Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Её правильное оформление при увольнении, не просто формальность, а критически важный процесс, влияющий на начисление пенсии, трудоустройство в будущем и соблюдение трудового законодательства. С 1 января 2026 года в России завершён переходный период к электронным трудовым книжкам (ЭТК), что изменило некоторые процедуры. Ниже — подробная, пошаговая инструкция по оформлению трудовых книжек при увольнении в 2026 году.
Основные принципы оформления
- Трудовая книжка — документ строгой отчётности. Любая ошибка может привести к срыву расчёта страхового стажа и, как следствие, к уменьшению размера пенсии.
- Записи вносятся только на основании официальных приказов работодателя.
- Все записи должны быть понятными, точными и соответствовать Трудовому кодексу РФ.
- С 2026 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки для всех новых сотрудников, но бумажные книжки по-прежнему актуальны для тех, кто не переходил на ЭТК или уволился до 2026 года.
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) и увольнение
С 1 января 2026 года все работодатели обязаны вести трудовые отношения исключительно через ЭТК. Однако:
- Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК до увольнения, работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку с последней записью об увольнении.
- В бумажной книжке вносится запись: «Трудовая книжка выдана на руки работнику в связи с переходом на ведение трудовой деятельности в электронной форме» — с указанием даты выдачи и подписью работника.
- После этого все последующие сведения о трудовой деятельности (включая увольнение) заносятся только в ЭТК через систему ФСС РФ.
Важно!
Если сотрудник увольняется после перехода на ЭТК, но ранее не получал бумажную книжку — он не получает её при увольнении. Все данные о его трудовом стаже и увольнении хранятся в электронном виде в системе Пенсионного фонда России (ПФР).
Пошаговая инструкция по оформлению бумажной трудовой книжки при увольнении
Шаг 1: Оформление приказа об увольнении
На основании заявления сотрудника (по собственному желанию) или иного основания (сокращение, инициатива работодателя и т.д.) издаётся приказ об увольнении (форма № Т-8 или Т-8а). Приказ должен содержать:
- Номер и дату;
- ФИО сотрудника;
- Должность;
- Основание увольнения (со ссылкой на статью ТК РФ);
- Дата увольнения;
- Подпись руководителя и сотрудника (об ознакомлении).
Шаг 2: Внесение записи в трудовую книжку
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» в следующем порядке:
- Номер записи — по порядку (следующий после предыдущей записи).
- Дата увольнения — в формате «дд.мм.гггг».
- Основание увольнения, точная формулировка по ТК РФ:
- По собственному желанию: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- По инициативе работодателя (сокращение): «Уволен в связи с сокращением численности или штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
- По соглашению сторон: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- По истечении срока договора: «Трудовой договор прекращен по истечении срока, на который он был заключен, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Важно! Не допускаются сокращения, неофициальные формулировки (например, «уволен по собственному желанию» без ссылки на статью ТК РФ) — это может быть признано нарушением.
Шаг 3: Подпись и печать
- Запись заверяется подписью ответственного лица (кадровика или руководителя).
- Накладывается печать организации (если она используется).
- В графе «Примечание» указывается: «Трудовая книжка выдана на руки» — с датой и подписью работника.
Шаг 4: Выдача трудовой книжки
Трудовая книжка выдаётся работнику в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). Если работник отсутствует — книжка направляется заказным письмом или передаётся по доверенности. При отказе от получения — оформляется акт о невозможности выдачи.
Особенности при увольнении после перехода на ЭТК
Если сотрудник уже перешёл на электронную трудовую книжку:
- Бумажная книжка не выдаётся при увольнении — она уже была выдана ранее при переходе на ЭТК.
- Все сведения об увольнении заносятся в ЭТК в течение 1 рабочего дня после издания приказа.
- Работник может самостоятельно проверить актуальность данных через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте ПФР.
Частые ошибки и последствия
Неправильное оформление трудовой книжки — одна из самых распространённых причин отказа в назначении пенсии. Вот типичные ошибки:
- Отсутствие ссылки на статью ТК РФ — запись признаётся недействительной.
- Неправильная дата — не совпадает с датой приказа или последнего рабочего дня;
- Исправления карандашом или корректором, недопустимы. Любые исправления требуют аннулирования записи и внесения новой с пояснением.
- Отсутствие подписи или печати — запись не имеет юридической силы;
- Выдача книжки позже дня увольнения — влечёт административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ).
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Если трудовая книжка утеряна до увольнения, работодатель обязан:
- Выдать дубликат на основании документов (приказы, справки, трудовые договоры).
- В дубликате указать: «Дубликат трудовой книжки выдан взамен утраченной».
- Все записи, включая увольнение, вносятся на основании подтверждённых документов.
Оформление трудовой книжки при увольнении — это не просто бумажная формальность. Это гарантия будущего сотрудника: его права на пенсию, социальные выплаты, трудоустройство в новой организации. С 2026 года система стала более прозрачной благодаря ЭТК, но бумажные книжки по-прежнему требуют безупречного оформления.
Рекомендация работодателям: назначьте ответственного за ведение трудовых книжек, проведите регулярный аудит записей, используйте шаблоны и чек-листы для исключения ошибок.
Рекомендация работникам: всегда проверяйте запись об увольнении при получении трудовой книжки. Если что-то не так — требуйте исправления. Не забывайте сохранять копии приказов и всех документов, связанных с трудоустройством.
Правильно оформленная трудовая книжка — это не просто документ. Это ваша трудовая история, защищённая законом.