Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина. Заполнять её нужно аккуратно, соблюдая требования законодательства и внутренние нормы организации. Ниже представлен подробный гайд с примерами записей, который поможет избежать ошибок и оформить все необходимые сведения правильно.
Общие правила оформления трудовой книжки
- Чернила: только чёрные или синие, без использования карандаша или гелевых ручек, которые могут стираться.
- Почерк: разборчивый, печатный или аккуратный рукописный.
- Сокращения: не допускаются, кроме общепринятых (например, «г.» для года).
- Даты: указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Нумерация: порядковый номер записи ведётся сквозно на всём протяжении трудовой деятельности.
- Проверка: перед внесением записи рекомендуется сделать черновик и свериться с актуальным приказом Минтруда и внутренними локальными актами.
Подготовка к записи
- Получите необходимый документ (приказ, соглашение, справку о награждении и т.д.).
- Уточните точное наименование организации – оно должно соответствовать уставным документам (полное и, при необходимости, сокращённое).
- Подготовьте чистую страницу трудовой книжки или вкладыша.
- Сделайте пробную запись на черновике, проверьте грамматику и соответствие требуемому формату.
- После подтверждения перенесите информацию в трудовую книжку.
Структура записи в трудовой книжке
В каждой записи заполняются четыре графы:
- Графа 1: порядковый номер записи (нарастающий).
- Графа 2: дата события (приём, перевод, увольнение, награждение и т.п.).
- Графа 3: наименование организации и суть события (должность, вид работы, основание).
- Графа 4: номер и дата документа, на котором основана запись (приказ, соглашение и т.д.).
Пример записи при приёме на работу
Графа 1: 1
Графа 2:
Графа 3: Принят на работу в ООО «Ромашка» (сокр. ООО «Ромашка») на должность менеджера по продажам.
Графа 4: Приказ № 45 от г.
Пример записи при увольнении по собственному желанию
Графа 1: 2
Графа 2:
Графа 3: Уволен по собственному желанию с должности менеджера по продажам в ООО «Ромашка».
Графа 4: Приказ № 78 от г.
Пример записи при переводе на другую должность внутри организации
Графа 1: 3
Графа 2:
Графа 3: Переведён с должности менеджера по продажам на должность старшего менеджера по продажам в ООО «Ромашка».
Графа 4: Приказ № 102 от г.
Пример записи о награждении или поощрении
Графа 1: 4
Графа 2:
Графа 3: Награждён благодарностью генерального директора ООО «Ромашка» за высокие показатели по продажам за 2026 год.
Графа 4: Приказ № 12 от г.
Запись при приёме по совместительству (внутреннее или внешнее)
При совместительстве порядок заполнения аналогичен основному месту работы, но в графе 3 указывается, что работа выполняется по совместительству.
Пример:
Графа 1: 5
Графа 2:
Графа 3: Принят на работу по внешнему совместительству в ООО «Ромашка» на должность консультанта по IT.
Графа 4: Приказ № 5 от г.
Чек‑лист перед внесением записи
- Проверен приказ/соглашение – номер, дата, содержание.
- Уточнено полное наименование организации (согласно уставу).
- Определён правильный порядковый номер записи.
- Выбрана подходящая ручка (чёрная/синяя).
- Сделана черновая запись, проверена грамматика и отсутствие сокращений.
- Подпись ответственного лица (кадровик, руководитель) и печать организации (если требуется).
Правильное заполнение трудовой книжки – важная часть кадрового документооборота. Следуя представленным примерам и рекомендациям, вы сможете оформить любые трудовые отношения без ошибок и в соответствии с действующим законодательством РФ. Помните: аккуратность сегодня избавит от проблем завтра;