В этой статье мы подробно рассмотрим процесс оформления трудовой книжки работника в 2026 году, включая бумажную и электронную формы. Мы разберем, когда требуется оформление, какие документы нужны и как правильно вести трудовую книжку.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – это официальный документ, который содержит сведения о трудовой деятельности работника. Она является важным подтверждением стажа работы и необходима для различных целей, таких как:

• Подтверждение трудового стажа при увольнении.
• Расчет пенсий и других социальных выплат.
• При получении кредитов и других финансовых продуктов.
• Для подтверждения опыта работы при трудоустройстве.

Бумажная трудовая книжка: актуальна ли она в 2026 году?

В 2026 году бумажная трудовая книжка оформляется только в следующих случаях:

• При первом трудоустройстве работника, если он никогда ранее не имел трудовой книжки.
• При выдаче дубликата утерянной или поврежденной бумажной трудовой книжки.

Важно! С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Поэтому, если работник уже имеет ЭТК, бумажная трудовая книжка ему не выдается.

Как оформить бумажную трудовую книжку новому сотруднику?

Если работник устраивается на работу впервые, необходимо выполнить следующие шаги:
Сбор документов:

• Паспорт работника.
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета).
• ИНН (идентификационный номер налогоплательщика).
• Документы об образовании (аттестат, диплом).
• Другие документы, предусмотренные трудовым договором (например, медицинская справка).

Оформление приема на работу:

• Подписание трудового договора с работником.
• Выпуск приказа о приеме на работу.

Заполнение трудовой книжки:

• Заполните трудовую книжку в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ. Внимательно заполняйте все поля, включая записи о приеме на работу, переводах, увольнении и других изменениях.
• Внесите записи о данных работника, дате приема на работу, должности, заработной плате и других сведениях.
• Записи в трудовой книжке должны быть сделаны аккуратно, разборчиво и без исправлений. Исправления допускаются только с указанием даты и подписи ответственного лица.

Подпись и печать:

• Заведующий отделом кадров (или уполномоченное лицо) должен подписать и поставить печать на каждой странице трудовой книжки.

Передача трудовой книжки работнику:

• После заполнения и подписания трудовой книжка передается работнику под роспись в специальном журнале.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): преимущества и особенности

Электронная трудовая книжка – это современный формат ведения учета трудовой деятельности работника. Она доступна в личном кабинете на сайте Социального фонда России (СФР) и портале gosuslugi.ru (при наличии подтвержденной учетной записи ЕСИА).

Преимущества ЭТК:

• Удобство: Доступ к информации о трудовом стаже в любое время и в любом месте.
• Безопасность: Защита от потери или повреждения данных.
• Экологичность: Отсутствие бумажного носителя.
• Простота: Не требует физического хранения и переноса.

Как оформить ЭТК?
В начале трудовых отношений работнику ничего делать не нужно для оформления ЭТК. Она создается автоматически при приеме на работу. Работодатель обязан зарегистрировать работника в системе ЭТК.

Как получить выписку из ЭТК?

Зайдите на сайт Социального фонда России (СФР) или портал gosuslugi.ru.
Авторизуйтесь с помощью учетной записи ЕСИА.
Перейдите в раздел «Выписка из электронной трудовой книжки».
Нажмите на кнопку «Получить выписку».
Выписка из ЭТК будет готова в течение 3 рабочих дней, но обычно доступна практически мгновенно.

Что делать, если работник потерял бумажную трудовую книжку?

Если работник потерял бумажную трудовую книжку, необходимо сделать следующее:

Заявление: Работнику необходимо написать заявление работодателю о потере трудовой книжки.
Дубликат: Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки. Дубликат оформляется на основании данных, имеющихся в трудовой книжке или в других документах, подтверждающих трудовой стаж.

Важные моменты

• Предприниматели не вносят в трудовую книжку свой предпринимательский стаж. Для пенсии он учитывается по данным об уплаченных страховых взносах в СФР.
• Работодатель обязан вести трудовую книжку работника в течение всего периода его работы.
• Трудовая книжка является документом строгой отчетности и должна храниться в кадровой документации организации.

Оформление трудовой книжки – важный этап трудовых отношений. В 2026 году все больше компаний переходят на электронную трудовую книжку, что делает процесс более удобным и безопасным. Соблюдение правил ведения и хранения трудовой книжки является обязанностью работодателя. В случае возникновения вопросов, рекомендуется обратиться к специалистам по кадровому делопроизводству.