Оформление трудовой книжки (ТК) — одна из ключевых кадровых процедур при приеме на работу. Неправильное ведение этого документа чревато административной ответственностью. В статье разберем все нюансы: от выбора типа книжки до внесения первой записи в 2026 году.

Какая трудовая книжка в 2026 году: бумажная или электронная?

С 1 января 2025 года вступили в силу новые правила (Приказ Минтруда № 320н). Теперь действует следующая система:

• Электронная трудовая книжка (ЭТК), основной и обязательный формат для всех вновь принимаемых на работу сотрудников с 2025 года. Она ведется в форме электронного документа в реестре СЗВ-ТД.
• Бумажная трудовая книжка (БТК) — выдается только по письменному заявлению работника. Обратный переход с ЭТК на БТК не предусмотрен.

Важно! Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка с прошлых мест работы, работодатель вправе попросить ее предъявить для проверки, но обязан оформить запись о приеме в электронном виде (в ЭТК).

Кто и когда должен оформить трудовую книжку?

Обязанность по ведению трудовых книжек лежит на работодателе (ст. 65, 66 ТК РФ).

Сроки оформления:

1. Если у сотрудника уже есть трудовая книжка (бумажная или электронная), работодатель обязан внести запись о приеме на работу не позднее шести календарных дней со дня фактического допуска к работе (п. 2 Приказа № 320н).
2. Если у сотрудника нет трудовой книжки (первое трудоустройство), работодатель обязан выдать ему новую бумажную книжку (по заявлению) или оформить электронную в те же 6 дней.

Критически важно: Если сотрудник проработал более 5 дней, а трудовая книжка не была оформлена, это считается грубым нарушением. Задним числом выдать бланк бумажной книжки с указанием даты заполнения, отличной от реальной, нельзя, так как бланки учитываются в журнале регистрации, а на титульном листе ставится дата его заполнения.

Порядок оформления при приеме нового сотрудника (пошаговая инструкция)

Шаг 1: Определение типа трудовой книжки

На этапе приема на работы (при подписании трудового договора) необходимо:

• Уточнить у сотрудника, есть ли у него трудовая книжка (бумажная или электронная).
• Если нет, получить от него письменное заявление о выдаче бумажной трудовой книжки или о ведении электронной.

Шаг 2: Оформление записи о приеме

Запись вносится на основании:

• Трудового договора.
• Приказа о приеме на работу.

Образец записи в бумажную трудовую книжку (Приказ № 320н):

Принят(а) на работу [должность в соответствии с трудовым договором] с [дата приема] по [дата увольнения/«на неопределенный срок»].

Основание: приказ (распоряжение) № [номер] от [дата приказа].

Подпись работника: _______________ / [ФИО полностью] /

Для электронной трудовой книжки: Запись формируется автоматически в личном кабинете работника на портале Госуслуг или в системе работодателя после отправки сведений в СЗВ-ТД.

Шаг 3: Оформление титульного листа (для бумажной книжки)

При выдаче новой бумажной книжки на титульном листе указывается:

• Дата заполнения (сегодняшняя дата).
• ФИО сотрудника полностью.
• Дата рождения.
• Сведения о страховом свидетельстве ОПС (если есть).
• Подпись сотрудника и работодателя (секретаря/кадровика).
• Печать организации.

Особые случаи и частые вопросы

Сотрудник работает вахтовым методом

Запись вносится как обычно. В графе «Основание» указывается приказ о приеме на работу. Дополнительно можно сделать примечание о вахтовом методе, но это необязательно.

Сотрудник принимается по совместительству

Если у совместителя уже есть основное место работы с трудовой книжкой (бумажной или электронной), он вправе отказаться от ведения отдельной книжки на этой работе. Но если он хочет, чтобы запись о совместительстве была, работодатель обязан ее внести в его основную книжку (электронную или бумажную) по месту основной работы, либо оформить отдельную запись у себя, если книжка ведется только у основного работодателя.

Сотрудник работает дистанционно

Порядок оформления не отличается. Прием на работу, оформление приказа и запись в ТК производятся в обычном порядке. Фактический допуск к работе считается с даты, указанной в приказе.

Когда оформляется вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш (форма Т-2) оформляется в двух случаях:

1. Если в бумажной книжке закончились страницы для записей.
2. Если при увольнении в основной записи не хватает места для полного текста (например, длинная формулировка основания увольнения).

Вкладыш подшивается в книжку, на него переносится последняя запись, и он заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.

Ответственность работодателя за нарушения

За неоформление или неправильное оформление трудовой книжки предусмотрены штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — от 5 000 до 50 000 руб.
• Для юридических лиц — от 50 000 до 70 000 руб.

Кроме того, сотрудник может обратиться в суд с требованием об обязании работодателя правильно оформить запись, а также о взыскании компенсации за задержку заработной платы (если из-за неправильной записи возникли проблемы с пенсионными накоплениями).

Краткая памятка-чеклист для HR-специалиста

1. Получите заявление от сотрудника о ведении ЭТК или о выдаче БТК.
2. Подготовьте приказ о приеме на работу с указанием точной даты начала трудовых отношений.
3. Внесите запись в трудовую книжку (бумажную или электронную) в течение 6 рабочих дней с даты приема.
4. Для новой БТК: заполните титульный лист, поставьте дату заполнения, подписи, печать.
5. Ознакомьте сотрудника с записями под роспись (в бумажной книжке) или обеспечьте доступ к ЭТК через Госуслуги.
6. Зарегистрируйте бланк бумажной книжки в журнале учета движения и хранения ТК.