Оформление трудовых отношений с лицами, занимающими выборные должности, имеет свою специфику. Процесс вступления в должность таких работников основывается не на стандартном трудовом договоре как единственном основании, а на акте избрания. Однако трудовая книжка для таких сотрудников ведется по общим правилам, с учетом важных нюансов формулировок. В 2026 году актуальные требования к заполнению трудовых книжек остаются неизменными, и кадровикам крайне важно соблюдать все тонкости.
Что такое выборная должность?
Прежде чем вносить запись в трудовую книжку, необходимо четко понимать, кто именно считается избранным на должность. К таким работникам относятся:
- Руководители организаций (генеральные директора, президенты компаний), если они избраны советом директоров, общим собранием акционеров или участников;
- Лица, избранные на определенный срок в выборный орган (например, депутаты, члены профсоюзных органов);
- Работники, избранные на выборные должности в некоммерческих организациях, ТСЖ, кооперативах (например, председатель ТСЖ);
- Лица, принимаемые для обеспечения деятельности членов избираемых органов или должностных лиц.
Основания для внесения записи
Главным отличием приема на работу путем избрания является документ-основание. Если для обычного работника основанием выступает приказ о приеме на работу, то для избранного лица таким основанием является протокол общего собрания, решение совета директоров или решение правления.
Важный нюанс: фактически приказ о вступлении в должность заменяет собой приказ о приеме на работу. Если издан приказ о вступлении в должность, то дублирующий приказ о приеме на работу можно не издавать. Запись в трудовую книжку вносится именно на основании решения об избрании или приказа о вступлении в должность.
Важное правило для руководителей создаваемых организаций
Обратите особое внимание: запись в трудовую книжку руководителя не должна вноситься ранее, чем эта организация будет зарегистрирована в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ). Это критически актуально для компаний на стадии создания — трудовые отношения с избранным директором могут быть оформлены только после того, как организация обретет официальный правовой статус.
Как правильно сделать запись: «Избран», «Назначен» или «Принят»?
Один из самых частых вопросов у кадровиков: какую формулировку использовать в графе 3 раздела «Сведения о работе»? Согласно правилам, в графе 3 делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник.
Допустимы следующие формулировки:
- «Избран на должность…» — наиболее точная формулировка, отражающая суть процедуры (например, «Избран на должность председателя ТСЖ» или «Избран на должность генерального директора»).
- «Принят на работу на должность…» — также является правильной и часто используемой формулировкой на практике.
Чего категорически нельзя писать в трудовой книжке?
Наименование должности обязательно должно соответствовать штатному расписанию. Недопустимо искажать название должности или добавлять к нему не предусмотренные штатным расписанием условия.
Например, если работник избран на должность секретаря на период нахождения основного работника в отпуске по уходу за ребенком, встречаются ошибочные записи: «Принят исполняющим обязанности секретаря…». Это грубая ошибка. Правильно будет написать просто: «Принят на должность секретаря» (или «Избран на должность секретаря»), а в графе 4 указать реквизиты решения/приказа, из которых видно, что это срочный договор на время отсутствия основного работника.
Пошаговое заполнение раздела «Сведения о работе»
Заполнение трудовой книжки при избрании на должность производится в следующем порядке:
Графа 1
Ставится порядковый номер записи (арабскими цифрами).
Графа 2
Указывается дата избрания (приема) на работу. Важно: дата должна соответствовать дате, указанной в протоколе об избрании или в приказе о вступлении в должность.
Графа 3
Вносится запись о самом факте избрания. Делается это следующим образом:
- В виде заголовка (без номера и даты) пишется полное наименование организации (или ставится штамп).
- Под наименованием организации вносится сама формулировка, например: «Избран на должность председателя правления ТСЖ» или «Избран на должность генерального директора».
Если сотрудник принимается для выполнения работ вахтовым методом, в этой же графе делается соответствующая отметка, например: «Избран на должность электромеханика судового для выполнения работ вахтовым методом».
Графа 4
Заносятся сведения о документе, на основании которого работник принят на работу с указанием его даты и номера. Это может быть:
- Протокол общего собрания акционеров (например: Протокол общего собрания акционеров от № 4);
- Решение совета директоров;
- Приказ о вступлении в должность;
- Трудовой договор (если его реквизиты указаны в приказе/протоколе как основании).
Особенности срочного трудового договора при избрании
Часто выборные должности занимаються на определенный срок (например, директор избирается на 3 года, или депутат на срок полномочий). В этом случае заключается срочный трудовой договор. Как заполнить трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности) при приеме на работу по срочному трудовому договору при избрании на определенный срок?
Согласно правилам 2026 года, в трудовой книжке не нужно указывать, что договор срочный. Графа 3 должна содержать только информацию о том, на какую должность избран работник. Срочный характер отношений будет отражен только в графе 4 (через реквизиты протокола/договора) и впоследствии — в записи об увольнении в связи с истечением срока трудового договора (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
Примеры записей
Пример 1: Избрание председателя ТСЖ
Председатель ТСЖ избран решением правления. Как правильно сделать запись?
- Графа 1: 5
- Графа 2:
- Графа 3: ТСЖ «Дом на Ленина». Избран на должность председателя ТСЖ.
- Графа 4: Решение правления ТСЖ от № 2.
Пример 2: Избрание генерального директора АО
- Графа 1: 12
- Графа 2:
- Графа 3: Акционерное общество «СтройИнвест». Избран на должность генерального директора.
- Графа 4: Протокол внеочередного общего собрания акционеров от № 1-ВНОА.
Формулировка «Избран на должность» — это юридически грамотный и точный способ отразить в трудовой книжке специфику вступления в выборную должность. Главное для кадрового специалиста — следить за соответствием наименования должности штатному расписанию, не указывать в самой записи о срочности договора и обязательно опираться на правильный документ-основание (протокол, решение), реквизиты которого должны быть четко прописаны в 4-й графе. Соблюдение этих правил обеспечит юридическую чистоту трудовой книжки работника и отсутствие претензий со стороны контролирующих органов.