Увольнение — один из ключевых моментов в трудовых отношениях, при котором оформление трудовой книжки (или её электронного аналога) имеет прямое влияние на будущие пенсионные права и социальные гарантии работника. Ниже представлен подробный обзор порядка внесения записей об увольнении, сроков выдачи документов, необходимых форм и типичных ошибок, которые следует избегать.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 77, 80, 84.1 (основания и порядок прекращения трудового договора, выдача трудовой книжки).
- Федеральный закон от № 27‑ФЗ «О страховых пенсиях» – п. 5 ст. 11 (срок подачи формы ЕФС‑1).
- Приказ Минтруда России от № 589н – правила ведения и хранения трудовых книжек, порядок проставления печати.
- Приказ Минтруда РФ от № 713н – форма СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности).
- Приказ Минтруда РФ от № 320н – утверждённый бланк трудовой книжки и вкладыша, порядок заполнения разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».
Все перечисленные нормативные акты действуют на момент написания статьи (май 2026 г.).
Бумажная vs электронная трудовая книжка
Бумажная трудовая книжка
- Ведётся в виде печатного документа (основной лист + вкладыш).
- Записи вносятся кадровым работником либо непосредственно руководителем (на микропредприятиях).
- При увольнении делается запись в разделе «Сведения о работе» (см. п. 5 ниже).
- На первой странице трудовой книжки, а также на вкладыше ставится печать организации, если таковая имеется (п. 35 и п. 41 Правил ведения трудовых книжек).
Электронная трудовая книжка (ЕТК)
- Все сведения о трудовой деятельности хранятся в Социальном фонде России (СФР).
- Работодатель обязан актуализировать данные, сдавая отчёт по форме ЕФС‑1 (подраздел 1.1).
- При увольнении работник получает справку о трудовой деятельности по форме СТД‑Р (если у него нет бумажной книжки).
- Запись об увольнении в ЕТК формируется автоматически на основе данных, переданных в ЕФС‑1.
С 2025 года доля сотрудников, выбирающих электронный учёт, steadily растёт, однако бумажная книжка остаётся обязательной для тех, кто её ведёт по выбору или в связи с особенностями отрасли.
Порядок внесения записи об увольнении в бумажную трудовую книжку
- Определение порядкового номера записи (графа 1). Последняя запись в разделе «Сведения о работе» получает следующий номер.
- Дата увольнения (графа 2). Указывается последний фактический день работы сотрудника (как правило, день, предшествующий дате издания приказа об увольнении, если последний день работы совпадает с днём приказа).
- Основание увольнения (графа 3). Формулировка должна соответствовать статье ТК РФ, например:
- «Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»;
- «Уволен по инициативе работодателя (сокращение штатов), п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ»;
- «Уволен по соглашению сторон, п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» и т.д.
- Реквизиты приказа об увольнении (графа 4). Указываются номер и дата приказа, например: «Приказ № 123 от ».
- Подпись и печать. Запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровика, руководителя) и печатью организации (если она имеется).
Пример заполнения (2026 г.):
25 Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ Приказ № 123 от
Если сотрудник имел награды, грамоты или благодарности, соответствующая запись вносится в раздел «Сведения о награждении» (п. 35 и п. 41 Правил). Печать ставится также рядом с этой записью.
Сроки и порядок подачи отчётности в СФР
- Форма ЕФС‑1 (подраздел 1;1) должна быть сдана не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа об увольнении (п. 5 ст. 11 Закона № 27‑ФЗ).
- В случае электронной трудовой книжки эта форма является основанием для внесения записи об увольнении в ЕТК.
- Если работник имеет бумажную книжку, одновременно с ЕФС‑1 работодатель выдаёт ему трудовую книжку с записью об увольнении.
Нарушение указанного срока может повлечь административную ответственность работодателя (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ) и затруднить формирование пенсионных прав сотрудника.
Выдача документов при увольнении
При наличии бумажной трудовой книжки
- Трудовая книжка с записью об увольнении выдаётся в день увольнения (или в последний рабочий день).
- Справка о доходах и удержанных налогах (форма 2‑НДФЛ) – обязательна.
