Акт о возврате (или передаче) трудовой книжки — это ключевой кадровый документ, который оформляется в случаях, когда физическое лицо (работник или иное уполномоченное лицо) получает на руки свою трудовую книжку из кадрового архива организации. Его основная цель, юридически зафиксировать факт передачи документа от работодателя к работнику, снять с организации ответственность за хранение и предотвратить возможные споры в будущем.
В этой статье подробно разберем, когда, как и для чего составляется такой акт, приведем готовые образцы и объясним важные нюансы, связанные с Трудовым кодексом РФ.
Когда обязательно составлять акт о возврате трудовой книжки?
Акт составляется не только при увольнении. Вот основные ситуации:
- При увольнении работника — самый частый случай. По ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения. Если работник не забирает ее в этот день, работодатель должен направить ему уведомление и составить акт о невыдаче.
- При сдаче трудовой книжки в архив (например, при переходе на электронную трудовую книжку или при увольнении, но с последующим хранением у работодателя по заявлению работника).
- При передаче дел и документов между ответственными лицами (смена кадровика, ответственного за хранение).
- При возврате трудовой книжки родственникам умершего работника на основании заявления и документов, подтверждающих родство.
- При исправлении ошибок (например, если в записях была допущена ошибка, и книжка была временно изъята для внесения исправлений, после чего возвращается владельцу).
Чем акт отличается от расписки?
Это важное различие, которое часто вызывает путаницу.
- Расписка — это документ, который работник пишет от руки на простом листе бумаги (или специальном бланке) в свободной форме, подтверждая получение трудовой книжки. Она содержит его подпись, дату и обычно ФИО. Расписка — это личное подтверждение работника.
- Акт о возврате/передаче — это служебный документ, который составляет представитель работодателя (чаще всего кадровик или бухгалтер). Он имеет строгую структуру, содержит реквизиты обеих сторон, описание документа (номер, серия), основание для передачи и подписи. Акт — это официальный акт организации, фиксирующий факт передачи в рамках ее внутреннего документооборота.
Кто и как подписывает акт?
Акт составляется в двух экземплярах (один, для работника, второй, для дела в отделе кадров). Подписывают его:
- Представитель работодателя (должность, ФИО, подпись) — тот, кто передает документ.
- Работник (или иное лицо) (ФИО, подпись) — тот, кто получает документ. Если получает не сам работник, а его родственник или иное уполномоченное лицо, требуется нотариально заверенная доверенность или иные документы, подтверждающие полномочия (свидетельство о рождении, свидетельство о смерти и т.д.).
Акт может быть составлен в произвольной форме, но для удобства и минимизации ошибок рекомендуется использовать унифицированную форму или утвержденный в организации образец.
Структура и содержание акта о возврате трудовой книжки
В акте должны быть следующие обязательные реквизиты:
- «Акт о возврате (передаче) трудовой книжки».
- Дата и место составления.
- Данные организации-работодателя: полное наименование, ИНН, ОГРН, адрес.
- Данные лица, передающего документ: должность, ФИО.
- Данные лица, получающего документ: ФИО, паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан), адрес регистрации. Если получает не работник — указать его статус (супруг, сын и т.д.) и ссылку на документ, подтверждающий право.
- Подробное описание возвращаемого документа: серия и номер трудовой книжки, на какого работника она оформлена, дата выдачи.
- Основание для возврата: например, «в связи с увольнением на основании приказа №… от …», «в связи с переходом на электронную трудовую книжку», «по заявлению от …».
- Состояние документа: обычно указывают «без замечаний», «все записи на месте», «переплет целый». Если есть замечания (порванные листы, повреждение корешка), их нужно детально описать.
- Подписи сторон с расшифровкой.
- Печать организации (если используется).
