Вопрос оформления трудовых отношений с временно работающими сотрудниками часто вызывает затруднения у специалистов по кадрам и бухгалтеров. В условиях стремительной цифровизации документооборота в России, важно четко понимать, в каких случаях необходимо заводить трудовую книжку, а когда это не требуется.

Что такое трудовая книжка и какова ее роль?

Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина, его стаж и квалификацию. В нее работодатель вносит сведения о приеме на работу, переводах на другие должности, увольнении и других важных кадровых изменениях.

Ключевым фактором здесь является тип договора, который заключается между работодателем и работником. Временно работающие могут привлекаться по разным схемам:

Трудовой договор на определенный срок (Срочный трудовой договор)

Если с работником заключается срочный трудовой договор (например, на время исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника или на выполнение конкретного объема работ), он считается полноценным работником. В этом случае:

• Оформление трудовой книжки обязательно.
• Запись о приеме на работу вносится в соответствии с общими правилами ведения трудовых книжек.
• Срок действия договора фиксируется в приказе, но в самой книжке обычно делается стандартная запись о приеме.

Гражданско-правовой договор (ГПХ)

Если человек привлекается для выполнения конкретной разовой услуги или работы по договору ГПХ, он не является штатным сотрудником организации. В этом случае:

• Трудовая книжка не заводится и записи в нее не вносятся.
• Отношения регулируются Гражданским, а не Трудовым кодексом.
• Стаж по договору ГПХ не фиксируется в трудовой книжке, но может быть учтен в страховом стаже при наличии отчислений в Социальный фонд (СФР).

Электронные трудовые книжки (ЭТК) и современность

С 2021 года в России произошел масштабный переход на цифровой формат учета стажа. Это существенно упростило работу с временно работающим персоналом.

Основные правила работы с ЭТК:

1. Цифровой формат по умолчанию: При приеме на работу специалисты по кадрам теперь в основном заполняют электронные сведения.
2. Сосуществование форматов: Бумажная книжка продолжает вестись параллельно с электронной, если работник не написал заявление об отказе от ее ведения.
3. Удобство для работника: Сведения о временной работе в электронном виде доступны сотруднику через портал Госуслуг или личный кабинет СФР.

Важные нюансы и риски

Работодателям следует быть осторожными при оформлении «временных» сотрудников по договорам ГПХ, если фактически они выполняют функции штатного работника (соблюдают график, имеют рабочее место, получают ежемесячную оплату). В таком случае:

• Проверяющие органы могут признать договор ГПХ трудовым договором.
• Работодателя обяжут внести запись в трудовую книжку сотрудника.
• Могут быть наложены штрафы за нарушение трудового законодательства.