Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж, условия работы и права сотрудника. В 2026 году правила её оформления претерпели значительные изменения: введён новый порядок ведения, обязательность электронных записей и обновлённые требования к ьному листу. Ниже приведено подробное руководство, как правильно оформить новую трудовую книжку при приёме на работу, включая как бумажный, так и электронный варианты.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
- Подтверждение стажа – документ, который учитывает все периоды работы.
- Права и льготы – наличие и точность записей влияют на пенсионные и социальные выплаты.
- Юридическая защита – при споре с работодателем трудовая книжка служит доказательством трудового договора.
Новые правила оформления (с 2021 года)
С сентября 2021 года действуют новые требования к оформлению трудовых книжек, которые закреплены в Приказе Минтруда РФ № 320н и Федеральном законе от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ. Ключевые изменения:
- Обязательность электронного ведения трудовой книжки для всех новых сотрудников.
- Печатная форма сохраняется только как «дубликат» или «вкладка» при переходе на электронную форму.
- Внесение записей в бумажную книжку возможно только в течение трёх рабочих дней после выдачи.
- При отсутствии предыдущей трудовой книжки работодатель обязан оформить новую с нуля.
Печатная и электронная форма
Сейчас большинство организаций используют электронную трудовую книжку (ЭТК), которую можно получить через портал Госуслуги. Однако при переходе на ЭТК работодатель обязан:
- Внести запись о приёме в бумажную трудовую книжку (если она была предоставлена).
- Записать заявление о переходе на электронную форму.
- Вернуть бумажную книжку сотруднику в течение трёх рабочих дней.
Когда нужна новая книжка?
- При первом приёме на работу, если сотрудник не имеет трудовой книжки.
- При потере или уничтожении прежней книжки – требуется оформить дубликат.
- При переходе на новый образец (с 2021 года) – необходимо использовать новый бланк.
Порядок заполнения новой трудовой книжки
ьный лист
ьный лист содержит основные сведения о сотруднике и работодателе. Заполняется при выдаче дубликата или первой книжки.
| Поле | Заполняется |
|---|---|
| ФИО сотрудника | Полностью |
| Дата и место рождения | Полностью |
| Серия и номер паспорта | Полностью |
| Дата выдачи | Текущая дата |
| Наименование работодателя | Полностью |
| Адрес работодателя | Полностью |
| Период работы (если есть) | Указывается при первом приёме |
Раздел «Сведения о работе»
В этом разделе фиксируются все кадровые перемещения: приёмы, переводы, увольнения, смены должностей.
- Дата приёма
- Наименование организации
- Должность
- Разряд/разрядный разряд
- Обязанности (опционально)
- Условия работы (опционально)
Запись о приёме на работу
Запись оформляется в соответствии с таблицей ниже. Важно соблюдать порядок и точность данных.
| № | Поле | Пример |
|---|---|---|
| 1 | Дата приёма | |
| 2 | Наименование организации | ООО «ТехноСервис» |
| 3 | Должность | Инженер по эксплуатации |
| 4 | Разряд/разрядный разряд | Разряд 2 |
| 5 | Обязанности | Обслуживание оборудования, составление тех. отчётов |
| 6 | Условия работы | Полный рабочий день, 40 часов/мес |
Запись о заявлении на электронную форму
Если сотрудник согласен перейти на ЭТК, работодатель должен внести запись:
«Заявление о переходе на электронную трудовую книжку»
Подпись сотрудника: ___________
Дубликат и потеря
При потере прежней трудовой книжки работодатель оформляет дубликат в соответствии с § 5 Приказа Минтруда 320н. Важно:
- Заполнить ьный лист с новыми данными.
- Внести запись о потере (если есть).
- Сохранить копию всех предыдущих записей (если возможно).
Пример заполнения
Ниже приведён пример записи о приёме на работу в новой трудовой книжке:
ООО «ТехноСервис» Инженер по эксплуатации Разряд 2 Обслуживание оборудования, составление тех. отчётов Полный рабочий день, 40 часов/мес
После записи сотрудник подписывает документ, а работодатель ставит печать организации.
Как получить новую трудовую книжку через Госуслуги
- Зайти в личный кабинет на gosuslugi.ru.
- Выбрать услугу «Получить электронную трудовую книжку».
- Заполнить форму с данными о работодателе и сотруднике.
- Подтвердить заявку и дождаться одобрения от работодателя.
- После одобрения вы получите доступ к ЭТК в своём личном кабинете.
Ссылки и ресурсы
- Министерство труда РФ – официальные нормативные акты.
- Госуслуги – портал для получения ЭТК.
- Федеральный реестр нормативных правовых актов – актуальные версии приказов и законов.
- Скачать образец новой трудовой книжки 2026 (PDF) – ссылка.
- Скачать вкладку для перехода на ЭТК – ссылка.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли оставить бумажную трудовую книжку и не переходить на электронную?
- Да, но только если сотрудник не имеет предыдущей книжки и не оформил запись о переходе. В таком случае она будет использоваться как «дубликат».
- Сколько времени занимает оформление дубликата?
- Обычно до 10 рабочих дней, но в некоторых случаях может быть быстрее.
- Что делать, если в бумажной книжке пропущена запись о приёме?
- Необходимо внести пропущенную запись в течение трёх рабочих дней и вернуть книгу сотруднику.
Правильное заполнение трудовой книжки при приёме на работу — это не только юридическое требование, но и гарантия ваших прав как сотрудника. Следуйте приведённому руководству, соблюдайте сроки и используйте официальные бланки, чтобы избежать ошибок и конфликтов в будущем.