В 2026 году процедура оформления документов при увольнении сотрудника претерпела значительные изменения, связанные с окончательным переходом на цифровые форматы учета стажа. Однако вопросы о том, как правильно вносить записи и что делать с бумажными аналогами, остаются критически важными для кадровиков и работодателей. В данной статье мы подробно разберем нюансы заполнения трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) при увольнении на новую работу.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): основной формат в 2026 году
С 2025 года подавляющее большинство сотрудников в России работают без бумажной трудовой книжки по собственному выбору или потому, что устроились на работу впервые. Основным документом о трудовой деятельности теперь является электронный реестр, данные из которого передаются в Социальный фонд России (СФР).
Когда и как заполнять ЭТК при увольнении?
Процесс внесения записи об увольнении в электронную трудовую книжку строго регламентирован:
- Срок подачи: Работодатель обязан передать сведения в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.
- Способ передачи: Данные отправляются через систему электронного документооборота (СЭД) или личный кабинет страхователя.
- Содержание записи: В электронном виде фиксируется дата увольнения, основание (со ссылкой на статью ТК РФ) и причина расторжения договора.
Сотрудник всегда может проверить, передал ли работодатель сведения в Социальный фонд, через портал «Госуслуги» или в клиентских службах СФР. Ошибки в электронных записях исправляются путем подачи корректирующего отчета.
Бумажная трудовая книжка: особенности ведения и дубликатов
Несмотря на цифровизацию, у части работников сохранились бумажные трудовые книжки. Если сотрудник ранее не отказался от ведения бумажного варианта, работодатель обязан внести запись об увольнении и в него.
Правила заполнения при увольнении
- Запись вносится в день увольнения (последний рабочий день).
- Используется чернила черного, синего или фиолетового цвета.
- Запись должна полностью соответствовать формулировке в приказе об увольнении;
- Обязательно указываются должность лица, внесшего запись, его подпись и печать организации (при наличии).
Новации 2026 года: подтверждение стажа и дубликаты
Важной новацией является порядок работы с дубликатами и подтверждением стажа. При оформлении дубликата трудовой книжки информация о трудовой деятельности работника за период начиная с 1 января 2003 года, подтверждаеться исключительно информацией из электронных баз данных СФР. Это означает, что бумажные архивы за этот период могут запрашиваться только в исключительных случаях, когда электронные данные утеряны или некорректны.
Если сотрудник потерял бумажную трудовую книжку, ему не нужно собирать справки со всех мест работы за последние 20 лет. Достаточно подать заявление работодателю (или в СФР), который сформирует дубликат на основе данных электронного реестра.
Формулировки записей при увольнении по собственному желанию
Один из самых частых вопросов касается правильной формулировки записи. При увольнении по собственному желанию запись должна звучать строго в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Пример правильной записи:
- «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Важно не допускать сокращений и искажений, таких как «уволен по собственному желанию» без ссылки на статью закона, хотя в разговорной речи такая формулировка допустима, в документе она должна быть юридически точной.
Ситуация с внутренними совместителями
Отдельного внимания требует случай, когда сотрудник работает в организации как штатный сотрудник и как внутренний совместитель. Если сотрудник написал заявление на переход на электронную трудовую книжку, все записи (и по основной должности, и по совместительству) вносятся в единый электронный реестр.
При увольнении с одной из должностей (например, только с должности совместителя) запись вносится соответствующая. Если происходит полное увольнение из организации, вносится одна запись о расторжении трудового договора, охватывающая все занимаемые должности, либо две отдельные записи, в зависимости от того, как оформлены трудовые договоры.
Что получает сотрудник на руки?
В 2026 году при увольнении работнику выдаются:
- Копия приказа об увольнении (по запросу).
- Справка о сумме заработка (форма 182н или ее электронный аналог).
- Выписка из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р), если работник не имеет доступа к порталу Госуслуг или попросил выдать её в бумажном виде;
- Бумажная трудовая книжка (только если велась и сотрудник не переходил на ЭТК).
Выписка СТД-Р содержит полную историю трудовой деятельности у данного работодателя и является официальным документом, подтверждающим стаж.
Правильное заполнение трудовых книжек при увольнении — это гарантия отсутствия проблем у сотрудника при устройстве на новую работу и получении пенсии. Работодателям в 2026 году необходимо уделять особое внимание своевременности передачи данных в СФР, так как электронная трудовая книжка стала безальтернативным стандартом. Помните: любая задержка или ошибка в электронной базе может потребовать времени на исправление, поэтому проверяйте данные перед отправкой.