На чём основан процесс оформления трудовой книжки при приёме на работу водителя? Какие документы нужны, какие особенности у электронного и бумажного формата? В этой статье мы подробно разберём все этапы, требования и нюансы, актуальные на 23 мая 2026 года.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна водителю?

Трудовая книжка – это основной документ, фиксирующий:

• ФИО работника;
• Дата рождения и место рождения;
• СНИЛС и ИНН;
• Сведения о местах работы и сроках;
• Стаж работы, включая сведения о работе по специальности;
• Сведения о профессиональных квалификациях и правах;
• Дата и основания прекращения отношений.

Для водителя эта информация особенно важна, так как в ней отражаются:

• Права категории, полученные;
• Стаж управления транспортным средством;
• Сведения о прохождении аттестаций и дополнительных обучений.

1.1 Электронная vs бумажная форма

Согласно ст. 66 ТК РФ, с 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). При этом:

• Ведение ЭТК в электронном виде происходит в базе СФР.
• Работодатель может выбрать бумажный вариант, если сотрудник не отказался от него.
• Электронный документ более надёжный: отсутствует риск потери или порчи.

На практике большинство крупных компаний уже перешли на ЭТК, однако в небольших автопарках часто сохраняют бумажный вариант.

Как оформляется трудовая книжка при приёме на должность водителя?

Процедура оформления одинакова для всех категорий работников, но для водителей есть несколько специфических моментов.

2.1 Сбор необходимых документов

1. Паспорт (или иной документ, подтверждающий личность).
2. Водительское удостоверение (категория, соответствующая типу транспортного средства).
3. Справка о прохождении медицинского осмотра (для управления ТС, требующим медицинских требований).
4. Справка об отсутствии судимостей (при необходимости, в зависимости от требований работодателя).
5. Справка об образовании и (или) профессиональном обучении (для некоторых категорий).
6. Копия трудового договора (подписанного обеими сторонами).

2.2 Заполнение формы в СФР

После подписания договора работодатель в течение 30 календарных дней вносит сведения о новом сотруднике в электронную базу СФР, используя форму ЕФС‑1. При этом:

• Указываются все сведения, перечисленные в пункте 1.
• В поле «Профессия (должность)» указывается «Водитель» и уточняется категория/вид транспорта.
• В разделе «Стаж» указывается предыдущий опыт, если он есть.

После внесения данных в СФР генерируется Электронная трудовая книжка, доступная работнику через личный кабинет на портале ФНС/СФР.

2.3 Подтверждение наличия ЭТК

Работник может проверить, что его ЭТК создана, зайдя в личный кабинет СФР. Для этого достаточно:

• Войти в личный кабинет;
• Перейти в раздел «Трудовая книжка»;
• Убедиться, что отображаются все введённые сведения.

Если работник желает иметь бумажный экземпляр, он может подать заявление об отказе от электронного формата, и тогда в СФР будет сформирован документ, который можно распечатать.

Какие особенности есть при приёме водителя с уже имеющейся трудовой книжкой?

Если кандидат уже работает в сфере транспорта и имеет прежнюю книжку, то:

• Сведения о предыдущем трудовом месте вносятся в новую ЭТК;
• Важно указать правильный код вида деятельности (например, 49.1 – «Транспортные услуги»);
• Необходимо подтвердить наличие действующего водительского удостоверения соответствующей категории.

При этом работодатель обязан запросить у предыдущего работодателя трудовую книжку (бумажную или электронную) для подтверждения данных.

Как правильно оформить электронную трудовую книжку в 2026 году?

Пошаговая инструкция для работодателей:

1. Подготовка к вводу данных – сформировать пакет документов, убедиться в их подлинности.
2. Ввод информации в СФР – через личный кабинет работодателя (или через HR‑систему, интегрированную с СФР).
3. Проверка корректности – система автоматически проверяет соответствие ИНН, СНИЛС и даты рождения.
4. Подтверждение работником – сотрудник получает уведомление о готовности ЭТК и может её просмотреть.
5. Хранение – ЭТК хранится в базе СФР, доступ к ней открывается только с согласия работника.

Важно помнить, что с 2021 года в России обязательным является использование ЭТК для всех новых сотрудников, принятых по трудовому договору.

Что делать, если электронная трудовая книжка не отображается?

В случае технических сбоев или задержек:

• Связаться с отделом кадров и запросить повторную проверку ввода данных.
• Обратиться в ближайшее подразделение СФР для уточнения статуса записи.
• В крайнем случае, оформить временную бумажную копию, подписав её обеими сторонами.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Вопрос: Можно ли вести одновременно электронную и бумажную книжки?
  Ответ: Да, если работник не отказывается от бумажного варианта, можно хранить оба формата.
• Вопрос: Сколько времени сохраняется информация в ЭТК?
  Ответ: Данные хранятся в СФР до отзыва или изменения записи, но доступ к ним остаётся открытым в течение всего срока действия трудового договора.
• Вопрос: Нужно ли подписывать ЭТК?
  Ответ: Подпись не требуется, так как документ электронный и подтверждается входом в личный кабинет.

Оформление трудовой книжки при приёме на должность водителя – это обязательный и регулируемый законом процесс. С 2020 года в России преобладает электронный формат, который упрощает учёт, повышает безопасность хранения данных и ускоряет взаимодействие с Социальным фондом России. Правильное заполнение и своевременное подтверждение сведений позволяют избежать юридических рисков и гарантировать прозрачность отношений между работодателем и сотрудником.

Если вы только начинаете работу с водителями, следуйте описанной выше инструкции, проверяйте каждый документ и не забывайте обновлять информацию в ЭТК в случае изменения условий труда или перехода на другую категорию прав.

Автор статьи: HR‑консалтинговый центр «Трудовое право в России», 23 мая 2026 г.