Образцы актов для разных ситуаций
Образец 1: Акт о возврате трудовой книжки при увольнении работнику
________________________ (наименование организации) АКТ о возврате трудовой книжки г. [Название города] «___» __________ 20__ г. Мы, нижеподписавшиеся, [Должность руководителя отдела кадров], [ФИО руководителя отдела кадров], с одной стороны, и [ФИО работника], паспорт: серия [XX] № [XXXXXX], выдан [Кем и когда], зарегистрированный по адресу: [Адрес], с другой стороны, составили настоящий акт о нижеследующем: 1. Настоящим актом [ФИО работника] возвращает в отдел кадров [Наименование организации] свою трудовую книжку, серия [XX] № [XXXXXX], выданную [Дата выдачи], на его имя. 2. Трудовая книжка передана [ФИО работника] в связи с увольнением на основании приказа № [XXX] от «___» __________ 20__ г. 3. При передаче сторонами установлено, что трудовая книжка содержит все записи о работе в [Наименование организации], переплет целый, корешок не поврежден, листы не вырваны. Замечаний по состоянию документа стороны не имеют. 4. Настоящий акт составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из сторон. Представитель работодателя: _________________ / [ФИО] / (должность) (подпись) Получил трудовую книжку: _________________ / [ФИО работника] / (ФИО) (подпись)
Образец 2: Акт о передаче трудовых книжек при смене ответственного лица
________________________ (наименование организации) АКТ приема-передачи трудовых книжек и бланков г. [Название города] «___» __________ 20__ г. Комиссия в составе: От отдела кадров (сдающего): [Должность] [ФИО] От отдела кадров (принимающего): [Должность] [ФИО] составила настоящий акт о нижеследующем: 1. Настоящим актом [ФИО сдающего] передал, а [ФИО принимающего] принял на ответственное хранение и ведение следующие трудовые книжки и бланки, находящиеся в делах отдела кадров [Наименование организации]: № п/п | Наименование документа | Номер/Серия | Примечание ------|------------------------|-------------|----------- 1 | Трудовая книжка | XX № XXXXXX | На сотрудника Иванова И.И. 2 | Бланк трудовой книжки | ー | Пустой бланк, 50 шт. ... | ... | ... | ... 2. При передаче установлено, что все документы находятся в исправном состоянии, переплеты целые, листы не вырваны. Недостающих документов не выявлено. 3. С принятием документов на ответственное хранение и ведение [ФИО принимающего] ознакомлен(а) с инструкцией по работе с трудовыми книжками и обязуется соблюдать требования Трудового кодекса РФ и внутренних регламентов. 4. Настоящий акт составлен в двух экземплярах. Сдал: _________________ / [ФИО] / Принял: _________________ / [ФИО] / (подпись) (подпись) Член комиссии: _________________ / [ФИО] / (подпись)
Что делать, если работник отказывается подписывать акт?
Если работник отказывается получать трудовую книжку и подписывать акт (или расписку), это не снимает с работодателя обязанности по ее выдаче. В этом случае необходимо:
- Составить акт об отказе. В акте нужно указать, что работник был надлежащим образом уведомлен (можно сослаться на уведомление, направленное заказным письмом с уведомлением), ему была предложена трудовая книжка, но он отказался ее получить и подписать акт о передаче. В акте должны быть подписи не менее двух свидетелей (других сотрудников организации) и представителя работодателя.
- Направить работнику письменное уведомление. Это можно сделать через почтовое отделение с описью вложения и уведомлением о вручении (заказное письмо с уведомлением) или вручить под расписку на почтовом адресе, указанном в трудовом договоре. В уведомлении нужно указать, что трудовая книжка готова к выдаче, и предложить забрать ее в определенный срок. Копия уведомления и квитанция о его отправке хранятся в кадровом деле.
- Отправить трудовую книжку почтой. Если работник и после уведомления не явился, работодатель вправе отправить трудовую книжку заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. В графе 13 трудовой книжки делается отметка: «Трудовая книжка отправлена по почте. Дата отправки: … Номер почтовой квитанции: …». Копия почтовой квитанции и описи вложения приобщаются к делу.
Важно: Отсутствие подписи работника на акте не означает, что акт не имеет силы. При наличии доказательств направления уведомления и попытки выдачи (почтовая квитанция, акт с свидетелями) суд, как правило, встает на сторону работодателя, если тот действовал добросовестно.
Практические рекомендации и частые ошибки
- Не откладывайте. Составляйте акт (или хотя бы расписку) в день увольнения или в день, когда работник пришел за документом.
- Проверяйте документ. Перед передачей убедитесь, что в трудовой книжке есть все необходимые записи, нет исправлений, подчисток, порчи.
- Указывайте паспортные данные. Это защитит от случая, когда работник предъявит не свою, а чужую книжку.
- Сохраняйте копии. Делайте копию акта для своего дела. Если вы отправляете книжку почтой — сохраняйте почтовую квитанцию и опись вложения.
- Учитывайте электронные трудовые книжки (ЭТК). Если работник выбрал ЭТК, бумажная книжка не выдается. Вместо этого в графе 13 делается отметка: «Трудовая книжка не выдается. Сведения о трудовой деятельности переданы в соответствии с частью 3 статьи 66.1 ТК РФ в электронном виде». Акт в этом случае не составляется, но факт выбора ЭТК и отсутствие претензий со стороны работника лучше задокументировать его письменным заявлением.
Акт о возврате трудовой книжки — это простой, но мощный инструмент защиты работодателя от претензий по поводу невыдачи документа. Его грамотное составление с указанием всех ключевых деталей (кто, что, когда, на каком основании и в каком состоянии) создает четкую юридическую базу. Даже если работник отказывается подписывать, наличие акта с подписями свидетелей и доказательств уведомления (почтовые квитанции) в большинстве случаев будет достаточным для подтверждения добросовестных действий организации в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ.
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. В спорных ситуациях рекомендуется консультироваться с юристом, специализирующимся на трудовом праве.