Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую биографию работника. Любые кадровые изменения, будь то прием на работу или перевод на другую должность, должны находить точное и законное отражение в этом документе. Ошибки в заполнении трудовой книжки могут привести к серьезным последствиям при назначении пенсии или подтверждении стажа, поэтому кадровым специалистам важно строго соблюдать установленные законодательно правила.
Общие правила внесения записей
Согласно требованиям законодательства, корректировки и изменения в трудовую книжку за время нахождения сотрудника на производстве должны быть строго обоснованы нормативными актами. Существует несколько фундаментальных правил, которые необходимо соблюдать:
- Сроки внесения: запись о приеме на работу или переводе должна быть внесена не позднее пяти рабочих дней с момента начала работы сотрудника в новой трудовой функции (некоторые источники также указывают недельный срок — 7 дней, однако актуальный ТК РФ ориентирует на 5 рабочих дней).
- Основание: любая запись вносится только на основании распорядительного документа работодателя (приказа или распоряжения).
- Формулировки: текст записи должен строго соответствовать формулировкам, содержащимся в приказе.
Оформление перевода сотрудника
Перевод на другую работу — это изменение трудовой функции или структурного подразделения, в котором работает сотрудник. В зависимости от масштаба изменений, выделяют несколько видов переводов, каждый из которых имеет свои нюансы отражения в трудовой книжке.
Внутренний перевод (в пределах одной организации)
Если сотрудник переводится на другую должность или в другой филиал той же компании (согласно ст. 72.1 ТК РФ, для перевода в другой филиал требуется заявление работника), в трудовую книжку вносится соответствующая запись. Оформление записи имеет четкий алгоритм:
- Графа 1: ставится порядковый номер записи.
- Графа 2: указывается дата фактического начала исполнения работником обязанностей в новой должности.
- Графа 3: запись начинается со слова «Переведен», далее указывается наименование структурного подразделения (если применимо) и должность (специальность, профессия, квалификация), на которую был переведен сотрудник.
- Графа 4: указывается ссылка на приказ о переводе (дата и номер документа).
Признание временного перевода постоянным
На практике часто встречаются ситуации, когда работник временно замещает отсутствующего сотрудника, а затем временный перевод становится постоянным. В этом случае в трудовую книжку вносится запись по особым правилам:
- В графе 1 ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 ставится дата фактического начала исполнения обязанностей в связи с временным переводом (именно эта дата будет считаться началом постоянного перевода).
- В графе 3 указывается наименование структурного подразделения и должности с пометкой о том, что временный перевод признан постоянным.
Перевод в другую местность вместе с работодателем
Если компания переезжает в другую местность, и сотрудник соглашается на переезд, в трудовой книжке делается запись о переводе вместе с организацией. Формулировка в графе 3 должна содержать указание на то, что работник переведен в другую местность вместе с работодателем.
Прием на работу в порядке перевода
Особое внимание стоит уделить ситуации, когда сотрудник переходит из одной организации в другую по согласованию между работодателями. Прием в порядке перевода — запись в трудовой книжке в этом случае имеет важную особенность: она выполняется с обязательным указанием наименования прежнего работодателя.
Как выглядит запись при приеме в порядке перевода
В разделе «Сведения о работе» в виде заголовка в графе 3 пишется полное наименование нового работодателя. Под этим заголовком вносится сама запись:
- Графа 1: порядковый номер записи.
- Графа 2: дата приема на работу;
- Графа 3: делается запись о приеме на работу по общим правилам, но при этом обязательно добавляется фраза: «принят (назначен) в порядке перевода из [наименование прежней организации]». Указывается должность и структурное подразделение.
- Графа 4: дата и номер приказа о приеме на работу.
Перевод совместителя на основную ставку
Если внешний или внутренний совместитель переходит на основную ставку, кадровому специалисту важно действовать корректно. Существует два подхода к оформлению: через увольнение и последующий прием, либо через дополнительное соглашение к трудовому договору с изменением условий труда. В первом случае в трудовой книжке сначала появляется запись об увольнении с работы по совместительству, а затем — запись о приеме на основную работу.
Документальное подтверждение
Любой перевод должен быть подкреплен документально. В распоряжении кадровика должны быть:
- Согласие работника на перевод (заявление).
- Дополнительное соглашение к трудовому договору.
- Приказ о переводе по форме работодателя.
- В случае замещения временно отсутствующего работника — уведомление работнику об окончании временного перевода.
Кадровому специалисту важно внести корректную запись в трудовую книжку сразу после того, как руководитель издаст соответствующее распоряжение. Это гарантирует прозрачность стажа и отсутствие проблем при будущем подсчете пенсионных баллов сотрудника.
Записи в трудовой книжке при приеме на работу и переводах, это не просто формальность, а юридически значимый факт. Независимо от вида перевода (внутри организации, за её пределы, в другую местность или прием в порядке перевода от другого работодателя), соблюдение сроков, правильное заполнение всех четырех граф раздела «Сведения о работе» и точное цитирование приказов являются залогом безошибочного ведения кадрового учета.