Смерть сотрудника — это всегда трагедия для коллектива, но кадровому специалисту в такой ситуации необходимо действовать четко и в соответствии с законодательством, чтобы корректно оформить прекращение трудовых отношений. Процедура имеет свои нюансы: от издания приказа до выдачи документа родственникам. В этой статье мы подробно разберем, как правильно сделать запись в трудовой книжке смерть работника и какие шаги необходимо предпринять.
Нормативная база
Прекращение трудового договора в связи со смертью работника регулируется:
- Пунктом 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса РФ — расторжение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (смерть работника, а также признание судом работника умершим или безвестно отсутствующим).
- Приказом Минтруда России от № 320н (Порядок ведения и хранения трудовых книжек), в пункте 38 которого прямо указано, как поступить с трудовой книжкой умершего.
Пошаговая процедура оформления
Прежде чем вносить запись в трудовую книжку, необходимо выполнить ряд обязательных действий.
Шаг 1. Получение свидетельства о смерти
Основанием для оформления документов является свидетельство о смерти, выданное органами ЗАГС, либо решение суда о признании работника умершим (или безвестно отсутствующим). Без этих документов кадровик не имеет права издавать приказ и вносить записи.
Шаг 2. Издание приказа о прекращении трудового договора
На основании свидетельства о смерти издается приказ о прекращении трудового договора. Обратите внимание: датой прекращения трудового договора является день смерти, указанный в свидетельстве, а не дата издания приказа или дата, когда работодателю стало известно о трагедии.
Шаг 3. Внесение записи в трудовую книжку
Если работник не отказывался от ведения бумажной трудовой книжки, в нее необходимо внести соответствующую запись. Заполнение происходит по общим правилам в разделе «Сведения о работе».
Как заполнить графы:
- Графа 1 (№ записи): проставляется очередной порядковый номер записи.
- Графа 2 (Дата): ставится дата прекращения трудового договора (день смерти из свидетельства). Формат: ДД.ММ.ГГГГ.
- Графа 3 (Сведения о приеме…): вносится запись без сокращений: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации». Допускается также формулировка: «Трудовой договор прекращен в связи с признанием судом работника умершим…» (если основанием выступило решение суда). Ссылка на норму ТК РФ пишется полностью, без сокращений.
- Графа 4 (Основание): указываются дата и номер приказа работодателя о расторжении договора. Важно: здесь указываются реквизиты именно приказа работодателя, а не свидетельства о смерти!
После внесения записи все внесенные изменения должны быть заверены подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью (при наличии). Подпись самого работника в данном случае не ставится.
Шаг 4. Заполнение личной карточки
В личной карточке умершего работника (форма Т-2) необходимо сделать запись, аналогичную записи в трудовой книжке.
Выдача трудовой книжки родственникам
Согласно пункту 38 Порядка (Приказ № 320н), трудовая книжка умершего работника выдается на руки члену его семьи под расписку или высылаеться по почте по письменному заявлению одного из родственников.
Кому можно выдать документ?
Трудовая книжка может быть выдана родственнику, предъявившему свидетельство о смерти и документ, удостоверяющий его личность (паспорт).
Как оформить выдачу?
- При личной выдаче: родственник должен поставить подпись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также написать расписку в получении. В книге учета необходимо сделать запись — кому и на основании каких документов выдана трудовая книжка.
- Примерная форма расписки: «Я, Ф.И.О., паспорт серии [вписать нужное] N [вписать нужное], выдан [число, месяц, год, код подразделения], зарегистрированный по адресу [вписать нужное], получил(а) трудовую книжку умершего [Ф.И.О. работника]».
- При отправке по почте: трудовая книжка высылается ценным письмом с описью вложения по письменному заявлению родственника. В книге учета делается отметка о пересылке документа почтой.
Что делать, если за трудовой книжкой никто не обратился?
Если трудовая книжка умершего работника никем не востребована, работодатель обязан хранить ее в течение 50 лет (согласно правилам хранения архивных документов, касающихся личного состава). Работодатель не имеет права просто выбросить или уничтожить невостребованную трудовую книжку.
Электронная трудовая книжка (СЗВ-ТД / ЕФС-1)
Если работник перешел на электронную трудовую книжку (отказался от бумажной), бумажный бланк не выдается. Однако информацию о прекращении трудового договора в связи со смертью работника необходимо внести в сведения о трудовой деятельности и представить их в орган Социального фонда России (СФР) по месту регистрации работодателя. По аналогии с бумажной трудовой, электронную выписку СТД-Р также можно передать членам семьи работника по их запросу.
Краткий чек-лист кадровика
- Получить свидетельство о смерти или решение суда.
- Издать приказ о прекращении трудового договора (дата приказа, текущая, дата увольнения — день смерти).
- Внести запись в трудовую книжку: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».
- В графе 4 указать реквизиты приказа (не свидетельства о смерти!).
- Сделать аналогичную запись в личной карточке Т-2.
- Подать сведения в СФР.
- Выдать бумажную трудовую книжку родственнику под расписку (при предъявлении свидетельства о смерти и паспорта) или отправить почтой по заявлению, либо хранить невостребованную 50 лет.
Соблюдение этих простых, но строгих правил поможет избежать ошибок и штрафов со стороны трудовой инспекции, а также обеспечит родственникам умершего возможность беспрепятственно оформить необходимые социальные и наследственные выплаты.