Трудовая книжка (ТК) или сведения о трудовой деятельности (СТД) — это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую историю работника. С 1 января 2021 года в России действует двухформатная система: бумажная трудовая книжка и электронная трудовая книжка (ЭТК). Заведение нового документа (как бумажного, так и электронного) требует от работника подачи письменного заявления работодателю. В этой статье вы найдете подробные образцы, инструкции по заполнению и важные юридические нюансы.

Когда требуется заведение трудовой книжки?

Заведение (то есть первичное оформление) трудовой книжки необходимо в следующих случаях:

• При трудоустройстве впервые (у гражданина, ранее не имевшего трудового стажа).
• При восстановлении на работе после увольнения, если предыдущая книжка утеряна или была уничтожена.
• При переходе на работу из другой организации, если у работника не было трудовой книжки (например, у выпускника вуза, который не работал официально).
• При выборе формата (бумажный или электронный) после 1 января 2021 года, если у работника ранее не было ТК/ЭТК.

Два формата: что выбрать?

Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от , с 2021 года работник имеет право выбора:

1. Бумажная трудовая книжка — традиционный формат. Выдается работодателем при первом трудоустройстве или по запросу.
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) — сведения храняться в государственном реестре (на портале Госуслуг). Работодатель вносит информацию в электронный реестр. Доступ к ней всегда можно получить через личный кабинет на Госуслугах.

Ключевой срок: Если у работника на 31 декабря 2020 года не было ни бумажной ТК, ни ЭТК, он должен был до 1 января 2021 года подать заявление о выборе формата. Если заявление не было подано, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку (ч. 2 ст. 2 ФЗ № 439-ФЗ). Однако на практике при первом трудоустройстве после 2021 года заявление подается в любом случае.

Образец заявления на заведение бумажной трудовой книжки

Заявление пишется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты. Оно подается на имя руководителя организации (или уполномоченного лица) в двух экземплярах (один — с отметкой о принятии — остается у работника).

Как заполнить заявление (пошагово):

1. Реквизиты руководителя: Указать должность, ФИО руководителя организации (можно уточнить на сайте компании или в приказе о приеме).
2. Ваши данные: ФИО полностью, паспортные данные, адрес, телефон.
3. Суть просьбы: Четко указать «Прошу завести мне бумажную трудовую книжку» и причину (прием на работу, восстановление и т.д.). Указать дату предполагаемого приема.
4. Ссылка на закон: Упомянуть ст. 66, 67 ТК РФ (они регулируют порядок заведения и ведения ТК).
5. Обязательство: Стандартная фраза об обязуюсь предоставлять книжку для записей.
6. Приложение: Указать, что к заявлению прилагается копия паспорта.
7. Дата и подпись: Обязательны!

Образец заявления на заведение электронной трудовой книжки (ЭТК)

Форма заявления на ЭТК также не установлена законом, но его содержание должно быть ясным. После подачи заявления работодатель обязан создать вам запись в реестре ЭТК и сообщить вам данные для доступа (логин/пароль или способ входа через Госуслуги).

Особенности заявления на ЭТК:

• Укажите email — на него придет информация для входа в реестр.
• Работодатель не вправе отказать в создании ЭТК, если вы выбрали этот формат.
• После создания ЭТК вы получите уведомление (часто на email) с инструкцией по подключению через Госуслуги.
• Согласие на обработку персональных данных для ведения ЭТК обычно оформляется отдельным документом (приложение к заявлению или отдельное согласие).

Куда подавать заявление?

Заявление подается в отдел кадров (ОК) или кадровую службу вашего работодателя. Можно передать лично под расписку, отправить заказным письмом с уведомлением или через внутреннюю систему документооборота компании. Рекомендуется получить на своем экземпляре отметку о принятии (дата, подпись, печать).

Что дальше? Пошаговый алгоритм для работника

1. Определитесь с форматом (бумажный или электронный). Если сомневаетесь, выберите бумажный — его проще контролировать физически.
2. Напишите заявление по одному из приведенных выше образцов.
3. Подайте заявление в ОК в день приема на работу или до заключения трудового договора.
4. Получите документ:
   • Для бумажной ТК — вам выдадут саму книжку с первой записью (приказ о приеме).
   • Для ЭТК — получите уведомление с данными для доступа в реестр (логин/пароль или ссылку).
5. Проверьте запись: В бумажной книжке — сверьте данные в первой записи. В ЭТК — войдите в реестр через Госуслуги и убедитесь, что сведения о приеме на работу внесены корректно.
6. Храните документ: Бумажную книжку храните в надежном месте. Данные ЭТК всегда доступны на портале Госуслуг, сохраните логин и пароль.

Частые вопросы (FAQ)

Можно ли поменять формат после выбора?

Да. Работник вправе в любой момент подать заявление о переходе с бумажного формата на электронный или наоборот. Для этого нужно написать новое заявление на имя работодателя. При переходе на ЭТК работодатель создаст запись в реестре, а бумажную книжку (если она была) вернет вам.

Что делать, если работодатель отказывается завести книжку?

Отказ незаконен. Трудовой договор не может быть заключен без оформления трудовой книжки (или записи в ЭТК). Нужно:

1. Направить работодателю письменное требование (заявление) с отметкой о вручении.
2. Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в прокуратуру.
3. При необходимости — в суд для признания трудовых отношений и обязания работодателя оформить документ.

Нужно ли заводить книжку, если я работаю по договору ГПХ?

Нет. Трудовая книжка и ЭТК ведутся только при оформлении трудовых отношений (на основании трудового договора). По договорам гражданско-правового характера (ГПХ) запись в трудовую книжку не вносится.

Заведение трудовой книжки, это ваше законное право и важный шаг в оформлении трудовых отношений. Ключевое, правильно выбрать формат (бумажный или электронный) и своевременно подать простое письменное заявление. Сохраняйте копии всех заявлений и документов. Если у вас возникнут сложности, обращайтесь в государственные надзорные органы. Помните, что ваша трудовая книжка (бумажная или электронная), это ваша история труда, от которой зависит размер будущих пенсионных выплат и подтверждение стажа.

Статья подготовлена на основе анализа действующего законодательства (ТК РФ, ФЗ № 439-ФЗ) и практики применения. Рекомендуется уточнять детали в конкретной организации или у юриста.