Оформление трудовой книжки при увольнении сотрудника — одна из важнейших кадровых процедур. От правильности внесения записей зависит не только юридическая чистота документов компании, но и будущее работника: его стаж, право на пенсию и трудоустройство на новом месте. В 2026 году актуальными остаются требования Приказа Минтруда России от № 320н. Ответственность за корректное заполнение и ведение трудовой книжки полностью лежит на работодателе.

Общие правила и допустимые формулировки

Одна из главных трудностей при заполнении трудовой книжки — правильная формулировка причины увольнения. Законодательство уравнивает между собой по смыслу три термина: «уволить», «прекратить трудовой договор» и «расторгнуть трудовой договор». Это означает, что в заявлении работника, приказе работодателя и самой трудовой книжке можно использовать любой из этих вариантов, и они будут абсолютно равнозначны.

Однако важно помнить главное правило: запись об основании и причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона. Нельзя придумывать собственные причины или писать их «от себя».

Пошаговая инструкция внесения записи об увольнении

Запись об увольнении вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки или вкладыша в нее. Согласно Инструкции и актуальным правилам, заполнение происходит в следующем порядке:

1. Графа 1, ставится порядковый номер записи. Обратите внимание: по всему документу предусмотрена сквозная нумерация. Если предыдущая запись имела номер 5, то запись об увольнении будет под номером 6.
2. Графа 2 — указывается дата увольнения (прекращения трудового договора) арабскими цифрами. Например: .
3. Графа 3 — вносится сама запись об увольнении. Здесь указывается причина и ссылка на пункт, часть и статью ТК РФ. Например: Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Допустимо начать и так: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника…
4. Графа 4, указываются наименование, дата и номер документа (приказа или распоряжения работодателя), на основании которого внесена запись.

Примеры формулировок для разных оснований

• По собственному желанию: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
• В связи со смертью сотрудника: В этом случае используется формулировка «Трудовой договор прекращен». Запись будет выглядеть так: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».

Заверение записей при увольнении

После того как внесена запись об увольнении, необходимо правильно заверить все записи, сделанные в данной организации. Согласно правилам, действующим в 2026 году:

• Запись об увольнении заверяется подписью сотрудника, которого руководитель организации уполномочил вести трудовые книжки (обычно это кадровик), и подписью самого работника, владельца трудовой книжки.
• После подписей проставляется печать организации (при ее наличии).

Ознакомление работника под расписку

Просто внести запись в трудовую книжку недостаточно. Закон требует обязательного ознакомления работника с внесенными данными.

С каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку (о приеме, переводе или увольнении), администрация обязана ознакомить владельца этой книжки под расписку. Для этого в личной карточке работника (типовая межведомственная форма № Т-2) повторяется точная запись из трудовой книжки, и сотрудник ставит свою подпись, подтверждая, что с документом ознакомлен и согласен.

Важные нюансы и частые ошибки

1. Сокращения запрещены. Все слова в трудовой книжке должны быть написаны полностью. Нельзя писать «п.» вместо «пункт», «ст.» вместо «статья», «ТК РФ» вместо «Трудовой кодекс Российской Федерации».
2. Точное цитирование. Обязательно указывайте пункт, часть и статью кодекса именно так, как они сформулированы в законе. Например, неправильно указать просто «статья 77» без конкретизации пункта и части.
3. Зачеркивания. В разделе «Сведения о работе» зачеркивать неверные записи нельзя. Ошибочная запись признается недействительной путем внесения новой записи с новым порядковым номером.

Соблюдение этих несложных, но строгих правил позволит избежать трудовых споров, штрафов от трудовой инспекции и обеспечит работнику беспроблемное подтверждение его стажа в будущем.