель обязан выдать дубликат в течение 30 календарных дней.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Как оформить ЭТК

1. Работодатель регистрируется в системе ФСС и получает доступ к порталу для ведения ЭТК.
2. При приёме на работу в системе вводятся сведения о работнике и его трудовой деятельности.
3. Работник может просматривать свою ЭТК через портал Госуслуг, используя личный кабинет.

Плюсы и минусы ЭТК

• Плюсы: мгновенный доступ, отсутствие бумажных копий, автоматизированные уведомления.
• Минусы: необходимость доступа к интернету, возможные технические сбои.

Восстановление трудовой книжки через суд

Если трудовая книжка утрачена и не может быть восстановлена работодателем, работник может обратиться в суд с иском о восстановлении трудового стажа. Суд будет руководствоваться доказательствами (договоры, справки, свидетельства коллег).

Пример заполнения трудовой книжки

Ниже приведён образец записи в трудовой книжке об объявлении благодарности:

– «Объявлено благодарность» – за выдающиеся достижения в работе – Иванов Иван Иванович – Инженер-электрик – Отдел разработки – Минтруда РФ – подпись руководителя.

• Всегда используйте актуальные бланки, утверждённые приказом Минтруда.
• Внесите запись о приёме на работу в течение 3 рабочих дней.
• При переходе на ЭТК обязательно уведомите работника о возможности доступа к его данным.
• Храните бумажную трудовую книжку в надёжном месте и обеспечьте её защиту от потери.
• При возникновении спорных вопросов обращайтесь к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.

Следуя приведённым рекомендациям, вы обеспечите корректное оформление трудовой книжки в соответствии с законодательством РФ и избежите возможных правовых рисков.