Оформление трудовой книжки (ТК), это важная юридическая процедура, которая фиксирует трудовую историю работника. Вопросы о сроках часто возникают у как самих сотрудников, так и у работодателей, особенно когда человек устраивается на работу впервые. Давайте разберем этот вопрос подробно, основываясь на нормах Трудового кодекса РФ.
Что говорит Трудовой кодекс РФ?
Основное правило установлено в статье 67 ТК РФ. Она обязывает работодателя оформить трудовые отношения с работником, в т.ч. и путем issuance (выдачи) трудовой книжки, не позднее дня фактического допущения к работе.
Таким образом, для человека, который устраивается на работу впервые и у которого еще нет трудовой книжки, работодатель обязан:
- В день приема на работу (или в день допуска к работе) оформить ему новую трудовую книжку.
- Внести в нее первую запись о приеме на работу с указанием даты, которая совпадает с первым рабочим днем.
- Передать книжку работнику под его подпись.
Ключевые нюансы для впервые устраивающихся
Отсутствие трудовой книжки у работника
Если у гражданина нет трудовой книжки (например, он только окончил учебное заведение), работодатель обязан оформить ему новую. Это не просто формальность, а создание основного документа, с которого начнется его официальный трудовой стаж.
Запись о приеме на работу
Первая запись в новой книжке должна содержать:
- Наименование организации-работодателя (с указанием всех реквизитов).
- ФИО работника полностью.
- Дату фактического начала работы (день приема на работу).
- Название должности, специальность, профессию.
- Подпись работника и руководителя организации (или уполномоченного лица) с расшифровкой.
- Дату внесения записи.
Ответственность работодателя
Несоблюдение сроков оформления трудовой книжки является административным правонарушением. По статье 5.27 КоАП РФ на работодателя может быть наложен штраф:
- Для должностных лиц, от 1 000 до 5 000 руб.
- Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
Кроме того, работник может потребовать восстановления своих прав, включая взыскание компенсации за задержку выплат или иные убытки.
Что делать работнику, если книжку не оформили вовремя?
Если вы приступили к работе, а трудовую книжку вам не выдали в установленный срок, необходимо действовать следующим образом:
- Написать письменное заявление на имя руководителя организации с требованием оформить трудовую книжку и внести первую запись о приеме на работу. Заявление лучше передать под расписку или направить заказным письмом с уведомлением.
- Обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) с жалобой на нарушение работодателем трудового законодательства. ГИТ проведет проверку и выдаст предписание об устранении нарушений.
- Обратиться в суд с исковым заявлением о восстановлении нарушенных прав, взыскании компенсации и обязании работодателя оформить трудовую книжку.
Важно! Отсутствие записи в трудовой книжке не освобождает работодателя от обязанности выплачивать вам зарплату и предоставлять другие гарантии, предусмотренные ТК РФ и договором. Фактические трудовые отношения считаются возникшими с первого рабочего дня.
Электронные трудовые книжки (ЭТК): что меняется с 2026 года?
С 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК) в России. Это означает следующие ключевые изменения:
- Приоритет электронного формата. С этой даты работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности граждан в электронном виде в информационной системе «Справочник сведений о трудовой деятельности» (Единая федеральная информационная система).
- Бумажная книжка — по заявлению. Если работник (в т.ч. впервые устраивающийся) не заявил о желании получить бумажную трудовую книжку, работодатель не обязан ее оформлять. Вся информация будет храниться в ЭТК.
- Право выбора. Гражданин вправе в любое время подать заявление о выдаче ему бумажного документа на основе сведений из ЭТК. Работодатель обязан это сделать в течение 5 рабочих дней.
- Для впервые устраивающихся: При приеме на работу в 2026 году и позже работодатель должен уточнить у сотрудника, хочет ли он получить бумажную книжку. Если нет — информация о его трудовой деятельности будет вноситься только в электронный формат. Первая запись в ЭТК также должна быть сделана в день приема на работу.
Практические шаги для нового сотрудника
- В день приема на работы проверьте, что вам оформили трудовую книжку (бумажную или электронную) и внесли первую запись. Если записи нет, требуйте ее немедленно.
- Внимательно проверьте запись: правильность ФИО, даты, наименования организации, должности. Ошибки нужно исправлять сразу.
- Подписывайтесь в графе «Подпись работника» только после того, как убедились в правильности всех данных;
- Сохраняйте документ в надежном месте. Если вы выбрали электронный формат, убедитесь, что вам доступен личный кабинет на портале Госуслуг или в другой системе для просмотра своей ЭТК.
Для впервые принимаемого на работу сотрудника срок оформления трудовой книжки (бумажной или электронной) строго регламентирован: не позднее дня фактического допуска к работе (первого рабочего дня).
С 1 января 2026 года система полностью перейдет на электронный формат, но право гражданина на бумажный документ сохранится. Основная ответственность за своевременное оформление лежит на работодателе. Если вы столкнулись с задержкой, действуйте настойчиво, используя все предусмотренные законом механизмы защиты своих прав.