Вопрос о том, можно ли оформить новую трудовую книжку при устройстве на новую работу, интересует многих соискателей․ Ответ зависит от того, какой тип трудовой документа используется в организации – бумажный или электронный․ Ниже подробно разберём все нюансы, опираясь на актуальные нормативные акты и практику 2026 года․
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года в России начали переход на электронные трудовые книжки․ Они хранятся в цифровом виде в личном кабинете работника и в базе данных работодателя․ Электронная книжка позволяет:
- передавать сведения о трудовом стаже в СОЦИАЛЬНЫЙ ФОНД РОССИИ автоматически;
- быстро проверять, какие периоды работы зафиксированы;
- избежать потери или порчи бумажного документа․
Когда впервые появилась ЭТК?
С 1 января 2021 года работодатели обязаны оформлять новые трудовые книжки только в электронном виде․ Однако в 2023 году часть организаций всё ещё использовала бумажные формы, оформленные по новым бланкам․
Как подтвердить наличие ЭТК?
Для подтверждения наличия электронной трудовой книжки работник может:
- войти в личный кабинет на портале Трудовое дело;
- просмотреть сведения о своём стаже в личном кабинете СОЦИАЛЬНОЙ ФОНДА РОССИИ;
- попросить у работодателя выдать справку о регистрации ЭТК․
Нужно ли регистрировать электронную книжку в учёте?
Вопрос о регистрации ЭТК в книге учёта или в ином документе часто возникает у новых сотрудников․ По закону, регистрация не требуется – электронная книжка автоматически заносится в систему кадрового учёта работодателя․ При приёме на работу:
- работник предъявляет паспорт и, при необходимости, документ, подтверждающий стаж;
- кадровый отдел вносит данные в ЭТК;
- все сведения сразу попадают в базу данных СОЦИАЛЬНОЙ ФОНДА․
Особенности при устройстве иностранных граждан
Рассмотрим случай, когда в организацию планируется приём гражданина Республики Узбекистан, у которого нет бумажной трудовой книжки․
- Работодатель обязан запросить у соискателя подтверждение прав на работу (визу, разрешение на работу);
- Далее в ЭТК вносятся сведения о трудовом статусе, месте работы и дате начала;
- Если у иностранца уже есть электронный стаж в своей стране, его можно перенести в российскую ЭТК после согласования с миграционной службой․
Переходный период и сроки
Согласно информации от СОЦИАЛЬНОЙ ФОНДА РОССИИ (письмо от № 09‑20/140554), с 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению ЭТК․ Это значит:
- Все новые сотрудники с 2026 года будут оформлены исключительно в электронном виде;
- Остаток бумажных книжек, оформленных до 2023 года, может использоваться до их полной замены;
- Работодатели обязаны обеспечить переход всех существующих бумажных записей в цифровой формат․
Что происходит с уже существующими бумажными книжками?
С 2023 года бумажные формы оформляются только по новым бланкам, но их использование постепенно сокращается․ По истечении переходного периода (к 2026 году) они перестанут иметь юридическую силу․
Как оформить новую трудовую книжку при устройстве?
Если вы начинаете работу в организации, где используется бумажный вариант (что возможно только до полного перехода на ЭТК), процесс выглядит так:
- Получение бланка: в отделе кадров выдаётся новый бланк трудовой книжки, оформленный согласно требованиям Министерства труда;
- Заполнение: в бланке указываются ФИО, дата рождения, сведения о предыдущей работе, дата начала текущего труда;
- Подпись сторон: после заполнения документ подписывается работником и работодателем;
- Регистрация в системе: данные заносятся в кадровый учёт и в СОЦИАЛЬНЫЙ ФОНД․
Часто задаваемые вопросы
- Нужна ли мне бумажная книжка, если я уже работаю в организации с ЭТК? – Нет, в таком случае достаточно электронного документа, который уже доступен в вашем личном кабинете;
- Можно ли перенести стажию из предыдущей организации в новую ЭТК? – Да, при приёме на работу кадровый отдел запрашивает трудовую документацию предыдущего места и вносит сведения в новую ЭТК․
- Что делать, если работодатель не оформляет ЭТК? – Обратитесь в отдел кадров или в региональный отдел Федеральной службы по труду и занятости; в случае нарушения законодательства можно подать жалобу в трудовую инспекцию․
- Есть ли ограничения по возрасту при оформлении ЭТК? – Нет, электронная книжка оформляется для всех работников, независимо от возраста․
Таким образом, на новую работу можно завести новую трудовую книжку – будь то электронная или бумажная, в зависимости от политики организации․ Главное:
- убедиться, что работодатель использует актуальный бланк;
- проверить, что все сведения о стаже и месте работы занесены в систему;
- при необходимости запросить подтверждение наличия ЭТК в личном кабинете․
Если вы начинаете трудовую деятельность в 2026 году, почти наверняка вы столкнётесь только с электронным вариантом․ Поэтому familiarize yourself with личный кабинет Трудовое дело и следите за обновлениями в базе СОЦИАЛЬНОЙ ФОНДА РОССИИ․
Удачной работы и успешного построения карьерного пути!