Смерть сотрудника – это трагическое событие‚ которое требует от работодателя не только соблюдения человеческой этики‚ но и точного выполнения трудовых и кадровых норм. В данной статье подробно рассмотрен порядок действий при оформлении трудовой книжки умершего работника‚ подготовка необходимых документов‚ выдача книжки родственникам и дальнейшее хранение.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 84.1 – прекращение трудового договора в связи со смертью работника).
• Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» (подача формы ЕФС‑1 в СФР).
• Постановление Правительства РФ от  № 225 «О порядке ведения трудовых книжек и выдачи их работникам».
• Приказ Минтруда России от  № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения».
• Разъяснения Минтруда и Роструда (письма‚ методические рекомендации) – актуальные на 2026 год.

Эти документы определяют‚ что при смерти работника трудовые отношения прекращаются автоматически‚ работодатель обязан:

1. издать приказ об увольнении в связи со смертью;
2. сделать запись в трудовой книжке;
3. выдать трудовую книжку (или её копию) родственникам;
4. выплатить все причитающиеся суммы (заработная плата‚ компенсации‚ отпускные и т.д.);
5. сдать в СФР форму ЕФС‑1 с заполненным подразделом 1.1 (сведения о застрахованном лице).

Порядок действий работодателя после получения извещения о смерти

Подтверждение факта смерти

Для начала кадровых процедур необходим один из следующих документов:

• Свидетельство о смерти (оригинал или заверенная копия);
• Судебное решение о признании работника умершим или безвестно отсутствующим (если свидетельство отсутствует).

Издание приказа об увольнении

Приказ составляется в произвольной форме‚ но должен содержать:

• название организации;
• дату и номер приказа;
• Ф.И.О. умершего сотрудника;
• должность‚ структурное подразделение;
• основание – «смерть работника» (ссылка на ст. 84.1 ТК РФ);
• дата увольнения – следующий рабочий день после дня издания приказа (или день смерти‚ если это рабочий день).

Внесение записи в трудовую книжку

Запись делается в разделе «Сведения о работе» (обычно – последний лист). Формат записи:

Дата – Причина увольнения – Наименование организации – Номер и дата приказа – Подпись уполномоченного лица и печать организации.

Пример записи:
 – Уволен в связи со смертью работника – ООО «Альфа-Тех» – Приказ № 125 от – Подпись: __________________ (И.И. Иванов‚ руководитель отдела кадров) – Печать.

Выдача трудовой книжки родственникам
Трудовая книжка выдается:

лицу‚ представившему свидетельство о смерти и документ‚ подтверждающий родство (паспорт‚ свидетельство о рождении‚ браке и т.д.);
под расписку о получении (см. образец ниже) либо отправляется почтой с описью вложения по письменному заявлению родственника.

Если за документами никто не обратился в течение пяти лет‚ работодатель обязан хранить трудовую книжку в течение 50 лет с даты увольнения (ст. 66 ТК РФ).
Выплата причитающихся сумм
К выплате относятся:

заработная плата за отработанные дни месяца смерти;
компенсация за неиспользованный отпуск;
северные надбавки‚ премии и другие выплаты‚ предусмотренные локальными актами;
выплаты по страховым случаям (если имеются).

Все суммы выплачиваются в течение десяти рабочих дней с дня получения документов‚ подтверждающих право на получение (ст. 140 ТК РФ).
Сдача отчетности в СФР
Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа необходимо представить в СФР форму ЕФС‑1 с заполненным подразделом 1.1 (сведения о застрахованном лице). В подразделе указываются:

Ф.И.О.‚ дата рождения‚ СНИЛС;
дата прекращения страхового случая (дата смерти);
причина прекращения – «смерть».


Образец расписки в получении трудовой книжки умершего работника
Ниже представлен типовой бланк расписки‚ который можно распечатать и заполнить от руки или в электронном виде.

РАСПИСКА
Я‚ _____________________________ (Ф.И.О. полностью)‚ паспорт серии ______ № ____________‚ выдан ____________________ «___» __________ ____ г.‚ код подразделения: ______‚ зарегистрированный по месту жительства по адресу: _____________________________‚
настоящим подтверждаю получение в отделе кадров _____________________________ (наименование организации) надлежащим образом оформленной трудовой книжки серии ______ № ____________‚ принадлежавшей моему родственнику _____________________________ (указать вид родственных отношений: супруг/супруга‚ родитель‚ ребёнок‚ брат/сестра и т.д.)‚ _____________________________ (Ф.И.О. умершего)‚ умершего ___ __________ ____ г.
Дата получения: «___» __________ ____ г.
Подпись: ___________________

При отправке трудовой книжки по почте к расписке прилагается опись вложения и копия заявления родственника о выдаче документа.

Хранение и учет трудовых книжек умерших сотрудников

Если трудовая книжка не востребована‚ она помещается в личную карточку сотрудника и хранится в отделе кадров в течение 50 лет с даты увольнения.
В книге учёта движения трудовых книжек делается отметка о выдаче (или о невозможности выдачи) с указанием даты‚ Ф.И.О. получателя и основания (свидетельство о смерти‚ расписка и т.д.).
При уничтожении документов по истечении срока хранения составляется акт о уничтожении в соответствии с внутренним регламентом организации и Федеральным законом «О архивном деле».


Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли выдать трудовую книжку не родственнику‚ а‚ например‚ доверенному лицу?
Да‚ если у доверенного лица есть нотариально заверенная доверенность от родственника на получение трудовой книжки и других документов умершего.
Нужно ли делать запись в трудовой книжке‚ если работник умер в отпуске?
Да. Основание увольнения – смерть работника. Запись делается независимо от того‚ был ли сотрудник на больничном‚ в отпуске или на работе.
Что делать‚ если родственники отказываются принимать трудовую книжку?
В этом случае работодатель обязан хранить книжку в течение 50 лет‚ сделав отметку в книге учёта о refusal получения.
Нужно ли извещать Пенсионный фонд (СФР) о смерти работника‚ если он не был застрахован?
Если работник не был застрахован в ОПС‚ извещение не требуется. Однако рекомендуется уведомить фонд для исключения возможных ошибок в учете.


Оформление трудовой книжки умершего работника – это строго регламентированный процесс‚ требующий внимательного отношения к документам и соблюдения сроков. Следуя представленному алгоритму‚ работодатель обеспечит:

законность прекращения трудового договора;
сохранение прав родственников на получение трудовой книжки и причитающихся выплат;
корректное ведение кадрового учета и отчетности в СФР;
минимизацию рисков административных штрафов и споров с наследниками.

Помните‚ что за каждой формальной процедурой стоит человеческая жизнь и уважение к памяти ушедшего коллеги. Поэтому помимо соблюдения норм права‚ проявляйте сочувствие и оказывайте поддержку родственникам в этот трудный период.