Ведение трудовых книжек — один из ключевых процессов кадрового делопроизводства в России. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат по-прежнему актуален для определенных категорий работников и ситуаций. Особое внимание следует уделить оформлению трудовой книжки сотруднику, который трудоустраивается впервые. Ошибки на этом этапе могут привести к проблемам с подтверждением стажа в будущем, а также к штрафам для работодателя.

В данной статье мы подробно разберем процедуру оформления, необходимые документы и важные нюансы, актуальные на 2026 год.

Кто обязан завести трудовую книжку?

Согласно действующему законодательству РФ, работодатель обязан завести трудовую книжку работнику, который:

• Поступает на работу впервые в жизни.
• Не имеет трудовой книжки по причине ее утраты (хотя в этом случае процедура может отличаться, здесь мы фокусируемся именно на первичном приеме).
• Принят на работу по совместительству, если он изъявил желание внести запись о совместительстве в свою основную трудовую книжку (хотя при первичном приеме это редкость, так как основной места работы еще нет).

Важно: Если работник ранее уже работал, но потерял книжку, он пишет заявление о выдаче новой, однако запись о предыдущем стаже вносится только на основании предоставленных им документов (справок, копий приказов). При первичном приеме таких вопросов не возникает — книжка заводится «с чистого листа».

Необходимые документы от работника

Прежде чем приступать к заполнению, работодатель должен запросить у будущего сотрудника пакет документов. Для первичного оформления обязательны:

Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета).
Документы об образовании (диплом, аттестат) — если работа требует специальных знаний.
Документы воинского учета (для военнообязанных).
Заявление о выборе формы трудовой книжки.

> Критически важный момент: С 2020 года все работники, поступающие на работу впервые, обязаны выбрать формат ведения трудовой книжки: электронный или бумажный.
> * Если работник выбирает электронный формат, бумажная трудовая книжка ему не заводится и не выдается на руки. Все сведения вносятся только в информационную систему ПФР (СФР).
> * Если работник выбирает бумажный формат (что возможно только при первичном приеме, так как «старые» работники должны были сделать выбор ранее), работодатель обязан приобрести бланк строгой отчетности и оформить его.

Пошаговая инструкция по заполнению бумажной трудовой книжки

Если сотрудник выбрал бумажный формат, работодатель приобретает бланк трудовой книжки (за свой счет) и приступает к заполнению. Это делается в присутствии работника.

Титульный лист

Заполняется чернилами черного, синего или фиолетового цвета, разборчивым почерком, без сокращений.

• Фамилия, Имя, Отчество: Пишутся полностью, как в паспорте.
• Дата рождения: Указывается полностью (день, месяц, год).
• Образование: Записывается на основании документов об образовании (например, «среднее профессиональное», «высшее»).
• Профессия, специальность: Указывается точно так, как в дипломе или аттестате.
• Дата заполнения: Текущая дата приема на работу (или дата оформления книжки).
• Подпись работника: Сотрудник собственноручно ставит подпись на титульном листе.
• Подпись ответственного лица: Подписывает лицо, ответственное за ведение трудовых книжек (кадровик или руководитель).
• Печать организации: На титульном листе обязательно ставится печать организации (или кадровой службы), если она имеется. Печать не должна закрывать подпись или дату.

Раздел «Сведения о работе»

Этот раздел заполняется после издания приказа о приеме на работу.

• Графа 1 (№ п/п): Ставится порядковый номер записи (обычно «1»).
• Графа 2 (Дата и число месяца): Указывается дата приема на работу (совпадает с датой приказа).
• Графа 3 (Сведения о приеме…):
• В первой строке пишется полное и сокращенное наименование работодателя (например, Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»)).
• Во второй строке: Принят в отдел продаж на должность менеджера.
• Если договор срочный, это также указывается (основание и срок), однако в самой трудовой книжке формулировка может быть стандартной, а детали срочности фиксируются в приказе и договоре. Как noted в источниках, для срочного договора важно правильно оформить основание в документах компании.
• Графа 4 (Документ-основание): Указывается вид документа, его номер и дата (например, Приказ от № 15-к).

Особенности работы с иностранными гражданами

При приеме на работу иностранных граждан (если они трудоустраиваются впервые в РФ) действуют те же правила оформления трудовой книжки, что и для граждан России, но с учетом миграционного законодательства.

• Работодатель обязан проверить разрешительные документы (патент, разрешение на работу, ВНЖ и т.д.).
• Трудовая книжка заводится в общем порядке, если иностранец выбирает бумажный формат.
• Важно: Отсутствие правильных миграционных документов делает трудовой договор недействительным, а значит, и запись в трудовой книжке будет считаться незаконной. Поэтому проверка статуса иностранца — приоритет №1 перед оформлением любых кадровых документов.

Электронная трудовая книжка: что нужно знать работодателю

Даже если работник выбрал бумажный вариант, работодатель обязан передавать сведения о его приеме на работу в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде.

Сроки подачи: Сведения о приеме на работу (форма ЕФС-1) подаются не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа.
Содержание: В электронную базу вносятся те же данные, что и в бумажную версию (должность, подразделение, дата приема, вид договора).
Ответственность: За нарушение сроков или порядка подачи сведений в СФР на организацию или ИП могут быть наложены штрафы.

Частые ошибки и как их избежать

Чтобы избежать финансовых и правовых рисков, обратите внимание на следующие моменты:

• Использование сокращений: В трудовой книжке запрещены сокращения (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «ООО» без расшифровки при первом упоминании названия компании в разделе сведений).
• Записи карандашом: Все записи вносятся только ручкой.
• Отсутствие печати: Если у организации есть печать, ее отсутствие на титульном листе или в разделе сведений о работе (при переименовании) является ошибкой.
• Неверная дата: Дата в графе 2 должна строго соответствовать дате начала работы по приказу.
• Игнорирование выбора формата: Если вы не возьмете у впервые поступающего работника заявление о выборе формы трудовой (электронная или бумажная), вы нарушите закон. По умолчанию, если заявление не подано, рекомендуется исходить из того, что работник выбирает электронную форму (согласно сложившейся практике и рекомендациям Минтруда, хотя лучше иметь письменное подтверждение).

Оформление трудовой книжки впервые принимаемому работнику — процесс, требующий внимательности и знания актуальных норм 2026 года. Главный принцип: сначала выбор формата (бумага/цифра), затем действия.

Для работодателя критически важно:
Получить письменное заявление работника о выборе формы трудовой книжки.
Грамотно заполнить титульный лист и раздел «Сведения о работе» (если выбран бумажный формат).
Своевременно отправить отчет ЕФС-1 в СФР.
Проверить все документы, особенно при приеме иностранных граждан.

Правильное оформление с первого дня работы гарантирует работнику беспроблемное подтверждение стажа для пенсии, а работодателю — защиту от проверок трудовой инспекции.