Дата актуализации:

Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовой стаж работника, сведения о его должностях, заработной плате, отпусках и прочих условиях труда. С 1 января 2026 года в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Тем не менее многие организации продолжают использовать как бумажные, так и электронные формы. В статье подробно рассмотрены все этапы оформления трудовой книжки (бумажной и электронной) для нового сотрудника, а также юридические нюансы и типичные ошибки.

Содержание

1. Правовая база
2. Какие документы нужны сотруднику и работодателю
3. Оформление бумажной трудовой книжки
4. Оформление электронной трудовой книжки (ЭТК)
5. Обязанности работодателя
6. Типичные ошибки и как их избежать
7. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

Оформление и ведение трудовой книжки регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66‑71) – основные требования к трудовой книжке.
• Федеральный закон «Об электронных трудовых книжках» от 22 июля 2022 г. № 280‑ФЗ.
• Приказ Минтруда России № 5н от 30 января 2023 г. «Об утверждении формы и порядка заполнения электронных трудовых книжек».
• Постановление Правительства РФ № 1236 от 16 июля 2025 г. «О порядке перехода к использованию электронных трудовых книжек».

С 1 января 2026 года переходный период завершён: все новые трудовые отношения оформляются в форме ЭТК, а в бумажных книжках допускается только оформление для работников, которые по личному желанию отказываются от электронного варианта.

Какие документы нужны

Для сотрудника

1. Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
2. СНИЛС.
3. ИНН (если есть).
4. Трудовая книжка (если уже есть) – для переноса записей.
5. Согласие на обработку персональных данных (в форме, предусмотренной работодателем).

Для работодателя

1. Учредительные документы организации (Устав, свидетельство о регистрации).
2. Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (ИНН, ОГРН).
3. Приказ о приёме на работу (шаблон приказа – Приложение 1).
4. Договор (оферта) о предоставлении доступа к ЭТК (если используется электронный вариант).
5. Доступ к порталу Госуслуги или к системе «Электронная трудовая книжка» (для работодателя – подтверждённый аккаунт).

Оформление бумажной трудовой книжки

Бумажная трудовая книжка всё ещё может использоваться в двух случаях:

• Сотрудник отказывается от ЭТК (пишет заявление).
• Работодатель не имеет технической возможности вести ЭТК (малый бизнес, отсутствие доступа к интернету).

Шаги оформления

1. Получить пустую трудовую книжку. Приобрести в типографии, где печатаются официальные формы, или взять у регионального отделения Трудовой инспекции.
2. Оформить запись о приёме на работу. Внести в первую страницу:
   • ФИО сотрудника.
   • Дата рождения.
   • Серия и номер паспорта.
   • Дата приёма на работу.
   • Наименование организации, её ИНН и ОГРН.
   • Должность, условия труда (полный/неполный день, график).
   • Подпись руководителя и печать.
3. Подписать приказ о приёме на работу. Приказ должен быть подписан руководителем (или уполномоченным лицом) и заверен печатью.
4. Передать трудовую книжку сотруднику. Сотрудник подписывает страницу «Приём на работу» (стр. 1) и получает книжку в руки.
5. Вести последующие записи. При каждом изменении (перевод, повышение, отпуск, увольнение) вносится запись в соответствующий лист.

Важно: в бумажной форме запись о приёме должна быть сделана в течение трёх дней с момента начала работы, иначе работодатель может быть привлечён к административной ответственности.

Оформление электронной трудовой книжки (ЭТК)

ЭТК хранится в единой государственной системе и доступна через портал Госуслуги. Ниже – пошаговый алгоритм.

Подготовка работодателя

1. Создать (или привязать) корпоративный аккаунт в системе «Электронная трудовая книжка». Для этого нужен:
   • Квалифицированный сертификат электронной подписи (КЭП) юридического лица.
   • Регистрационный номер в реестре работодателей (РЕГИОН).
2. Настроить доступ сотрудников – добавить их в реестр через их СНИЛС и ИНН.
3. Подписать договор с оператором ЭТК (если используется платформа стороннего провайдера).

