Трудоустройство студента — частая практика для многих организаций. Молодые кадры привлекают работодателей своей энергией и перспективностью, а студенты получают бесценный опыт и финансовую независимость. Однако у кадровых специалистов часто возникают вопросы: как правильно оформить трудовую книжку студенту, нужно ли её заводить, и какие записи вносить в графу «Образование»? В этой статье мы подробно разберем все нюансы оформления трудовых отношений со студентами.
Нужно ли студенту оформлять трудовую книжку?
Ответ на этот вопрос зависит от характера отношений между студентом и работодателем. Если студент устраиваеться на работу по трудовому договору (а не по договору гражданско-правового характера или на студенческую практику), оформление трудовой книжки обязательно.
Согласно ч. 4 ст. 65 ТК РФ, если для студента это первое место работы, обязанность по оформлению трудовой книжки лежит на работодателе. Работодатель должен завести ее не позднее пяти дней с момента начала работы сотрудника.
Что насчет практики и студенческих отрядов?
Здесь есть важное разграничение:
- Производственная практика по договору с учебным заведением: Если между студентом и работодателем не заключается трудовой договор, а студент просто проходит практику в рамках учебной программы, запись в трудовую книжку не вносится. Период такой практики подтверждаеться соответствующей справкой с указанием специальности, квалификации, должности и времени работы.
- Работа в студенческих отрядах: Период работы студентов, учащихся, аспирантов, клинических ординаторов в студенческих отрядах при прохождении производственной практики также подтверждается справкой. Однако, если со студентом заключается официальный трудовой договор, работа должна быть квалифицирована как трудовая и оформлена в соответствии с требованиями законодательства (включая внесение записи в трудовую книжку).
Электронная или бумажная?
По современным правилам (действующим в 2024-2026 годах), если вы берёте в штат студента или специалиста без официального опыта работы, бумажную книжку заводить не нужно. Новым сотрудникам, впервые устраивающимся на работу после 1 января 2020 года, оформляется электронная трудовая книжка (ЭТК). Сведения о их трудовой деятельности ведутся только в электронном виде и передаются в Пенсионный фонд (формы СЗВ-ТД и ЕФС-1).
Однако, если студент изъявит желание иметь бумажную трудовую книжку, он должен подать соответствующее заявление, и работодатель обязан её завести и вести параллельно с электронной.
Особенности заключения трудового договора со студентом
Прежде чем вносить записи в трудовую книжку, необходимо правильно оформить прием на работу. Со студентом-очником можно заключить:
- Срочный трудовой договор (например, на время каникул или на срок до 5 лет).
- Трудовой договор на неопределенный срок.
Важно: студентам-очникам в обязательном порядке устанавливается неполное рабочее время (ст. 93 ТК РФ), чтобы работа не мешала учебе. Условие о неполном рабочем времени должно быть прописано в трудовом договоре.
Даже если трудовой договор не был оформлен письменно, он все равно будет считаться заключенным, если работник-студент приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя;
Как заполнить трудовую книжку студенту: пошаговая инструкция
Если студент выбрал бумажную трудовую книжку или работодатель ведет её по ранее установленным правилам, при первичном оформлении необходимо заполнить ьный лист.
Заполнение сведений об образовании
Один из самых частых вопросов у кадровиков: что писать в графе «Образование», если студент еще учится?
Согласно правилам заполнения, в качестве документа, на основании которого вносятся сведения об образовании, используется паспорт или иной документ, а также документ об образовании. Но что делать, если диплом еще не получен?
- Нельзя писать «неполное высшее», такой формулировки в современном законодательстве об образовании не существует.
- Если студент поступил в ВУЗ, но еще не закончил его, в графе «Образование» можно оставить пустое место или поставить прочерк, а после успешного окончания обучения и предоставления диплома внести соответствующие записи (бакалавр, магистр, специалист).
- Если студент предоставил справку из учебного заведения о периоде обучения, на момент оформления трудовой книжки графа «Образование» может не заполняться. Сведения вносятся на основании предоставленного документа об образовании (аттестата за 11 класс, если он есть, или диплома о СПО).
Заполнение сведений о приеме на работу
В разделе «Сведения о работе» в графе 3 пишется: «Принят в [название отдела] на должность [название должности]». В графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме на работу.
Если со студентом заключен срочный договор, в трудовой книжке не указывается, что договор срочный (то есть не пишется «принят на срок до…» или «по срочному договору»). Условие о срочности фиксируется только в самом договоре и приказе.
Документы для приема на работу студента
По общим правилам (ст. 65 ТК РФ) студент должен предоставить:
- Паспорт или заменяющий его документ;
- Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р / выписку из СТД-ПФР), если студент уже работал по трудовому договору;
- Документ об образовании (если работа требует специальных знаний);
- СНИЛС (для регистрации в системе персонифицированного учета и подачи отчетов в Социальный фонд);
- Справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется по специфике работы);
- Медицинскую книжку (для отдельных сфер — общепит, медицина и т.д.).
Справка с места учебы по общему правилу не является обязательным документом для заключения трудового договора, однако работодатель может запросить ее для подтверждения факта обучения (например, для предоставления льгот или оформления неполного рабочего времени).
Краткие выводы
- Если студент работает по трудовому договору, трудовая книжка оформляется по общим правилам.
- Если это первое место работы, студенту заводят электронную трудовую книжку (ЭТК). Бумажная оформляется только по его заявлению.
- При прохождении практики без заключения трудового договора запись в трудовую не вносится.
- В графе «Образование» недопустимо писать «неполное высшее». Запись делается на основании уже полученных документов (аттестат, диплом СПО) или вносится позже после получения диплома ВУЗа.
- Для студентов-очников обязательно установление неполного рабочего времени.
Соблюдение этих простых правил поможет кадровому специалисту без ошибок оформить трудовую книжку студенту и избежать штрафов со стороны трудовой инспекции.