Оформление трудовой книжки — ответственная задача, требующая строгого соблюдения инструкций. Одной из самых распространенных кадровых ошибок является проставление порядкового номера записи и даты на одной строке с наименованием организации, вместо того чтобы указать их напротив записи о приеме на работу или увольнении. Насколько это критично и как грамотно исправить такую ситуацию? В этой статье мы подробно разберем правила заполнения и алгоритмы исправления.

Основное правило: нумерация и название организации

Согласно пункту 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г., наименование организации в трудовой книжке вписывается без нумерации. Оно выступает в роли своеобразного заголовка, предваряющего конкретные записи о трудовой деятельности сотрудника (приеме, переводе, увольнении).

Правильный порядок заполнения выглядит так:

1. В виде заголовка (без номера в графе 1 и без даты в графе 2) вносится полное и сокращенное (при наличии) наименование работодателя (например, ООО «Ромашка»).
2. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация нарастающая в течение всей трудовой деятельности).
3. В графе 2 указывается дата внесения записи.
4. В графе 3 делается сама запись (например, «Принят в отдел продаж на должность менеджера»).
5. В графе 4 указывается документ-основание (приказ, распоряжение).

Почему возникает ошибка?

Часто кадровики, особенно начинающие, по невнимательности или из-за привычки заполнять таблицу сплошным потоком, ставят порядковый номер и дату приема на работу уже на строке, где написано название организации. В итоге получается, что графа 1 и графа 2 заполнены напротив наименования (ООО…), а в строке с фактическим приемом на должуру эти данные отсутствуют; Иногда ошибка усугубляется: номер ставится напротив организации, а дата и приказ — напротив записи об увольнении.

Является ли это грубой ошибкой?

Внесение порядкового номера и даты в строку с заголовком (наименованием) организации хотя и не соответствует по форме требованиям Инструкции, не является критической ошибкой, делающей запись недействительной. Она не искажает сути трудовых отношений и стажа работника. Однако оставлять всё как есть нельзя: трудовая книжка должна вестись по правилам, чтобы в будущем у сотрудника не возникло проблем при расчете стажа в Социальном фонде или у новых работодателей.

Как исправить: пошаговые инструкции

Поскольку записи о наименовании организации не нумеруются, признавать такую запись недействительной стандартным способом (через внесение записи «Запись за номером таким-то недействительна») не совсем корректно. Вот как следует действовать в зависимости от ситуации:

Ситуация 1: Номер и дата стоят напротив названия организации, а ниже идет запись о приеме без номера и даты

Это самый частый вариант. Исправить ошибку можно следующим образом:

• Вариант «Продублировать» (рекомендуемый): В следующей строке после наименования организации (там, где должна была быть запись о приеме) продублируйте номер и дату внесения записи. Затем в графе 3 раздела «Сведения о работе» сделайте запись о приеме на работу, а в графе 4 укажите реквизиты приказа. Таким образом, номер и дата просто «съедут» на правильную строку, а строка с названием организации останется без нумерации (зачеркивать ничего не нужно).
• Вариант «Признать недействительной»: Если вы боитесь, что дублирование номера вызовет вопросы, можно внести следующую запись: «Запись за номером [указать ошибочный номер] недействительна». После этого ниже проставить правильный порядковый номер, дату и сделать корректную запись о приеме на работу со ссылкой на приказ.

Ситуация 2: Номер стоит напротив названия, а дата и приказ — напротив записи об увольнении

Это более серьезная путаница, так как данные разбросаны по разным строкам. В этом случае лучше признать внесенную запись недействительной:

1. В следующей свободной строке в графе 1 поставьте следующий порядковый номер.
2. В графе 2 укажите текущую дату внесения исправления.
3. В графе 3 напишите: «Запись за номером [указать номер ошибочной записи] недействительна».
4. Ниже (под этим текстом) поставьте новый порядковый номер, дату фактического приема/увольнения и сделайте правильную запись (например, «Принят…» или «Уволен…»).
5. В графе 4 снова укажите реквизиты приказа.

Ситуация 3: Ошибка обнаружена в наименовании организации, а номер уже проставлен

Если в названии организации допущена грамматическая ошибка или опечатка (например, «ООО «Ромашка»» вместо «ООО «Ромашка»»), помните главное: исправлять грамматические ошибки в наименовании путем зачеркивания нельзя, так как записи о наименовании организации не нумеруются и не зачеркиваются. Также не нужно указывать порядковый номер и основание внесения записи для исправления заголовка.

Чтобы исправить грамматическую ошибку в названии:

1. В графе 1 (напротив ошибочного названия) поставьте следующий порядковый номер записи.
2. В графе 2 укажите дату внесения исправления.
3. В графе 3 напишите: «Наименование организации указано неверно. Следует читать: [указать правильное наименование организации]».
4. Далее продолжайте вносить записи о приеме на работу в обычном порядке.

Важные нюансы

• Не зачеркивать! В разделе «Сведения о работе» зачеркивание неверных записей допускается только в отношении дат, номера приказа и ФИО работника (на ьном листе). Сами записи о работе и заголовки (названия фирм) зачеркивать категорически запрещено.
• Электронная трудовая (СТД-Р): Если работник перешел на электронную трудовую книжку, исправления вносятся путем подачи корректирующих отчетов ЕФС-1 в Социальный фонд России. Бумажная книжка при этом не продолжается.
• Дубликат: Заводить дубликат трудовой книжки из-за того, что номер записи оказался на строке с названием организации, не нужно. Дубликат оформляется только в случае утери, порчи книжки (обгорание, заливка краской и т.д.) или при наличии множества нечитаемых, испорченных записей.

Ошибка, при которой номер записи ставится напротив названия организации, неприятна, но легко устранима. Главное правило кадровика в таких ситуациях — не паниковать и не пытаться замазать или зачеркнуть ошибку корректором. Достаточно признать ошибочную запись недействительной или продублировать номер на правильной строке, соблюдая хронологию и правила нумерации. Внимательное отношение к заполнению граф 1 и 2 в будущем поможет избежать подобных неточностей.