Регистрация нового сотрудника в ЭТК

1. Сотрудник входит в личный кабинет на Госуслугах (или в мобильное приложение «ЭТК»).
2. В разделе «Трудовая книжка» выбирает пункт «Подключить к работодателю» и вводит:
   • СНИЛС.
   • ИНН.
   • Код организации (ОГРН).
3. Работодатель получает уведомление о запросе и подтверждает его своей КЭП.
4. После подтверждения в системе автоматически создаётся запись о приёме на работу:
   • Дата начала работы.
   • Должность и условия труда.
   • Размер заработной платы (по желанию);
5. Сотрудник получает уведомление о том, что запись успешно внесена, и может просмотреть её в личном кабинете.

Последующие изменения

Все дальнейшие операции (переводы, повышение, отпуск, увольнение) вносятся в ЭТК тем же способом – через портал работодателя, подпись КЭП гарантирует юридическую силу записи;

Преимущества ЭТК

• Отсутствие риска потери или порчи бумажного документа.
• Мгновенный доступ сотрудника к своей трудовой истории.
• Автоматическое формирование справок (о стаже, о доходах) для государственных органов.
• Сокращение административных расходов (печать, хранение, доставка).

Обязанности работодателя

• Вести трудовую книжку (бумажную или электронную) в соответствии с ТК РФ.
• Своевременно (не позднее 3 рабочих дней) вносить запись о приёме на работу.
• Обеспечить сотруднику возможность ознакомиться с записью и подписать её (в случае бумажной книжки).
• Сохранять конфиденциальность персональных данных, обрабатываемых в ЭТК.
• При увольнении оформить запись о прекращении трудового договора и выдать сотруднику справку о трудовом стаже.
• Вести учёт всех изменений условий труда (перевод, изменение графика, повышение зарплаты) и фиксировать их в книжке.

Типичные ошибки и как их избежать

Часто задаваемые вопросы

Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, но только в том случае, если сотрудник явно отказывается от ЭТК. В этом случае обе формы считаются равнозначными, однако рекомендуется вести только одну, чтобы избежать двойного учета.

Что делать, если сотрудник потерял бумажную трудовую книжку?

Работодатель обязан оформить выписку из трудовой книжки (форма № Т-2) и выдать её сотруднику. При желании сотрудник может оформить новую книжку, но в ней будет отражён только текущий период работы.

Как быстро получить справку о трудовом стаже из ЭТК?

Сотрудник может сформировать справку в личном кабинете за 1–2 минуты. Работодатель может запросить автоматическую генерацию справки через API системы, если использует интегрированную HR‑платформу.

Нужно ли платить сотруднику за оформление трудовой книжки?

Оплата расходов, связанных с оформлением (покупка бумажной книжки, оплата услуг по получению КЭП) обычно ложится на работодателя, если иное не предусмотрено коллективным договором.

Можно ли изменить запись в трудовой книжке после её внесения?

Изменения допускаются только в случае ошибки. В бумажной книжке делается зачёркивание с указанием причины и подписью руководителя. В ЭТК запись корректируется через повторную подпись КЭП с указанием причины исправления.

Оформление трудовой книжки – обязательный процесс, который гарантирует законность трудовых отношений и защищает интересы обеих сторон. С 2026 года в России полностью функционирует система электронных трудовых книжек, что упрощает администрирование и повышает прозрачность данных. Тем не менее, знание правил работы с бумажными книжками остаётся важным, особенно для небольших предприятий и сотрудников, предпочитающих традиционный формат.

Следуя приведённому пошаговому руководству, вы сможете без ошибок оформить трудовую книжку (бумажную или электронную) для любого нового сотрудника, соблюдая требования Трудового кодекса и актуального законодательства.

Помните: своевременное и корректное ведение трудовой книжки – залог доверия в коллективе и защита от возможных юридических споров.