Трудовая книжка — один из ключевых документов, подтверждающих стаж работника. С 2020 года в России действует переходный период: наряду с традиционными бумажными трудовыми книжками появились электронные аналоги. В этой статье разберём, что нужно для оформления трудовой книжки в 2026 году, какие документы потребуются и какие правила следует учитывать.
Основные правила оформления трудовой книжки
Самое главное помнить, что трудовая книжка оформляется впервые при приёме на работу. Она выдаётся работнику в день его поступления на работу. При этом для лиц, впервые поступивших на работу после 2020 года, бумажная трудовая книжка не заполняется (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от № 439-ФЗ).
Что нужно для оформления трудовой книжки: документы
Для оформления трудовой книжки работник должен предоставить работодателю следующий пакет документов:
- Паспорт — для подтверждения личности и заполнения титульного листа
- СНИЛС — для идентификации в системе СФР
- Документы об образовании, при необходимости
- Заявление о выборе формата трудовой книжки, для тех, кто имеет право на бумажную версию
Бумажная vs электронная трудовая книжка: что выбрать
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки. Электронная трудовая книжка оформляется автоматически при первом трудоустройстве — от работника требуется лишь предоставить актуальные и правдивые данные и документы для трудоустройства.
Где посмотреть сведения из ЭТК:
- Личный кабинет на сайте Социального фонда России (СФР)
- Портал Госуслуг (при наличии подтверждённой учётной записи ЕСИА)
- Через работодателя
- В МФЦ
Бумажная трудовая книжка
Бумажную трудовую книжку по новым работникам заполнять необязательно — это делается только по желанию самого сотрудника. Однако для электронных трудовых книжек таких оговорок в статье 66.1 ТК РФ нет.
Право на ведение бумажной трудовой книжки сохраняют:
- Работники, у которых бумажная книжка была заведена до 2020 года
- Те, кто официально отказался от перехода на электронный формат
Как получить сведения о трудовой деятельности
Чтобы получить сведения о своей трудовой деятельности, работник может:
| Способ | Где обратиться |
| Через работодателя | На основном месте работы |
| Через МФЦ | Многофункциональный центр |
| Онлайн | Портал Госуслуг |
| Через СФР | Сайт Социального фонда России |
Особые случаи
Работа по совместительству
При работе по совместительству нужно сообщать своему основному работодателю, что хотите внести данные об этой работе в ЭТК (статья 66 ТК РФ).
Дубликат трудовой книжки
Если бумажная трудовая книжка утеряна или повреждена, необходимо оформить дубликат. Для этого нужно подать заявление по основному месту работы. Титульный лист, содержащий сведения о работнике, необходимо заполнять при выдаче дубликата и вкладыша в трудовую книжку.
Ключевые выводы
Очень важно чтобы работники помнили: переход к новому формату трудовой книжки добровольный и позволяет сохранять бумажную книжку столько, сколько это необходимо для тех, кто имел её до 2020 года.
В 2026 году основной формат — электронная трудовая книжка. Она исключает риск утери документов, упрощает получение выпискок и позволяет отслеживать стаж в режиме реального времени через личный кабинет на Госуслугах или сайте СФР.
Информация актуальна на . При оформлении трудовой книжки рекомендуется консультироваться с кадровым специалистом вашей организации или проверять актуальные требования законодательства.