При приёме на работу впервые сотрудник сталкивается с вопросом: как правильно оформить трудовую книжку и какие документы необходимы. В данной статье подробно рассмотрен порядок заполнения трудовой книжки для лиц, поступающих на работу впервые, а также приведены актуальные нормативные акты, образцы записей и практические рекомендации на 2026 год.

Нормативная база

• Федеральный закон от № 439‑ФЗ» (ч. 8 ст. 2) – для лиц, впервые поступивших на работу, трудовая книжка в бумажном виде не заполняется;
• Трудовой кодекс РФ, ст. 66 – определяет понятие трудовой книжки и порядок её ведения;
• Постановление Минтруда РФ от № 69 – Инструкция по заполнению трудовых книжек;
• Приказ Минфина РФ от № 320н – Правила ведения и хранения трудовых книжек (действуют с );
• Приказ Минтруда РФ от … (обновлённый в 2025‑2026 гг.) – новые бланки и правила заполнения, включая переход на электронные трудовые книжки (ЭТК).

Виды трудовых книжек в 2026 году

С 2025 года действуют два параллельных варианта:

1. Бумажная трудовая книжка – традиционный документ на бумажном носителе;
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – запись в единой государственной информационной системе (ЕГИСЗ).

Для вновь принятых на работу сотрудников бумажная книжка не заполняется (ч. 8 ст. 2 № 439‑ФЗ). Вместо этого работодатель обязан:

• заполнить ьный лист новой книжки (при выдаче дубликата или вкладыша);
• внести запись о приёме на работу в электронную трудовую книжку сотрудника (если она у него уже есть) или оформить вкладыш к бумажной книжке.

Оформление ьного листа новой трудовой книжки

ьный лист содержит сведения о работнике и заполняется только при выдаче дубликата или вкладыша. Основные поля:

• Фамилия, имя, отчество – полностью, без сокращений, в именительном падеже;
• Дата рождения – в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• Место рождения – город, область, страна;
• Образование – уровень, специальность, учебное заведение;
• Сведения о предыдущей работе – заполняются только если имеется опыт;
• Подпись работника и дата заполнения.

Фамилия: Иванов

Имя: Иван

Отчество: Иванович

Дата рождения: 

Место рождения: г. Москва, Россия

Образование: высшее, экономист, МГУ

Подпись: _____________________ Дата: 

Запись о приёме на работу

Для лиц, поступающих на работу впервые, запись о приёме делается только в электронную трудовую книжку. Если у сотрудника нет ЭТК, работодатель выдаёт вкладыш к бумажной книжке, в котором делается такая же запись.

Обязательные элементы записи:

• Дата приёма (ДД.ММ.ГГГГ);
• Наименование организации (полное, согласно учредительным документам);
• Подразделение (если есть);
• Должность, профессия, специальность (с указанием разряда/категории, если предусмотрено классификатором профессий);
• Тип трудового договора (срочный/бессрочный);
• Номер приказа о приёме на работу;
• Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печать организации.

Пример записи в электронную трудовую книжку (или вкладыш):

 – принят на работу в ООО «Ромашка», отдел продаж, должность – менеджер по работе с клиентами, трудовой договор бессрочный, приказ № 45 от .

Особенности заполнения при переводе, совмещении и смене фамилии

Если работник уже имел трудовую деятельность и переходит на новое место работы (перевод), запись о приёме делается уже по новому месту работы, а предыдущая запись остаётся без изменений.

При смене фамилии (например, после брака) в трудовой книжке делается отдельная запись:

• Дата изменения фамилии;
• Прежняя фамилия;
• Новая фамилия;
• Основание (свидетельство о браке, решение суда и т.д.).

Ответственность за корректное ведение трудовых книжек

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, нарушение правил ведения трудовых книжек влечёт штраф:

• для должностных лиц – от 1 000 до 5 000 руб.;
• для организаций – от 30 000 до 50 000 руб.

Ответственность за правильное заполнение несут:

• служба кадров (кадровик, специалист по работе с персоналом);
• руководитель подразделения, где оформляется приём;
• главный бухгалтер (при наличии ошибок, влияющих на начисление страховых взносов).

Хранение и предоставление трудовой книжки

Трудовая книжка (бумажная или электронная) хранится у работника. Работодатель обязан:

• выдать книжку сотруднику при увольнении;
• при необходимости предоставить заверенную копию или выписку из ЭТК по запросу сотрудника или государственных органов;
• обеспечить конфиденциальность данных, содержащихся в трудовой книжке;

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли принять на работу без предъявления трудовой книжки?

Да, если работник поступает на работу впервые. В остальных случаях предъявление трудовой книжки (или выписки из ЭТК) обязательно.

Что делать, если у сотрудника нет электронной трудовой книжки?

Работодатель оформляет бумажную вкладыш‑книжку и заполняет её согласно Инструкции. При первой возможности сотрудник должен оформить ЭТК через портал «Госуслуги» или МФЦ.

Нужно ли заверять запись о приёме на работу печатью организации?

Да, согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации (если она имеется).

Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Ошибка исправляется путём вычеркивания неправильной записи, написания правильной сверху и ссылки на исправление (с указанием даты, номера приказа и подписи ответственного лица). В электронной книжке исправление производится в системе ЕГИСЗ с формированием корректирующей записи.

Оформление трудовой книжки для вновь принятых на работу сотрудников в 2026 году регулируется чётко определёнными нормативными актами. Главное помнить:

• При первом приёме на работу бумажная трудовая книжка не заполняется;
• Необходимо заполнить ьный лист (при выдаче дубликата/вкладыша) и сделать запись о приёме в электронную трудовую книжку или вкладыш;
• Соблюдение всех требований по заполнению, хранению и предоставлению трудовой книжки защищает как права работника, так и интересы работодателя от административных штрафов.

Следуя представленным рекомендациям и используя актуальные бланки, вы сможете избежать ошибок и обеспечить корректное ведение трудовых книжек в вашей организации.