В современных условиях трудового законодательства вопрос оформления трудовой книжки при приёме на работу остаётся актуальным. Особенно это касается ситуаций, когда у кандидата отсутствует бумажный документ в связи с её утратой, повреждением, переходом на электронный формат или иными обстоятельствами. Ниже представлен подробный алгоритм действий работодателя, правовые основания и примерный образец заявления.

Правовая база

Основной нормативный акт, регулирующий требования к трудовой книжке, – статья 65 ТК РФ. Согласно данной норме:

• при приёме на работу работник обязан представить трудовую книжку;
• если трудовая книжка отсутствует по причинам, не зависящим от работника (утрата, порча, переход на электронный вид и т.д.), работодатель обязан оформить новую трудовую книжку на основании письменного заявления работника;
• в заявлении должно быть указано причина отсутствия трудовой книжки и просьба о её выдаче (или оформлении дубликата).

Важно помнить, что отсутствие трудовой книжки не является основанием для отказа в приёме на работу (позиция Минтруда и судебной практики).

Когда требуется заявление об отсутствии трудовой книжки?

Заявление необходимо оформлять в следующих случаях:

1. Утрата или повреждение бумажной трудовой книжки.
2. Переход работника на электронную трудовую книжку (ЭТК) и отсутствие бумажного варианта.
3. Первичное трудоустройство (например, выпускник ВУЗа, впервые устраивающийся на работу) – в этом случае заявление подаётся для оформления первой трудовой книжки.
4. Оформление дубликата трудовой книжки при её утере, если работник не может предоставить выписку из ПФР/СФР с полными сведениями о стаже.

Алгоритм действий работодателя

Шаг 1. Приём документов от кандидата

При поступлении на работу кандидат предоставляет:

• паспорт;
• СНИЛС;
• документы, подтверждающие образование/квалификацию (при необходимости);
• выписку из Госуслуг (СФР) о стаже – если имеется;
• заявление об отсутствии трудовой книжки (письменное, собственноручно подписанное).

Шаг 2. Проверка заявления

В заявлении должны быть указаны:

• ФИО работника;
• дата рождения;
• причина отсутствия трудовой книжки (утрата, порча, переход на ЭТК и т.д.);
• просьба оформить новую трудовую книжку (или выдать дубликат);
• дата и подпись.

Шаг 3. Оформление новой трудовой книжки

На основании заявления кадровый специалист:

1. Заполняет ьный лист новой трудовой книжки (данные о работнике).
2. Вносит запись о приёме на работу (должность, отдел, дата приёма, основание – трудовой договор).
3. Если имеется выписка из СФР с данными о предыдущих местах работы, переносит эту информацию в трудовую книжку (в соответствии с инструкцией по заполнению).
4. Ставит подпись уполномоченного лица и печать организации.

Шаг 4. Информирование работника

После оформления трудовой книжки работнику выдаётся документ под расписку. При переходе на электронную трудовую книжку делается соответствующая запись в бумажном варианте (см. ниже).

Особенности работы с электронной трудовой книжкой (ЭТК)

С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек. Работник может выбрать один из двух вариантов ведения:

• бумажная трудовая книжка;
• электронная трудовая книжка (данные хранятся в ПФР/СФР).

Если работник отказался от бумажного варианта и предоставил только выписку из Госуслуг (СТД‑Р или СТД‑СФР), работодатель обязан:

1. Принять на работу на основании трудового договора.
2. Сделать запись о приёме в электронном виде (через личный кабинет на портале «Работа в России»).
3. В бумажном варианте (если он всё же ведётся) сделать две записи:
   • о приёме на работу;
   • о подаче заявления о переходе на электронную трудовую книжку.

Заявление о переходе на ЭТК не является обязательным по ТК РФ, но его наличие упрощает документооборот и подтверждает выбор работника.

Образец заявления об отсутствии трудовой книжки

Ниже представлен типовой бланк, который можно использовать в организации. Формат – простой текстовый документ, подписывается работником собственноручно.

ЗАЯВЛЕНИЕ
о выдаче (оформлении) новой трудовой книжки

Я, Фамилия Имя Отчество, родившийся(ась) «__» __________ 20__ г.,
паспорт: серия _____ № _______, выдан _______________________,
СНИЛС: _____________________,

в связи с утратой (порчей/переходом на электронную трудовую книжку и т.д.)
бумажной трудовой книжки,

прошу оформить новую трудовую книжку (выдать дубликат) на основании
настоящего заявления.

При необходимости можно добавить реквизиты организации (наименование, ИНН, КПП) в шапку документа, но это не обязательно по закону.

Что делать, если работник не может предоставить выписку из СФР?

В случае, когда у работника нет ни трудовой книжки, ни выписки из Госуслуг, подтверждающей стаж, работодатель:

1. Оформляет новую трудовую книжку с записью только о текущем приёме на работу.
2. Предыдущий стаж подтверждается иными документами (трудовые договоры, приказы, справки от предыдущих работников, выписки из пенсионного фонда по запросу работника и т.д.).
3. При необходимости делается запрос в СФР о предоставлении сведений о стаже работника (форма СЗВ‑ТД или аналогичная).

Важно: отсутствие подтверждения предыдущего стажа не освобождает работодателя от обязанности оформить трудовую книжку с текущей записью.

Ответственность за нарушение порядка оформления

Несоблюдение требований статьи 65 ТК РФ может повлечь:

• административные штрафы для должностных лиц и организации (ст. 5.27 КоАП РФ);
• возможные споры в суде, связанные с неправильным учётом стажа и, как следствие, отказом в назначении пособий (больничного, пенсии и т.д.).

Поэтому рекомендуется строго следовать изложенному алгоритму и хранить заявления в личном деле работника не менее 50 лет (как и трудовые книжки).

Заявление работника об отсутствии трудовой книжки – ключевой документ, позволяющий работодателю законно оформить трудовые отношения и обеспечить соблюдение прав сотрудника на учёт стажа. Чёткое понимание правовых норм, правильное оформление заявления и своевременное внесение записей в трудовую книжку (бумажную или электронную) минимизируют риски конфликтов и штрафных санкций.

Следует помнить, что отсутствие трудовой книжки не является препятствием для приёма на работу, а лишь требует дополнительных действий со стороны кадровой службы, направленных на восстановление документационного оформления трудовой деятельности.