Трудоустройство — важный этап в жизни каждого человека, и ключевым документом, подтверждающим официальный стаж, является трудовая книжка. В 2026 году процесс её оформления претерпел значительные изменения благодаря полному переходу на цифровые технологии, однако вопросы о том, кто именно должен заводить этот документ и как происходит процедура при первом приеме на работу, остаются актуальными. В этой статье мы подробно разберем все нюансы оформления трудовой книжки (ТК) согласно актуальному законодательству РФ.

Кто обязан заводить трудовую книжку?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, обязанность по ведению трудовых книжек лежит исключительно на работодателе. Это может быть организация, индивидуальный предприниматель или юридическое лицо.

• Работодатель обязан: Завести трудовую книжку на каждого сотрудника, проработавшего у него более пяти дней, если это место работы является для сотрудника основным.
• Исключения: Работодатели — физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, не ведут трудовые книжки.
• Сотрудник: При первом официальном трудоустройстве работник не покупает и не оформляет трудовую книжку самостоятельно. Все действия по первичному заведению документа (как бумажного в прошлом, так и электронного сейчас) берет на себя работодатель.

Важно помнить: если вы устраиваетесь на работу впервые, вам не нужно искать бланки или регистрироваться на специальных порталах для создания книжки. Этим занимается отдел кадров или бухгалтерия компании-работодателя.

Бумажная или электронная: что выбирают в 2026 году?

С 1 января 2020 года в России запущен переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). К 2026 году сформировалась четкая практика:

1. Для тех, кто работал до 2020 года: Бумажные трудовые книжки сохраняются у работников на руках. Записи о новой работе в них вносит работодатель параллельно с отправкой данных в Социальный фонд России (СФР);
2. Для тех, кто устраивается на работу впервые после 1 января 2020 года: Бумажная трудовая книжка не заводится. Весь стаж ведется исключительно в электронном виде.

Если вы берете в штат студента или специалиста без официального опыта работы, покупать и заполнять бумажную книжку не нужно. Работодатель обязан сформировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде.

Пошаговая инструкция: как завести трудовую книжку впервые

Процедура оформления первого места работы в 2026 году выглядит следующим образом:

Шаг 1. Сбор документов

При приеме на работу новичок должен предоставить работодателю следующий пакет документов:

• Паспорт гражданина РФ;
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета);
• ИНН (по возможности);
• Документы об образовании (диплом, аттестат);
• Военный билет (для военнообязанных).

Совет: Если работодатель требует документ, подтверждающий отсутствие стажа, попросите сформировать выписку из электронной трудовой на портале Госуслуги (форма СТД-СФР). Пустая выписка подтвердит, что ранее вы официально не работали.

Шаг 2. Оформление приема на работу

Работодатель подписывает с сотрудником трудовой договор и издает приказ о приеме на работу. Сотрудник знакомится с приказом под роспись.

Шаг 3. Формирование электронной записи

В течение пяти рабочих дней со дня приема сотрудника (но не позднее 15-го числа следующего месяца) работодатель обязан:

• Зарегистрировать сотрудника в системе пенсионного страхования (если это делается впервые);
• Сформировать отчетность (форма ЕФС-1) о приеме на работу и отправить её в Социальный фонд России (СФР);
• После получения подтверждения от СФР запись считается внесенной в электронную трудовую книжку.

Работодатель также обязан выдать работнику копию сведений о трудовой деятельности (выписку из ЭТК) либо в бумажном виде, либо в электронном (подписанную усиленной квалифицированной электронной подписью).

Частые вопросы и важные нюансы

Нужно ли писать заявление о выборе формы трудовой книжки?

Нет. Для работников, устраивающихся на работу впервые после 1 января 2020 года, выбора не существует — ведется только электронная трудовая. Заявления о выборе формы (бумажная/электронная) писали только те, кто имел стаж до 2020 года, и срок подачи таких заявлений уже давно истек.

Можно ли получить бумажную трудовую при первом трудоустройстве?

В 2026 году бумажные трудовые книжки новым работникам не заводятся. Исключений из этого правила для первичного трудоустройства нет. Бумажный вариант сохраняется только как архивный документ у тех, кто вел его ранее.

Что делать, если работодатель отказывается заводить ЭТК?

Отказ работодателя в оформлении электронной трудовой книжки является нарушением Трудового кодекса РФ. В этом случае работник имеет право обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в прокуратуру для защиты своих прав.

Оформление трудовой книжки в 2026 году стало полностью цифровым и прозрачным процессом. Главное, что нужно помнить работнику: первичное заведение трудовой книжки — обязанность работодателя. От вас требуется лишь предоставить корректный пакет документов. Электронный формат гарантирует сохранность данных о стаже, защиту от потери бумажного документа и возможность мгновенного получения выписок через портал Госуслуг в любой точке мира.

Следите за тем, чтобы работодатель своевременно (в течение 5 дней) отправлял данные в СФР, и храните полученные копии отчетов — это ваша гарантия правильного учета трудового стажа для будущей пенсии.