Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. Правильное оформление, заполнение и хранение этой формы требует соблюдения ряда нормативных требований, установленных Министерством труда и социальной защиты.
Нормативная база
Для оформления трудовых книжек используются следующие документы:
- Приказ Минтруда России от № 588н «Инструкция по заполнению трудовых книжек»;
- Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от № 40 (ред.) «Порядок ведения трудовых книжек»;
- Приказ Минтруда России от «Электронная трудовая книжка: порядок оформления и выдачи»;
- Трудовой кодекс РФ, ст. 50 (изменения, вступающие в силу с ).
Формы трудовых книжек
С 2024 года в организации допускается только один тип бланка – новый образец трудовой книжки. При этом:
- Бумажные формы, приобретённые до 2024 года, могут использоватся только для дублирования утерянного оригинала.
- Все новые трудовые книжки оформляются на бланке, утверждённом Приказом Минтруда России от .
- Электронные трудовые книжки допускаются только при первом трудоустройстве, если работодатель выбрал такой способ.
Порядок заполнения трудовых книжек
Заполнение начинается с ьного листа. На нём указываются:
- ФИО работника;
- Должность;
- Место работы;
- Дата заполнения (число и год цифрами, месяц – прописью).
После ьного листа вносятся сведения о:
- Приёме на работу;
- Изменениях в трудовых отношениях (продление, перевод, повышение);
- Увольнении (по собственному желанию, по вине работодателя, по соглашению сторон и т.д.).
Выдача и учёт трудовых книжек
Ответственное лицо (обычно – главный бухгалтер или HR‑менеджер) обязано:
- Вести журнал учёта трудовых книжек;
- Сохранять копии всех вкладышей;
- Контролировать сроки выдачи и возврата;
- Вести реестр дубликатов.
Дублирование трудовых книжек
В случае утери оригинала работник может запросить дубликат. Существует два варианта:
- Оформление дубликата на старом бланке (если он был приобретён до 2024 года).
- Оформление дубликата на новом образце, согласно требованиям Приказа от .
На ьном листе дубликата указывается дата заполнения и ставятся подписи:
- Работника;
- Ответственного лица за ведение трудовых книжек.
Электронные трудовые книжки
С 2024 года работодатель может оформить трудовые книжки в электронном виде. Особенности:
- Первичное оформление производится только при первом трудоустройстве;
- Электронный документ должен быть защищён от несанкционированного доступа;
- По запросу работника предоставляется выписка (PDF‑отчёт) с историей занятости.
Примеры заполнения трудовых книжек (2025‑2026)
Ниже представлены типовые записи, которые следует использовать в 2025‑2026 гг.:
- Приём на работу: « – Приём на должность менеджера отдела продаж. Договор № 15‑2025 от ».
- Продление труда: « – Продление трудового договора на 2 года».
- Увольнение по собственному желанию: « – Увольнение по собственному желанию, согласовано с работником ».
Хранение и архивирование
Трудовые книжки и их вкладыши хранятся в следующих условиях:
- Оригиналы – в отдельном архиве организации (не менее 5 лет после увольнения работника);
- Копии – в кадровом отделе для оперативного доступа;
- Электронные версии – в защищённой информационной системе с резервным копированием.
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Можно ли использовать старый бланк для нового сотрудника?
Ответ: Нет. С 2024 года допускается только новый образец. - Вопрос: Как оформить дубликат, если оригинал потерян, а бланк старого образца уже не производят?
Ответ: Необходимо оформить дубликат на новом образце, следуя инструкции Приказа от . - Вопрос: Требуется ли подпись работника на каждой странице?
Ответ: Подпись ставится только на ьном листе и при внесении изменений (например, при увольнении).
Соблюдение изложенных требований позволяет обеспечить правильное деловодческое оформление трудовых книжек, минимизировать риск ошибок и соответствовать действующему законодательству.