Оформление стажера на работу, частый процесс в современных компаниях, который позволяет молодым специалистам получить опыт, а работодателям, оценить потенциального сотрудника. Одним из ключевых вопросов при этом является внесение записей в трудовую книжку. Нужно ли делать запись? Чем стажировка отличается от ученического договора? Как правильно заполнить документ?
В этой статье мы подробно разберем все нюансы оформления трудовой книжки стажеру, опираясь на актуальные требования трудового законодательства и кадрового делопроизводства на 2026 год.
Стажер или практикант: в чем разница для кадровика?
Прежде чем вносить записи в трудовую книжку, необходимо четко понимать статус стажера. В кадровом деле существует два принципиально разных понятия:
- Стажировка в рамках трудовых отношений. Если человек выполняет трудовую функцию, ему поручается конкретная работа, и работодатель обязан выплачивать ему зарплату (оплата стажировки по ТК РФ обязательна), то со стажером заключается срочный трудовой договор. В этом случае оформление идет по всем правилам ТК РФ, и запись в трудовую книжку вносится обязательно.
- Ученический договор. Если стажер только обучается, приобретает новые навыки без исполнения трудовой функции, с ним заключается ученический договор. В этом случае трудовой договор не заключается, и запись в трудовую книжку не вносится.
Далее мы рассматриваем именно первый вариант — когда стажировка является частью трудовых отношений.
Общие правила внесения записи
Если со стажером заключен трудовой договор (срочный или бессрочный), оформление происходит в стандартном порядке. Главный принцип, который нужно запомнить: никаких особенностей при заполнении трудовой книжки на стажера нет.
Это значит, что:
- Запись делается по тем же правилам, что и для обычного сотрудника.
- Никаких пометок вроде «принят в качестве стажера» или «стажировка» в графе 3 раздела «Сведения о работе» делать не нужно.
- В трудовой книжке отражается только наименование должности так, как оно прописано в штатном расписании.
Пошаговая инструкция оформления
Шаг 1. Проверка документов
При устройстве на работу стажер должен предоставить стандартный пакет документов (ст. 65 ТК РФ):
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- Трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (выписку из электронной трудовой книжки — ЕТК).
Важно: Если стажер устраивается на работу впервые, трудовой книжки у него не будет. В этом случае работодатель заводит электронную трудовую книжку, а если в компании продолжается ведение бумажных бланков — кадровая служба предприятия сама оформляет и заводит новую трудовую книжку.
Если стажер направлен из учебного заведения или от другого работодателя, у него также может быть направление на стажировку в свободной форме;
Исходя из требований ТК РФ, на период стажировки между работодателем и стажером в обязательном порядке должен быть заключен срочный трудовой договор. После успешного окончания стажировки, если стороны договорились о продолжении сотрудничества, заключается стандартный бессрочный договор.
Шаг 3. Издание приказа
На основании заключенного договора издается приказ о принятии на работу практиканта (стажера). Стажер должен расписаться в приказе в первые три дня работы.
Шаг 4. Внесение записи в трудовую книжку
Заканчивается оформление на работу стажера записью в трудовую книжку (если она ведется в бумажном виде) и занесением данных о работнике в его личное дело (карточку Т-2, если в организации её продолжают вести).
Как именно сделать запись?
В штатном расписании компании должна быть должность с названием «Стажер» (например: «Стажер юриста», «Стажер маркетолога», «Стажер-разработчик»). Именно эта формулировка переносится в трудовую книжку.
Пример заполнения граф в разделе «Сведения о работе»:
- Графа 1 (№ записи): порядковый номер;
- Графа 2 (Дата): дата приема на работу;
- Графа 3 (Сведения о приеме…): «Принят(а) в отдел [название отдела] на должность стажера [название должности]»;
- Графа 4 (Основание): реквизиты приказа о приеме на работу.
Слова «стажировка» в этой записи быть не должно, только наименование должности согласно штатному расписанию.
Что делать после окончания стажировки?
Если стажировка прошла успешно и сотрудник остается работать в компании на постоянной основе, возможны два варианта развития событий:
- Перевод на основную должность. Если стажер переходит на полноценную должность (например, из «Стажера юриста» в «Юриста»), это оформляется как перевод. В трудовую книжку вносится новая запись о переводе на должность юриста.
- Продление работы. Если срочный договор заканчивается, но стороны заключают новый, бессрочный договор, назначается зарплата по новой должности. В этом случае также оформляется перевод или увольнение с последующим приемом, в зависимости от кадровой политики компании.
Также стоит отметить: если по итогам стажировки работник получил документ о квалификации (например, сертификат или удостоверение), работодатель имеет право внести в трудовую книжку работника запись о полученной им профессии, специальности, квалификации на основании этого документа.
Электронная трудовая книжка (ЕТК) и отчетность в СФР
Не стоит забывать, что с 2021 года в России ведутся электронные трудовые книжки. Если стажер впервые устраивается на работу, бумажная книжка ему не заводится, все сведения идут только в электронном виде.
При отражении данных о стажере в форме ЕФС-1, представляемой в Социальный фонд России (СФР), также никаких особенностей нет. Сведения подаются в стандартном порядке, как и по любому другому работнику.
Краткие итоги
Оформление стажера на работу — процесс, который не должен пугать кадровика. Главное помнить несколько базовых правил:
- Стажировка по трудовому договору = обычная работа. Запись в трудовую книжку вносится обязательно.
- В трудовой книжке делается запись о приеме на должность «Стажер» (согласно штатному расписанию), без слова «стажировка».
- Если заключен ученический договор, запись в трудовую не нужна.
- Если у сотрудника это первое место работы, книжку (электронную или бумажную) заводит работодатель.
Соблюдение этих простых правил позволит вам грамотно оформить стажера и избежать проблем с трудовыми и налоговыми инспекторами.