- Справка для расчёта пособия по временной нетрудоспособности (если требуется).
- Иные документы по соглашению сторон (например, характеристика, рекомендательное письмо).
При отсутствии бумажной трудовой книжки (электронный учёт)
- Сотруднику выдаётся справка о трудовой деятельности по форме СТД‑Р (Приказ Минтруда РФ № 713н от ).
- Справка содержит все периоды работы, должности, основания приёма и увольнения, реквизиты приказов.
- Справка выдаётся в день увольнения вместе с 2‑НДФЛ и иными обязательными документами.
Важно: если работник ранее имел бумажную книжку, но перешёл на электронный учёт, при увольнении ему всё равно выдаётся справка СТД‑Р, а бумажная книжка остаётся у него на руках (если она не была сдана в архив организации).
Типичные ошибки при оформлении увольнения и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Неправильная формулировка причины увольнения (например, «уволен по собственному желанию» без ссылки на ст. 77 ТК РФ) | Может привести к спорам в суде, сложностям при назначении пенсии | Использовать единый шаблон, утверждённый приказом № 320н, и всегда указывать соответствующую статью ТК РФ |
| Отсутствие печати на записи об увольнении (при наличии печати у организации) | Запись может быть признана недействительной, что затруднит подтверждение стажа | Проверить наличие печати перед выдачей книжки; если печать отсутствует, сделать отметку об этом в журнале кадровых документов |
| Пропуск срока подачи ЕФС‑1 (более одного рабочего дня после приказа) | Штрафы, риск некорректного отражения периода в СФР | Ввести в регламент кадровой службы напоминание за 1 рабочий день до даты приказа; автоматизировать формирование ЕФС‑1 в 1С или аналогичной системе |
| Неуказание реквизитов приказа в графе 4 трудовой книжки | Запись считается незавершённой, возможны вопросы при проверке трудовой деятельности | Включить проверку наличия номера и дата приказа в чек‑лист увольнения |
| Выдача справки СТД‑Р вместо трудовой книжки сотруднику, который вёл бумажный документ | Нарушение права работника на получение трудовой книжки | Уточнить у сотрудника, ведёт ли он бумажную книжку; если да – выдать её, иначе – СТД‑Р |
Практические рекомендации для кадровой службы
- Разработайте стандартный чек‑лист увольнения (включающий проверку приказа, заполнение граф трудовой книжки, печать, срок сдачи ЕФС‑1, выдачу справок).
- Автоматизируйте формирование ЕФС‑1 в используемой учётной системе (1С, SAP, «Контур.Бухгалтерия» и т.д.) – это снижает риск пропуска сроков.
- Храните образцы записей об увольнении (по основаниям: собственное желание, сокращение, соглашение сторон и т.д.) в внутренней базе знаний для быстрого копирования.
- Проводите периодические аудиты трудовых книжек сотрудников (особенно тех, кто близок к пенсионному возрасту) на предмет отсутствия записей, неверных дат или missing печатей.
- Обучайте ответственных сотрудников изменениям в законодательстве (например, обновления приказа № 320н, новые формы СТД‑Р и ЕФС‑1) минимум раз в год.
- Обеспечьте конфиденциальность при обработке персональных данных при выдаче справок СТД‑Р и 2‑НДФЛ.
Правильное оформление сведений о трудовой книжке при увольнении – это не просто формальность, а гарантия того, что трудовые права сотрудника будут защищены, а его будущая пенсия рассчитывается корректно. Соблюдение установленных сроков подачи ЕФС‑1, точного заполнения граф трудовой книжки (или выдачи справки СТД‑Р) и своевременное проставление печати позволяют избежать споров, штрафов и потери доверия со стороны работников.
Рекомендуем всем работодателям внедрить описанные выше процедуры в свою кадровую политику, а сотрудникам – внимательно проверять полученные документы на соответствие требованиям законодательства.
Статья актуальна на май 2026 года. При изменениях в нормативной базе рекомендуется сверяться с последними версиями Трудового кодекса РФ, приказов Минтруда России и положений Социального фонда России.