Процедура приема на работу всегда связана с оформлением кадровых документов. Одним из ключевых является трудовая книжка. С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), что существенно изменило подходы к их ведению. В этой статье подробно разберем, как правильно оформить трудовую книжку (бумажную или электронную) при приеме нового сотрудника в 2026 году.

Ключевой принцип: два формата сосуществуют

Важно помнить, что с 1 января 2021 года в России параллельно существуют два вида трудовых книжек:

• Бумажная трудовая книжка (БТК) – традиционный формат.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – информация хранится в информационной системе (ИС) «Трудовая книжка».

Главное правило: для работников, впервые устраивающихся на работу с 1 января 2021 года, работодатель обязан вести электронную трудовую книжку; Для всех остальных сотрудников (имеющих стаж до 2021 года) выбор формата остается добровольным – они могут продолжить вести бумажную книжку или перейти на электронную по своему заявлению.

Алгоритм действий при приеме на работу: два основных сценария

Сценарий 1: Принимаем сотрудника, который работает впервые (первая работа)

Если у кандидата нет никакого трудового стажа (не работал ранее официально), то с момента приема на работу вы обязаны создать ему электронную трудовую книжку.

1. Не запрашивайте и не принимайте бумажную трудовую книжку. У такого сотрудника ее физически нет.
2. Не требуется никакого заявления от сотрудника о согласии на ЭТК. Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1) не обязывает работодателя получать такое заявление в момент приема. Переход на ЭТК для первой работы является автоматическим и обязательным.
3. Вам необходимо:
   • Заключить трудовой договор.
   • Внести сведения о приеме на работу в электронную трудовую книжку сотрудника через вашу кадровую ИС, интегрированную с порталом «Трудовая книжка».
   • Поставить в самом трудовом договоре отметку о том, что сведения о трудовой деятельности работника будут храниться в форме электронной трудовой книжки.
4. Информируйте сотрудника: сообщите ему, что его трудовая книжка ведется в электронном виде, и разъясните, как он может получить к ней доступ (через портал «Госуслуги» или работодателя).

Сценарий 2: Принимаем сотрудника с имеющимся стажем (у него есть БТК)

Это самый частый и сложный случай. У кандидата на руках есть заполненная бумажная трудовая книжка с записями о предыдущих местах работы.

Шаг 1: Прием и проверка бумажной книжки.

Сотрудник обязан предъявить вам свою бумажную трудовую книжку (ст. 65, 66 ТК РФ). Вы обязаны ее принять, проверить правильность заполнения, наличие всех записей и штампов.

Шаг 2: Определение воли сотрудника.

Вы должны разъяснить сотруднику его право на выбор формата ведения трудовой книжки. Он может:

• Оставить бумажную книжку. Вы будете вести записи в нее (о приеме, увольнении и т.д.) и хранить у себя.
• Перейти на электронную книжку. В этом случае вы прекращаете ведение БТК и начинаете вести ЭТК. Бумажная книжка «закрывается» специальной записью.

Важный нюанс: ТК РФ не требует от работодателя получать от сотрудника письменное заявление о согласии на переход на ЭТК в момент приема. Однако на практике для исключения споров крайне рекомендуется получить от сотрудника письменное заявление или включить соответствующий пункт в трудовой договор. Это защитит вас от претензий, если сотрудник позже захочет получить бумажную книжку с новыми записями.

Шаг 3: Действия в зависимости от выбора сотрудника.

Сотрудник выбирает бумажную книжку:

• Принимаете его БТК.
• Ставите в нее запись о приеме на работу в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек (дата, наименование организации, подпись, расшифровка, печать).
• Книжка хранится у работодателя.
• Дальнейшие записи (о повышении, увольнении и т.д.) вносите в эту же книжку.

Сотрудник выбирает электронную книжку:

• Обязательно сделайте в его бумажной книжке закрывающую запись о переходе на электронный формат. Формулировка, как правило: «Сведения о трудовой деятельности работника с [дата] подлежат хранению и ведению в форме электронной трудовой книжки в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».
• Сотрудник ставит свою подпись в графе «Подпись работника» при получении этой записи (или при получении самой книжки на руки, если она ему возвращается).
• После этой записи весь последующий учет ведется только в ЭТК. Бумажная книжка больше не используется и возвращается сотруднику (если он хочет) или хранится в архиве как документ, подтверждающий стаж до перехода.
• Вносите сведения о приеме на работу в электронную трудовую книжку.
• В трудовом договоре делаете отметку о ведении ЭТК.

Шаг 4: Если сотрудник не определился или не предъявил книжку.

Если у человека есть стаж, но он не принес бумажную книжку (утратил, не оформил), вы должны:

• Попросить его написать заявление о выдаче сведений о трудовой деятельности из архивов предыдущих работодателей (если они известны) или из территориального органа Пенсионного фонда.
• До получения этих сведений и формирования ЭТК (или БТК) трудовой договор можно заключить, но запись о приеме на работу можно внести только после того, как будет создан соответствующий документ (бумажный или электронный).

Краткая памятка для кадровика: «Что делать при приеме?»

1. Спросите: «У вас есть трудовая книжка?»
2. Если нет (первая работа):
   • Создавайте ЭТК автоматически.
   • Заявление не нужно.
   • Информируйте сотрудника.
3. Если есть (есть стаж):
   • Примите БТК, проверьте.
   • Объясните право выбора (БТК или ЭТК).
   • Рекомендуется получить письменное волеизъявление (заявление или пункт в договоре).
   • Если выбрал БТК: вносите запись о приеме в бумажную книжку.
   • Если выбрал ЭТК: делаете закрывающую запись в БТК о переходе на ЭТК, затем вносите запись о приеме в ЭТК.

Ответственность и хранение

Работодатель обязан:

• Вести трудовые книжки (в любом формате) аккуратно, без исправлений, помарок и надписей карандашом.
• Хранить бумажные трудовые книжки (как действующие, так и уволенных сотрудников) в месте, обеспечивающем их сохранность и конфиденциальность. Срок хранения – 75 лет.
• Назначить ответственного за ведение электронных трудовых книжек (это может быть кадровик или бухгалтер), который будет работать с ИС.
• Обеспечить сотруднику возможность ознакомиться со сведениями в его ЭТК.

Прием на работу в 2026 году требует от кадрового специалиста четкого понимания правил ведения трудовых книжек. Главный ориентир: для «новичков» – только ЭТК, для опытных – выбор по согласованию. Отсутствие обязательного заявления не означает, что можно игнорировать волю сотрудника с стажем; Лучшая практика – всегда фиксировать выбор сотрудника в письменном виде и последовательно выполнять процедуру: либо вести БТК, либо корректно «закрыть» ее и перейти на ЭТК. Это минимизирует риски трудовых споров и проверок со стороны государственных органов.

Статья актуальна на дату 21 мая 2026 года. Всегда сверяйтесь с последними редакциями Трудового кодекса РФ и официальных Порядков ведения трудовых книжек.