Дата актуализации:  г. 22:34:17

Правовая база

Оформление трудовых книжек регулируется следующими нормативными актами:

• Постановление Минтруда России от № 69 (ред. от ) – Инструкция по заполнению трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ от № 320н – Правила ведения и хранения трудовых книжек.
• Федеральный закон № 81‑ФЗ «О трудовых пенсиях» (частично регулирует запись о стаже).

С 1 сентября 2025 г. в действие вступили новые правила оформления бумажных и электронных трудовых книжек. Важно использовать актуальный бланк (серия и номер указываются на ьном листе) и соблюдать порядок записей, указанный в Инструкции.

Общие требования к заполнению

1. Почерк: разборчивый, черной чернильной ручкой (обычно – шариковая или гелевая). Курсив и «красивый» шрифт недопустимы.
2. Язык: записи делаются только на русском языке.
3. Заполнение полей: каждое поле заполняется полностью, без сокращений (за исключением официальных аббревиатур, например, «ГК», «ООО»).
4. Подпись и печать: запись заверяется подписью (или печатью) работодателя и ставится печать организации.
5. Сроки: запись в трудовую книжку должна быть сделана в течение 3‑х рабочих дней после события (приём, перевод, увольнение и т.п.).

Структура трудовой книжки

Трудовая книжка состоит из нескольких разделов:

• ьный лист – фамилия, имя, отчество; дата рождения; серия и номер книжки; место выдачи.
• Раздел «Сведения о работе» – записи о приёме, переводе, увольнении, изменении фамилии, прохождении службы в армии и т.д.
• Вкладыши – используются, когда на основном бланке заканчиваются страницы.

Пошаговое заполнение записей о работе

4.1 Приём на работу

4.2 Перевод (смена должности, повышение квалификации)

Запись делается в том же порядке, но в поле «Основание перевода» указывается приказ № ___ от ДД.ММ.ГГГГ.

4.3 Увольнение

Образцы записей для популярных профессий

5.1 Инженер‑конструктор

Дата приёма: 
Наименование организации: ОАО «Энергомаш»,
Трудовая функция: Инженер‑конструктор (раздел № 02 «Технические специалисты»)
Ставка: 85 000
Основание приёма: Трудовой договор № 12/2024 от 
Подпись, печать: ______________________

5.2 Медицинская сестра

Дата приёма: 
Наименование организации: ООО «Городская поликлиника № 5»,
Трудовая функция: Медицинская сестра (раздел № 06 «Служащие здравоохранения»)
Ставка: 45 000
Основание приёма: Трудовой договор № 45/2023 от 
Подпись, печать: ______________________

5.3 Программист (IT‑специалист)

Дата приёма: 
Наименование организации: ЗАО «ТехноСофт»,
Трудовая функция: Программист (раздел № 08 «Работники сферы ИТ»)
Ставка: 120 000
Основание приёма: Трудовой договор № 78/2025 от 
Подпись, печать: ______________________

5.4 Учитель начальных классов

Дата приёма: 
Наименование организации: Гимназия № 12 г. Москвы,
Трудовая функция: Учитель начальных классов (раздел № 04 «Работники образования»)
Ставка: 60 000
Основание приёма: Трудовой договор № 33/2022 от 
Подпись, печать: ______________________

Как действовать, если в книжке закончились страницы?

С 2025 г. допускается использовать вкладыши. Порядок их применения:

1. Приобретите официальные вкладыши (серия и номер указываются в журнале «Вкладыши к трудовым книжкам»).
2. Вставьте вкладыш в книгу согласно инструкции (обычно в конце последней заполненной страницы).
3. Записывайте новые сведения в вкладыш, соблюдая тот же формат, что и в основном бланке.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2024 г. в России активно внедряется электронный вариант трудовой книжки. Основные отличия:

• Записи вносит уполномоченный сотрудник работодателя через портал Госуслуги или специализированную систему Минтруда.
• Подтверждение записи происходит в виде электронной подписи (ЭЦП).
• Сотруднику не требуеться хранить бумажный документ – все сведения доступны в личном кабинете.

Для перехода на ЭТК необходимо:

1. Подать заявление в отдел кадров (форма «Заявление о переходе на электронную трудовую книжку»).
2. Получить согласие работодателя и оформить электронный договор.
3. Подтвердить свою личность через сервис «Госуслуги».

Часто задаваемые вопросы

8.1 Можно ли писать сокращения в записи?

Сокращения допускаются только в официальных названиях (ООО, ЗАО, г., ул.) и в обозначениях должностей, закреплённых в классификаторе профессий.

8.2 Что делать, если в записи допущена ошибка?

Ошибка исправляется следующим образом:

• Если ошибка небольшая (опечатка), её исправляют черной линией и ставят подпись с печатью.
• Если ошибка существенная (неверный номер приказа, неверная дата), запись аннулируют: ставят «Аннулировано» и подпись руководителя, затем вносят корректную запись в следующей строке.

8.3 Как оформить дубликат трудовой книжки?

Дубликат может быть выдан в двух случаях:

1. Утрата или порча оригинала.
2. Переписка в связи с изменением фамилии, имени, отчества.

Для оформления дубликата необходимо предоставить заявление, копию паспорта и справку о потере (если есть). Работодатель оформляет дубликат на новом бланке или использует чистый старый бланк, приобретённый до 2024 г.

Заполнение трудовой книжки – важный элемент трудовых отношений. Соблюдение правил, указанных в Инструкции Минтруда, гарантирует корректный учет стажа и упрощает процесс получения пенсии, социальных льгот и подтверждения квалификации. Ниже подведём основные моменты:

• Использовать актуальный бланк (бумажный или электронный).
• Заполнять записи разборчиво, без сокращений, в установленном порядке.
• Своевременно ставить подпись и печать работодателя.
• При необходимости использовать вкладыши или оформить дубликат.
• Следить за изменениями в законодательстве – новые правила могут вступать в силу ежегодно.

При правильном подходе трудовая книжка станет надёжным документом, подтверждающим ваш профессиональный путь и защищающим ваши трудовые права.

Статья подготовлена на основе официальных инструкций Минтруда РФ и актуальных публикаций (консультантПлюс, БухОнлайн, nalog‑nalog.ru) на дату  г.