С 2025 года в России действует обязательный переход к электронной трудовой книжке (ЭТК). Приём на работу нового сотрудника требует от работодателя соблюдения ряда формальностей, а от самого работника – подготовки определённого пакета документов. В статье подробно рассмотрены:
- какие формы трудовой книжки могут быть у нового сотрудника;
- какие документы необходимо собрать при приёме на работу;
- пошаговый алгоритм оформления (бумажной и электронной версии);
- примерные записи в трудовой книжке и шаблоны форм;
- ответы на часто задаваемые вопросы.
Какие формы трудовой книжки существуют в 2026 году?
Согласно Приказу Минтруда России № 320н от г., действующему и в 2025‑2026 годах, существуют две формы:
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – основной формат, обязательный для всех новых сотрудников, принятых после 1 января 2025 г.
- Бумажная трудовая книжка – сохраняется только в случае, если сотрудник отказывается от ЭТК. В этом случае работодатель обязан выдать бумажный документ и вести электронный учёт в системе ФГИС «Трудовые книжки».
Если сотрудник отказывается от бумажной книжки, работодатель всё равно обязан вести электронный реестр и фиксировать выдачу/получение бумажного документа в журнале учёта.
Какие документы нужны новому сотруднику?
Для оформления трудовой книжки (в любой форме) работодатель запрашивает следующий пакет:
| Документ | Назначение | Нужен ли оригинал? |
|---|---|---|
| Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность) | Идентификация работника | Оригинал + копия |
| СНИЛС | Учет в системе обязательного пенсионного страхования | Копия |
| ИНН (если есть) | Налоговый учёт | Копия |
| Военный билет (для мужчин) | Воинский учёт | Копия |
| Трудовая книжка (если есть) или заявление о её выдаче | Перенос предыдущего стажа | Оригинал (для передачи) / копия |
| Справка с места предыдущей работы (по желанию) | Подтверждение стажа, облегчает проверку | Копия |
| Фотография 3×4 см (для пропуска и/или бумажной книжки) | Идентификация в системе доступа | Копия |
Пошаговый алгоритм оформления трудовой книжки
Подготовительный этап (работодатель)
- Проверить наличие у соискателя документов, указанных в пункте 2.
- Создать в системе ФГИС запись о новом сотруднике: ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, тип трудовой книжки (ЭТК/бумажная).
- Если сотрудник выбирает бумажную форму, оформить входящий акт выдачи и внести запись в журнал учёта трудовых книжек (пример формы ниже).
Оформление записи о приёме на работу
Запись делается в соответствии с Приказом Минтруда № 320н. Пример заполнения:
| Запись о приёме на работу | |
|---|---|
| Дата приёма | |
| ФИО сотрудника | Иванов Иван Иванович |
| Должность | Менеджер проекта |
| Трудовой договор № | Т/2026/015 |
| Тип трудовой книжки | ЭТК |
| Серия и номер (для бумажной) | — |
| Подпись работника | _________________ |
| Подпись работодателя | _________________ |
Оформление электронной трудовой книжки
- В системе ФГИС «Трудовые книжки» выбрать пункт «Создать новую ЭТК».
- Заполнить титульный лист: ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, дата приёма, должность, наименование работодателя.
- Сохранить запись – система автоматически генерирует уникальный номер ЭТК.
- Сотруднику отправляется уведомление (SMS/Email) с инструкциями по входу в личный кабинет и подтверждением согласия.
- При необходимости, в личный кабинет загружаются сканы документов (паспорт, СНИЛС).
Оформление бумажной трудовой книжки (если выбран этот вариант)
- Выдать сотруднику чистый бланк трудовой книжки (согласно образцу, утверждённому в 2023 г.) и заполнить титульный лист.
- Внести запись о приёме на работу в соответствии с таблицей из пункта 3.2.
- Подписать запись обеими сторонами и поставить печать организации.
- Внести запись в журнал учёта трудовых книжек и вкладышей (пример формы ниже).
Пример журнала учёта:
| № п/п | ФИО сотрудника | Серия и номер ТК | Дата выдачи | Подпись сотрудника | Подпись ответственного |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов И.И. | 01 1234567 | _________________ | _________________ |
Как правильно вносить последующие записи?
Записи в трудовую книжку (бумажную или электронную) делаются только в случае:
- перевода на другую должность;
- изменения условий труда (график, оклад и т.п.);
- перерыва в работе (отпуск без сохранения места работы, командировка за границу);
- увольнения, расторжения договора, выхода на пенсию.
Для каждой операции необходимо указать:
- дату события;
- наименование организации (для переводов);
- должность и/или подразделение;
- основание (приказ, договор, решение суда);
- подпись уполномоченного лица.
Ниже – типовые образцы записей (2026 г.)
| Пример записи о переводе | |
|---|---|
| Дата | |
| Организация | ООО «ТехноИнвест» |
| Должность | Старший инженер‑технолог |
| Основание | Приказ № 45/2026 от |
| Подпись | _________________ (директор) |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли сотруднику подписывать заявление о выборе формы трудовой книжки?
Да. По статье 66 ТК РФ работник обязан в письменной форме выразить согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде. Если он отказывается – подписывается заявление об отказе и выдается бумажный документ.
Можно ли открыть новую электронную трудовую книжку, если у сотрудника уже есть старая бумажная?
Согласно Приказу Минтруда, при открытии ЭТК старый бумажный документ считается «вложением». В журнале фиксируется передача данных, а в ЭТК указывается «начало стажа с даты открытия ЭТК». Предыдущие записи из бумажной книжки импортируются в электронный реестр (при наличии сканов).
Кто несёт ответственность за ошибки в записях?
Ответственность возлагается на уполномоченное лицо работодателя (директор, главный бухгалтер, специалист по кадрам). По статье 183 ТК РФ за неверные или неполные сведения в трудовой книжке предусмотрена административная ответственность – штраф до 200 000 рублей.
Как быстро сотрудник может получить доступ к своей ЭТК?
После внесения первой записи система генерирует логин/пароль и отправляет их в течение не более 24 часов. При необходимости сотрудник может запросить смену пароля через личный кабинет.
Что делать, если сотрудник уходит в отпуск без сохранения места работы?
В ЭТК делается отдельная запись «Отпуск без сохранения места работы», указываются даты начала и окончания. При возвращении в организацию делается запись о восстановлении.
- ЭТК – обязательный формат для всех новых сотрудников, принятых после 1 янв. 2025 г.;
- Если сотрудник отказывается от ЭТК, работодатель обязан выдать бумажную книжку и вести двойной учёт (бумажный + электронный журнал);
- Соберите полный пакет документов до начала оформления – это ускорит процесс и исключит ошибки;
- Заполняйте записи строго по образцу Приказа Минтруда № 320н – любые отклонения могут стать причиной штрафа;
- Регулярно проверяйте журнал учёта трудовых книжек: он нужен как доказательство передачи/получения бумажных документов.
Соблюдая указанные правила, вы гарантируете законность оформления трудовых отношений, защищаете интересы как работодателя, так и сотрудника, а также упрощаете последующее администрирование кадровой документации.
Дата публикации: г. 01:53 (UTC). Информация актуальна на конец 2026 года и основана на официальных источниках: Приказ Минтруда РФ № 320н от , Трудовой кодекс РФ, а также материалы КонсультантПлюс и государственных разъяснений.