Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую историю работника. Правильное её оформление — прямая обязанность работодателя, за неисполнение которой предусмотрены штрафы. С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), которая постепенно заменяет бумажный носитель. В 2025-2026 годах правила окончательно изменились для вновь принимаемых сотрудников.

Ключевые изменения в законодательстве (2020-2026 гг.)

Важно помнить два главных правила:

• С 1 января 2020 года работодатель обязан при приеме на работу уточнить у сотрудника, хочет ли он вести трудовую книжку в электронном виде (ЭТК) или на бумаге (ст. 66.1 ТК РФ).
• С 1 января 2025 года при первом трудоустройстве в жизни (у человека нет ни одной записи о работе) работодатель не имеет права выдать бумажную трудовую книжку. Документ оформляется исключительно в электронном виде. Исключение — если у работника уже есть старая бумажная книжка, выданная до 2020 года.

Оформление бумажной трудовой книжки (если работник выбрал этот вариант)

Этот способ актуален для:

• Сотрудников, уже имеющих старые бумажные книжки.
• Работников, принятых до 2025 года, которые сделали осознанный выбор в пользу бумаги.
• Организаций, которые по объективным причинам (отсутствие доступа в интернет и т.д.) не могут вести ЭТК (но это нужно документально обосновать).

Пошаговая инструкция:

1. Приобретите blank-форму трудовой книжки. Это специальный бланк установленного образца, который можно купить в канцелярских магазинах или заказать у типографий. На обложке должен быть герб РФ (или региональный герб для госучреждений).
2. Заполните ьный лист.
   • ФИО (полностью, как в паспорте).
   • Дата рождения.
   • Сведения о профессиональном образовании (если есть).
   • Дата выдачи книжки.
3. Оформите первую запись о приеме на работу.
   • Номер и дата приказа о приеме.
   • Должность, структурное подразделение.
   • Основание для приема (например, «трудовой договор №… от …»).
   • Подпись руководителя организации (или уполномоченного лица) и печать организации.
4. Вручите книжку работнику под расписку. Сотрудник должен расписаться в отдельном документе (журнале выдачи или акте) о получении трудовой книжки. Сама книжка под роспись не передается;

Оформление электронной трудовой книжки (ЭТК) — основной способ с 2025 года

Электронная трудовая книжка — это официальный документ, который ведется в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). Все записи о работе (прием, увольнение, переводы) вносятся туда автоматически на основании сведений, которые работодатель обязан передавать в ПФР.

Что должен сделать работодатель:

1. Включите работника в ЭТК при приеме на работу. Это происходит автоматически в момент подачи сведений о трудовой деятельности (СДТД) в ПФР через отчетность (например, через СЗВ-ТД).
2. Передайте в ПФР сведения о трудовой деятельности (СДТД). Это делается ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. В сведениях указываются все кадровые события (прием, увольнение, отпуск, больничный и т.д.).
3. Сообщите работнику о его праве. При приеме на работу (особенно в 2025-2026 гг.) необходимо письменно уведомить сотрудника о том, что его трудовая книжка ведется в электронном виде, и разъяснить порядок доступа к ней.

Что должен сделать работник для доступа к своей ЭТК:

• Зарегистрироваться на портале Госуслуг (желательно с подтвержденной учетной записью).
• В личном кабинете на Госуслугах в разделе «Пенсия» найти сервис «Электронная трудовая книжка».
• Альтернативно: получить выписку из ЭТК через МФЦ или напрямую в отделении ПФР, предъявив паспорт.

Особый случай: переход с бумажной книжки на электронную

Если у работника уже есть старая бумажная книжка с записями, а он решил перейти на ЭТК, нужно сделать следующее:

1. Получить от работника заявление. Он должен письменно заявить о своем желании перевести записи из бумажной книжки в электронную.
2. Сделать в бумажной книжке соответствующую запись. Образец записи:
   «Запись о трудовой деятельности, содержащаяся в настоящей трудовой книжке, перенесена в электронную трудовую книжку. Запись о переводе на электронную трудовую книжку внесена на основании заявления работника от [дата]. [Дата] [Подпись руководителя] [Печать]».
3. Передать информацию в ПФР. Работодатель обязан внести в ЭТК сотрудника все записи, которые были в его бумажной книжке. Это делается через систему отчетности (СЗВ-ТД) путем указания исторических данных.
4. Вернуть бумажную книжку работнику. После внесения записи о переходе книжка возвращается ее владельцу. Дальше вести ее не нужно.

Какие документы нужны для оформления (первичное устройство)

Независимо от формата (бумага/электрон), при приеме на работу потребуются:

• Паспорт РФ.
• СНИЛС.
• ИНН.
• Документы об образовании и квалификации (если работа требует специальной подготовки).
• Трудовой договор (в 2-х экземплярах).
• Приказ о приеме на работу.

Частые ошибки и ответы на вопросы

Ошибки:

• Выдача бумажной книжки первозанятому в 2026 году. Это прямое нарушение закона. Штраф для должностных лиц — от 5 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Отсутствие уведомления о переходе на ЭТК. Работодатель обязан проинформировать сотрудника. Лучше сделать это письменно (в виде приложения к трудовому договору или отдельного уведомления).
• Непередача сведений в ПФР в срок. Задержка отчетности (СЗВ-ТД) влечет штрафы.
• Внесение некорректных записей. В ЭТК нельзя исправлять ошибки. Для этого нужно подавать корректирующие сведения в ПФР с указанием причины.

Вопрос-Ответ:

В: Что делать, если у работника нет ни одной записи, но он настаивает на бумажной книжке?
О: С 2025 года вы не имеете права выдать бумажный бланк. Объясните ему преимущества ЭТК (не потеряется, доступ из любой точки, автоматический расчет стажа). Если он откажется от работы из-за этого — это будет его добровольный отказ.

В: Где хранятся данные ЭТК?
О: Вся информация хранится в единой государственной системе Пенсионного фонда России. Работодатель лишь передает в нее актуальные сведения.

В: Как выглядит выписка из ЭТК?
О: Это документ, выданный ПФР (или через Госуслуги), который содержит все те же записи, что и бумажная книжка: данные о работодателе, периоды работы, должности, причины увольнений. Он имеет реквизиты ПФР и подпись уполномоченного лица.

С 2025 года стандартом является электронная трудовая книжка для всех, кто впервые устраивается на работу. Работодателю необходимо:

1. Настроить процессы передачи сведений в ПФР (СЗВ-ТД).
2. Четко информировать новых сотрудников об ЭТК.
3. При наличии у сотрудника старой бумажной книжки — аккуратно оформить переход на электронный формат.

Бумажная трудовая книжка остается в силе только для тех, у кого она уже есть, или для отдельных категорий, оговоренных законом. Главное — действовать в строгом соответствии с Трудовым кодексом РФ, чтобы избежать административной ответственности и обеспечить защиту трудовых прав работника.

Дата актуализации информации: май 2026 года. Всегда сверяйтесь с последними изменениями в законодательстве.