Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность работника, его стаж, переводы, увольнения и другие важные события. С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), а к 1 января 2026 года переходный период будет завершён. В статье рассмотрим, как вести трудовую книжку (бумажную и электронную) в случае временного трудоустройства, какие особенности следует учитывать и какие действия предпринимать в случае утери или повреждения документа.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие оформление трудовой книжки:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ).
2. Приказ Минтруда России от № 555н «Об организации ведения электронных трудовых книжек».
3. Постановление Правительства РФ от № 2005 «О порядке введения в действие электронных трудовых книжек».
4. Федеральный закон от № 152‑ФЗ «О персональных данных» (вопросы защиты данных в ЭТК).

С 1 января 2026 года все новые трудовые отношения оформляются исключительно в электронном виде, а бумажные трудовые книжки могут использоваться только в исключительных случаях, предусмотренных законодательством.

Что такое временное трудоустройство?

Временное трудоустройство (труд по срочному договору, сезонная работа, проектные задания, работа через агентства по найму) характеризуется:

• Ограниченным сроком действия трудового договора (обычно до 1 года, но может быть и короче).
• Часто неполной занятостью (неполный рабочий день, гибкий график).
• Работой в разных организациях в течение одного календарного года.

Несмотря на временный характер, такие отношения требуют обязательного отражения в трудовой книжке, поскольку они влияют на общий трудовой стаж, пенсионные начисления и социальные выплаты.

Электронная vs бумажная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Преимущества ЭТК:

• Удобство – запись производится непосредственно в системе «Госуслуги» или в корпоративном портале работодателя.
• Защита от потери – данные хранятся в государственном реестре, недоступны к физическому повреждению.
• Автоматическое обновление – при переходе работника в другую организацию запись делается мгновенно.
• Сокращение бумажной волокиты – нет необходимости в печати, подписи и пересылке бумажных документов.

Требования к использованию ЭТК:

1. Работодатель обязан иметь лицензию на ведение ЭТК и подключение к единой государственной системе.
2. Работник должен подтвердить наличие ЭТК через портал «Госуслуги» (получить QR‑код или ссылку).
3. Все записи (приём, перевод, увольнение, изменение условий труда) вносятся в электронный реестр в течение 3 рабочих дней с момента события.

Бумажная трудовая книжка

С 2026 года бумажные трудовые книжки могут использоваться только в следующих случаях:

• Работник отказывается от ЭТК (закон допускает отказ в письменной форме).
• Работодатель не имеет технической возможности вести ЭТК (например, небольшие сельские предприятия).
• Особые категории работников, для которых закон предусматривает сохранение бумажного документа (например, некоторые категории военнослужащих).

При временном трудоустройстве бумажная книжка заполняется в традиционном порядке: запись делается от руки, подпись ставится у работодателя, а также ставится печать организации.

Как правильно оформить запись о временной работе

Приём на работу

Для обоих форматов (ЭТК и бумажной) запись должна включать:

1. Дата приёма на работу.
2. Наименование организации, её ИНН и ОКПО.
3. Должность (или вид работ) и условия труда.
4. Срок трудового договора (указывается «с … по …» или «на срок до …»).
5. Подпись (для ЭТК – электронная подпись работодателя; для бумажной – подпись и печать).

Перевод или изменение условий труда

Если в течение временного контракта меняются условия (например, перевод в другое подразделение), необходимо:

• Сделать дополнительную запись в той же книжке (ЭТК – новая запись в системе, бумажная – новая строка).
• Указать дату изменения, новое подразделение, новую должность и причину перевода.

Увольнение (окончание срока договора)

При завершении временного контракта запись должна содержать:

1. Дата увольнения (обычно совпадает с окончанием срока договора).
2. Основание увольнения (например, «истечение срока трудового договора»).
3. Подпись работодателя (ЭТК – электронная подпись, бумажная – подпись + печать).

Важно: даже если работник переходит в другую компанию сразу после окончания временного контракта, запись об увольнении обязана быть сделана.

Специфика для разных форм занятости

Сезонные работы

Сезонные работники часто работают несколько раз в год в разных организациях. Для них рекомендуется:

• Вести одну ЭТК, в которой фиксируются все сезонные контракты.
• Если используется бумажная книжка, сохранять её в надёжном месте и просить каждый раз работодателя ставить запись.

Работа через агентства по найму (временный персонал)

Агентство является официальным работодателем, поэтому запись в трудовой книжке делается от имени агентства. При передаче работника в клиентскую компанию в книжке указывается:

• «Работа в рамках договора с агентством «ХХХ», клиент – ООО «YYY».
• Срок действия договора с агентством.

Проектные (контрактные) задания

Для проектных работ часто оформляются договоры подряда, а не трудовые договоры. В таком случае запись в трудовой книжке не требуется, если нет трудовых отношений (работник – подрядчик). Однако, если проектный сотрудник официально нанят по трудовому договору, запись обязательна.

Что делать, если трудовая книжка утеряна, повреждена или в ней есть ошибки

Утеря или порча бумажной книжки

1. Обратиться в отдел кадров последнего работодателя с просьбой выдать справку о трудовой деятельности.
2. Подать заявление в профсоюзную организацию или в Трудовую инспекцию о восстановлении записи.
3. Получить выписку из государственного реестра (можно через портал «Госуслуги») – она будет служить заменой бумажной книжке.

Ошибки в записях

Для исправления ошибок необходимо:

• Составить письменное заявление работника к работодателю с указанием конкретной ошибки.
• Работодатель вносит исправление (в ЭТК – корректирует запись, в бумажной – делает исправление с указанием причины и ставит подпись).
• Сохранить копию исправления в личных документах.

Переход на электронную форму

Если у вас была только бумажная книжка, а вы хотите перейти на ЭТК:

1. Зарегистрироваться на портале «Госуслуги» (если ещё нет аккаунта).
2. Подать заявление в отдел кадров текущего работодателя о переводе в электронный реестр.
3. Работодатель вносит все записи из бумажной книжки в ЭТК (это делается в течение 30 дней).
4. Получить подтверждение о завершении переноса (QR‑код, ссылка).

Практические рекомендации для работников с временным трудоустройством

• Проверяйте запись сразу после её внесения. В ЭТК это делается через личный кабинет «Госуслуги», в бумажной – просматривайте страницу.
• Сохраняйте копии трудовых договоров. Они могут понадобиться для подтверждения условий при спорах.
• Ведите собственный журнал. Записывайте даты начала и окончания каждого временного контракта, название работодателя и должность.
• Не откладывайте оформление увольнения. Даже если вы сразу переходите в другую компанию, запись об увольнении обязана быть сделана.
• При отказе от ЭТК оформляйте письменный отказ и сохраняйте подтверждение (скан письма, подпись работодателя).

Трудовая книжка (в любой форме) остаётся ключевым документом, подтверждающим ваш трудовой стаж, а значит, влияет на размер будущей пенсии, социальные выплаты и карьерные возможности. При временном трудоустройстве особое внимание следует уделять своевременной и корректной записи всех изменений. Переход к электронным трудовым книжкам упрощает процесс, но требует от работников и работодателей соблюдения новых процедур.

Помните, что правильное ведение трудовой книжки – ваш гарантированный способ защитить свои трудовые права в любой форме занятости.

Дата публикации: