В данной статье подробно рассматривается процесс устройства на работу, когда у соискателя нет оригинальной трудовой книжки, но есть её копия. Мы расскажем, какие документы нужны, как правильно оформить копию и какие правовые нормы регулируют этот вопрос.
Что такое копия трудовой книжки?
Копия трудовой книжки – это документ, который содержит те же сведения, что и оригинальная трудовая книжка, но оформлен в виде копии. Она может использоваться в качестве подтверждения трудового стажа, когда оригинал недоступен.
Когда копия допускается?
- Оригинал утерян, украден или повреждён.
- Сотрудник переходит в новую организацию, где требуется подтверждение трудового стажа.
- Работодатель согласен принять копию в качестве временного документа до получения оригинала.
Правовые основания
В Трудовом кодексе РФ нет прямого запрета на приём работника по копии трудовой книжки. Однако ст. 65 ТК РФ предписывает, что работодатель обязан проверять подлинность трудового документа. Поэтому в случае отсутствия оригинала допускается использование копии при условии, что:
- Копия подтверждена подписью и печатью (если они есть).
- Сотрудник предоставил(а) дополнительные документы, подтверждающие трудовой стаж;
- Работодатель оформляет соответствующее заявление о приёме по копии.
Какие документы нужны работодателю?
Для успешного устройства на работу по копии трудовой книжки соискателю следует подготовить следующую документацию:
- Копия трудовой книжки (полностью заполненная, с отметками о работе).
- Паспорт гражданина.
- Справка о доходах (если требуется).
- Справка о работе из предыдущей организации (при наличии).
- Заявление о приёме на работу по копии трудовой книжки.
- Если есть, оригинал трудовой книжки – копию можно оформить только после его потери.
Как оформить копию трудовой книжки?
Оформление копии должно соответствовать следующим правилам:
- Копию делают на официальном бланке организации или в типографии.
- На копии ставятся подпись и печать (если они есть) ответственного лица.
- Копию подписывает сам соискатель, подтверждая её достоверность.
- В копии указываются все записи, которые есть в оригинале: место и дата рождения, сведения о семье, сведения о месте и сроке работы, должность, оклад и др.
Пошаговая инструкция для работодателя
Ниже представлена пошаговая инструкция, которую можно использовать при устройстве сотрудника по копии трудовой книжки:
- Получение документов – собрать копию трудовой книжки и все сопроводительные документы.
- Проверка подлинности – убедиться, что копия подписана, проштампована и соответствует оригиналу.
- Оформление заявления – оформить письменное заявление сотрудника о приёме по копии.
- Подписание трудового договора – в договор включить пункт о том, что трудовой стаж подтверждается копией трудовой книжки.
- Запись в кадровую документацию – внести сведения о трудовом стаже и месте работы в личный кабинет сотрудника.
- Оповещение профсоюза (если есть) – при необходимости уведомить профсоюз о приёме.
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Можно ли оформить копию без подписи и печати?
- Ответ: Нет, без подписи и печати копия может быть признана недействительной.
- Вопрос: Что делать, если копия потеряна?
- Ответ: В этом случае необходимо запросить у предыдущего работодателя справку о трудовом стаже или оформить выписку из личного кабинета ПФР.
- Вопрос: Сколько времени может действовать копия?
- Ответ: Копия может использоваться до получения оригинала, но не более 30 календарных дней, если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами организации.
Устройство на работу по копии трудовой книжки – процедура, требующая внимательного подхода к оформлению документов и соблюдения правовых требований. При правильном оформлении копии и предоставлении необходимых подтверждающих документов работодатель может без проблем оформить нового сотрудника, даже если у него нет оригинальной трудовой книжки.
Важно помнить, что копия должна быть подписана, проштампована и соответствовать всем требованиям Трудового кодекса РФ. При соблюдении этих рекомендаций процесс устройства будет проходить гладко и без риска для обеих сторон.