Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю работы работника. Правильное ее оформление при приеме на работу — обязательная обязанность работодателя, регулируемая Трудовым кодексом РФ и приказом Минтруда. С 2020 года в России параллельно существуют бумажная и электронная трудовая книжка (ЭЛК). В 2026 году правила заполнения остаются прежними, но важно знать все нюансы.

Какие документы нужны при приеме на работу?

В зависимости от вида трудовой книжки, перечень документов различается:

Прием на работу с бумажной трудовой книжкой

• Паспорт гражданина РФ или иной документ, удостоверяющий личность.
• Трудовая книжка в установленном образце (с 2026 года новые бланки не выдаются, но используются для дубликатов).
• СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования).
• ИНН (при необходимости).
• Документы об образовании и квалификации (если работа требует специальной подготовки).
• Справка о состоянии здоровья (для отдельных профессий).

Прием на работу с электронной трудовой книжкой (ЭЛК)

Если работник ранее отказался от бумажного варианта и все сведения хранятся в базе СФР, физической книжки у него нет. В этом случае вместо нее требуется:

• СТД-Р или СТД-СФР, сведения о трудовой деятельности, выданные в форме электронного документа. Это может быть распечатанный документ с QR-кодом или выписка из портала Госуслуг.
• Паспорт и СНИЛС — как и в первом случае.

Важно: Работодатель обязан запросить у сотрудника с ЭЛК именно СТД-Р/СТД-СФР, так как без этого документа невозможно внести первую запись о приеме.

Когда и как вносить запись о приеме?

Сроки внесения

Согласно приказу Минтруда № 320н и разъяснениям Роструда, запись о приеме на работу вносится в трудовую книжку:

• В течение 5 рабочих дней с даты издания приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Образец записи в 2026 году

Запись делается на основании приказа о приеме. Формулировка должна быть четкой и содержать все обязательные реквизиты.

Образец для обычного приема на неопределенный срок:

Принят(а) на работу
[ДД.ММ.ГГГГ]
[Должность]
[Наименование структурного подразделения, если есть]
На основании приказа № [номер] от [ДД.ММ.ГГГГ]

Образец для срочного трудового договора:

Принят(а) на работу по срочному трудовому договору
[ДД.ММ.ГГГГ]
[Должность]
Срок действия договора: с [ДД.ММ.ГГГГ] по [ДД.ММ.ГГГГ]
На основании приказа № [номер] от [ДД.ММ.ГГГГ]

Образец для работы по совместительству:

Принят(а) на работу по совместительству
[ДД.ММ.ГГГГ]
[Должность]
На основании приказа № [номер] от [ДД.ММ.ГГГГ]

Кто и как ставит подпись и печать?

• Запись вносится разборчиво синими или черными чернилами (шариковая ручка).
• Обязательно указывается дата внесения записи.
• Подписывает запись должностное лицо (например, начальник отдела кадров, HR-менеджер), уполномоченное на то приказом или должностной инструкцией.
• Ставится печать организации (если она предусмотрена уставом или локальными актами).

Особые случаи и важные нюансы

Если сотрудник проработал менее 5 дней

Ключевое правило от Роструда: Если специалист фактически исполнял обязанности в компании 5 дней или меньше и решил уволиться (или его не взяли на работу), то трудовую книжку ему следует вернуть без каких-либо записей.

Пример: Сотрудник приступил к работе 10 января, а 14 января подал заявление об уходе. Книжка возвращается «чистой».

Если запись о приеме уже внесена, а сотрудник уволился быстро

Если запись о приеме была внесена в книжку, а затем сотрудник уволился (даже если проработал менее 5 дней), необходимо в общем порядке внести запись об увольнении. Это подтвердит факт трудовых отношений и их прекращение.

Запись «блоками» (одновременно о приеме и увольнении)

При переводе из одной организации в другую (например, по заявлению работника) записи о приеме и увольнении могут вноситься не строго по хронологии, а «блоками». То есть, после увольнения из предыдущей организации в новую вносят одновременно:

• запись об увольнении с предыдущего места работы (на основании справки или заверенной копии приказа);
• запись о приеме на новую должность.

Это делается на основании документа, содержащего сведения о приеме и прекращении трудовых отношений (например, приказа о переводе).
Важно: Такая запись «блоками» возможна только если увольнение из предыдущей организации уже произошло на момент приема на новую.

Изменения в бланках трудовой книжки с 2026 года

С 2026 года новые бланки трудовых книжек сотрудникам не оформляются (поскольку система перешла на ЭЛК). Однако старые бумажные бланки могут потребоваться для:

• Оформления дубликата утерянной бумажной книжки.
• Работников, которые до сих пор пользуются бумажным вариантом по своему заявлению.

В новых бланках увеличено число страниц в разделе «Сведения о работе», но содержание записей и правила их оформления (приказ № 320н) остались прежними.

Что делать, если в записи ошибка?

Если в уже внесенной записи обнаружена ошибка (опечатка, неверная дата, должность), ее нельзя исправлять карандашом или зачеркивать. Действия:

1. Сделать новую, правильную запись на следующей свободной странице.
2. В новой записи указать: «Запись от [дата ошибочной записи] о приеме на работу [должность] неверна. Излагаю правильно:» и затем привести корректный текст.
3. Новую запись также подписать и скрепить печатью.
4. Старую (ошибочную) запись не зачеркивать.

Краткая памятка для работодателя (чек-лист)

• Шаг 1: Получите от сотрудника либо бумажную трудовую книжку, либо СТД-Р/СТД-СФР (для ЭЛК).
• Шаг 2: Издайте приказ (распоряжение) о приеме на работу с указанием даты, должности, подразделения, основания (трудовой договор).
• Шаг 3: В течение 5 рабочих дней внесите запись в трудовую книжку по образцу, с датой, подписью и печатью.
• Шаг 4: Если сотрудник проработал ≤5 дней и уволился — верните книжку без записей. Если запись уже внесена — внесите запись об увольнении.
• Шаг 5: При переводе между организациями — оформляйте запись «блоками» после увольнения из предыдущей организации.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

В: Что делать, если у сотрудника нет ни бумажной книжки, ни СТД-Р?

О: Это основание для отказа в приеме на работу. Трудовая книжка (в бумажном или электронном виде) — обязательный документ. Сотрудник должен получить выписку из ЭЛК в СФР (СТД-Р) или оформить дубликат бумажной книжки.

В: Можно ли внести запись до выхода на работу?

О: Нет. Запись вносят на основании приказа о приеме, который издается после того, как сотрудник приступил к работе (или с даты, указанной в трудовом договоре).

В: Обязательно ли указывать структурное подразделение?

О: Да, если в организации оно предусмотрено. Если сотрудник принят в конкретный отдел, департамент, цех — это нужно указать.

В: Как оформить прием на работу внешнего совместителя?

О: По общему правилу. Но основное место работы у него уже есть, поэтому в записи обязательно делается пометка «по совместительству».

Автор: Помощник на основе актуальных нормативных актов и разъяснений Роструда (состояние на 23 мая 2026 года). Для получения персональной консультации по вашему случаю обратитесь к юристу по трудовому праву.